Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d)

Office Manager / Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d)

Teilzeit 12 - 16 Stunden/Woche) | Darmstadt | Ab Januar 2027

Über uns

Bei der SWL-Company GmbH bringen wir seit 2022 Unternehmen und Fachkräfte zusammen. Wir begleiten beide Seiten von der Rekrutierung und Wohnraumsuche bis zur Integration.

Unsere Geschäftsfelder entwickeln sich weiter - und mit ihnen auch die Art, wie wir zusammenarbeiten.

Mit unserem neuen Büro in Darmstadt möchten wir ein Arbeitsumfeld schaffen, in dem gute Organisation, kurze Wege und moderne digitale Lösungen selbstverständlich sind.

Dafür suchen wir jemanden mit Erfahrung, Organisationstalent und Freude daran, Dinge voranzubringen. Jemanden, der den Büroalltag im Griff hat, eigene Ideen einbringt und Lust hat, gemeinsam mit unserem Team funktionierende Strukturen zu entwickeln.

Ihre Aufgaben

• Aufbau und Weiterentwicklung unserer Büroorganisation und internen Abläufe

• Unterstützung der Geschäftsführung im organisatorischen, kaufmännischen und administrativen Tagesgeschäft

• Koordination von Terminen, Aufgaben und laufenden Geschäftsvorgängen

• Organisation der digitalen Dokumentenverwaltung, Rechnungsbearbeitung und vorbereitenden Buchhaltung

• Einsatz moderner Software und KI-Anwendungen zur Vereinfachung und Verbesserung von Arbeitsprozessen

• Kommunikation, Abstimmung und Bearbeitung vielseitiger organisatorischer Anliegen

Ihr Profil

• Sie bringen mehrjährige Erfahrung im Office Management, in der Geschäftsführungsassistenz oder in einer vergleichbaren Tätigkeit mit.

• Sie arbeiten strukturiert, denken mit und behalten auch dann den Überblick, wenn mehrere Themen gleichzeitig anstehen.

• Digitale Anwendungen gehören für Sie zum Arbeitsalltag. Idealerweise haben Sie bereits Erfahrung mit KI-Tools oder digitalen Automatisierungen.

• Sie kommunizieren sicher und professionell auf Deutsch

• Sie verfügen über kaufmännisches Verständnis und sind mit typischen Büro- und Verwaltungsabläufen vertraut.

• Sie arbeiten gerne selbstständig, bringen eigene Ideen ein und haben Freude daran, gemeinsam im Team Dinge umzusetzen.

Das bieten wir Ihnen

• Eine abwechslungsreiche Tätigkeit mit Einblick in unterschiedliche Unternehmen und Geschäftsbereiche

• Die Möglichkeit, unser neues Büro von Anfang an mitzugestalten

• Raum für eigene Ideen und die Umsetzung moderner Arbeitsweisen

• Direkte Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung und kurze Entscheidungswege

• Ein kollegiales Arbeitsumfeld mit langfristiger Perspektive und Möglichkeiten zur persönlichen und fachlichen Weiterentwicklung

• Teilzeit mit zunächst bis zu 16 Wochenstunden und flexibler Arbeitszeitgestaltung nach Absprache

• Einen modernen Arbeitsplatz in Darmstadt mit gelegentlicher Homeoffice-Möglichkeit

Ihre Bewerbung

Sie haben Erfahrung in der Büroorganisation, arbeiten gerne selbstständig und möchten Ihre Ideen in einem vielseitigen Arbeitsumfeld einbringen?

Dann freuen wir uns darauf, Sie kennenzulernen.

Arbeitsort: Darmstadt
Beginn: Januar 2027
Beschäftigung: Teilzeit, 15 Stunden/Woche
Vergütung: nach Erfahrung & Vereinbarung