Assistant(e) exécutif(ve) de la CEO (H/F)

Depuis 2016, Mezaelle accompagne des milliers de personnes à travers des formations innovantes en développement personnel et spirituel. Grâce à une communauté engagée et à plus de 25 ans d’expertise, nous aidons nos apprenants à vivre des transformations profondes et durables.

Dans le cadre de sa structuration, Mezaelle recherche un(e) assistant(e) administratif(ve) et exécutif(ve) en Freelance - poste 100% remote.

Votre rôle

Vous accompagnez directement la fondatrice et CEO dans son organisation à Dubaï : vie personnelle sur place, démarches administratives locales et suivi des bureaux du groupe. Vous êtes son interlocuteur(trice) de référence pour tout ce qui concerne Dubaï : suivi des dossiers sur les portails administratifs, relations avec les autorités et coordination avec les prestataires locaux.

Rattachement : Mezaelle (CEO).

Localisation : 100% à distance, depuis la France ou ailleurs.
Un pied-à-terre à Dubaï est un vrai plus pour se rendre ponctuellement dans les bureaux ou auprès des autorités, mais il n’est pas exigé.
Statut : prestataire indépendant(e) avec société déjà créée, 5 à 10 heures par semaine.

Vos missions

1. Assistanat personnel de la CEO à Dubaï

• Piloter au quotidien la coordination des prestataires personnels et le suivi de leur facturation.

• Organiser l’agenda et les rendez-vous de la CEO, ainsi que la logistique associée.

• Gérer les documents personnels de la CEO (factures, contrats, pièces administratives) et leur classement.

• Suivre les démarches et chantiers personnels de la CEO à Dubaï (travaux, fournisseurs, rendez-vous, échanges avec les conseils juridiques).

• Anticiper les besoins de la CEO avant ses déplacements.

2. Bureaux de Dubaï : travaux, conformité et installations

• Suivre les travaux d’aménagement avec l’entreprise en charge (électricité, câblage, réseau, compteurs, installations techniques) et veiller au respect des échéances.

• Coordonner les intervenants et experts sur place : plans, autorisations, inspections, certificats de conformité.

• Piloter les démarches réglementaires : DLD / Ejari, activation DEWA, compteurs et transferts de dépôts, Civil Defense, sécurité incendie.

• Coordonner Empower pour la climatisation des bureaux.

• Suivre les installations IT et sécurité : souscription Etisalat, box, Wi-Fi, réseau, caméras de surveillance, avec test de bon fonctionnement.

• Organiser la gestion des accès : clés, places de parking, information des personnes concernées.

3. Suivi administratif et financier local

• Centraliser et suivre les factures, paiements, dépôts et justificatifs liés aux activités de Dubaï.

• Suivre les charges mensuelles et trimestrielles (bureaux, abonnements, fournisseurs).

• Transmettre les pièces demandées au cabinet comptable et à la direction.

• Tenir à jour la liste des prestataires locaux (studios, artisans, techniciens).

4. Démarches administratives locales (tampons, portails, douane)

• Déposer et suivre les dossiers sur les portails administratifs des Émirats.

• Assurer les démarches nécessitant une présence physique (tampons, dépôts de dossiers, retraits de documents), en lien avec les prestataires locaux ou sur place si vous disposez d’un pied-à-terre.

• Déposer et suivre les dossiers sur le portail de la Douane française (ex. : numéros EORI).

5. Licences commerciales des sociétés

• Suivre l’obtention, le renouvellement et les modifications des licences commerciales des sociétés de la CEO.

6. Démarches administratives et juridiques liées aux sociétés

• Assurer le suivi des démarches liées à la franchise (ouverture, documents administratifs et juridiques, mise en place bancaire).

• Accompagner les évolutions de structure du groupe et la réorganisation de certaines activités.

• Constituer et tenir à jour les dossiers justificatifs nécessaires auprès des partenaires et organismes.

Profil recherché

Expérience

• Expérience confirmée (5 ans minimum) en assistanat de direction, assistanat personnel ou services administratifs aux entreprises.

• Expérience de travail à l’international, et première expérience avec un client à Dubaï fortement recommandée : démarches administratives aux Émirats arabes unis (free zones, licences, DEWA, Ejari, portails gouvernementaux).

• Statut d’indépendant(e) avec société déjà créée.

Compétences

• Forte capacité d’adaptation : aisance dans un environnement dynamique où les priorités, les calendriers et les décisions peuvent évoluer rapidement.

• Réactivité et gestion des imprévus : capacité à réajuster son organisation, à absorber les pics d’activité et à travailler sous pression sans perdre en qualité.

• Proactivité et sens de l’initiative : anticiper les besoins, faire preuve de force de proposition et maintenir l’avancement des dossiers même lorsque les validations sont différées.

• Autonomie et persévérance : capacité à suivre un dossier jusqu’à sa clôture.

• Rigueur dans le suivi, le classement et le reporting.

• Discrétion absolue sur les sujets personnels et confidentiels.

• Maîtrise des outils digitaux : Google Workspace, WhatsApp et Excel (tableaux de suivi, tableaux de bord).

Langues

• Français courant.

• Anglais professionnel indispensable.

Pourquoi rejoindre Mezaelle ?

• Un rôle de proximité directe avec la fondatrice, dans un groupe en pleine structuration.

• Des missions variées et concrètes, entre vie personnelle, administratif et bureaux.

• Une collaboration en indépendant, en full remote, avec une vraie autonomie d’organisation.