Assistent*in (60-80 %) Niederlassung Zürich mit vereinzelten Arbeitseinsätzen in St. Gallen

Wir befinden uns in einer Phase dynamischen Wachstums. Zur Verstärkung unserer Aktivitäten suchen wir per sofort oder nach Vereinbarung eine erfahrene Fachperson mit Assistenzkompetenzen (60% bis 80%) für unsere Niederlassung in Zürich. Die Person bringt die Bereitschaft mit, auch regelmässige Arbeitseinsätze in unserer Niederlassung in St. Gallen zu leisten.

Das können Sie bei uns bewegen

• Verantwortung für alle organisatorischen, administrativen Prozesse für die Bewirtschaftung der Niederlassung in enger Absprache mit der Kollegin

• Proaktive Unterstützung der Niederlassungsteams durch Terminmanagement, Vorbereitung von Präsentationen, themenspezifische Recherchearbeit, Vertragserstellung, Bewirtschaften von SharePoints, CRM-Tools und weiteren digitalen Anwendungen, Organisation interner und externer Events

• Sicherstellen eines konformen Vertrags- und Rechnungswesens gemäss internen Standards. Sicherstellen der Einhaltung der Compliance und Vorgaben sowie der internen Prozesse.

• Federführende Bearbeitung von Projekt-Bewerbungsdossiers in Rücksprache mit der jeweiligen Projektleitung

• Unterstützung der Projektleitung bei der Erarbeitung von umfangreichen und komplexen Angebotsdossiers

• Verwalten und aktualisieren aller dafür notwendiger Unterlagen (Bescheinigungen, Lebensläufe, Referenzblätter)

Das bringen Sie mit

• Sie sind eine vertrauenswürdige, diskrete Persönlichkeit, welche sich durch ein sicheres, proaktives und lösungsorientiertes Handeln auszeichnet.

• Sie verfügen über eine strukturierte und exakte Arbeitsweise mit hohem Qualitätsanspruch und bringen sich proaktiv in die Teamarbeit ein

• Sie verfügen über ein ausgeprägtes Organisations- und Kommunikationsvermögen und behalten auch bei mehreren parallelen Themen den Überblick.

• Sie sprechen und schreiben stilsicher Deutsch. Französischkenntnisse sind vom Vorteil.

• Sie haben eine hohe Bereitschaft die Organisation und Abläufe des Konzerns kennenzulernen und die Arbeitsabläufe strukturiert nach diesen auszurichten

• Kompetenter Umgang mit den MS Office-Programmen (Schwerpunkt SharePoint), Kenntnisse in SAP und hohe Bereitschaft und Fähigkeit mit einer vielfältigen Anzahl von IT-Tools umzugehen

• Sie verfügen über eine kaufmännische Grundausbildung und/oder eine Weiterbildung im Bereich Assistenz mit. Sie konnten idealerweise bereits Erfahrung in einer vergleichbaren Funktion sammeln.

• Kenntnisse des Schweizer Immobilienmarktes sind von Vorteil jedoch nicht zwingend

Was wir bieten

Bei uns erhalten Sie die Möglichkeit, schnell Verantwortung zu übernehmen und eigene Ideen aktiv einzubringen. Unser modernes Büro in Greencity Zürich-Manegg und St. Gallen bieten eine inspirierende Arbeitsumgebung, ergänzt durch flexible Arbeitsmodelle und attraktive Anstellungsbedingungen