Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d)

Deine Aufgaben

• Geschäftsführungsunterstützung: Du entlastest die Geschäftsführung im Tagesgeschäft und organisierst Termine, Reisen und Korrespondenz vorausschauend. Du bist erste Ansprechperson für interne und externe Anfragen und behältst Prioritäten und Fristen stets im Blick.
• Vorbereitung und Nachverfolgung: Du bereitest Meetings, Präsentationen und Entscheidungsvorlagen sorgfältig vor und übernimmst Protokolle und Follow-ups. Zahlen und Auswertungen bereitest Du mit Office 365 und PowerBI verständlich auf, damit Beschlüsse fundiert getroffen und zuverlässig umgesetzt werden.
• Dokumentenverwaltung in DD-Prozessen: Du verwaltest Unterlagen in Due-Diligence-Prozessen strukturiert und pflegst den Datenraum. Du erkennst fehlende oder veraltete Dokumente frühzeitig und stimmst Dich dazu mit internen Teams und externen Beteiligten ab.
• Ablage: Du entwickelst und pflegst eine klare, einheitliche Ablagestruktur in unserer Office-365-Umgebung, in der Verträge, Protokolle und Berichte jederzeit auffindbar und sauber versioniert sind. Damit schaffst Du die Grundlage für schnelles und transparentes Arbeiten.
• KI-Optimierung: Du erkennst Verbesserungspotenziale in bestehenden Abläufen und entwickelst gemeinsam mit uns effizientere Lösungen. Dabei setzt Du KI-Tools gezielt ein, etwa zur Dokumentenanalyse und Zusammenfassung, und treibst deren Einführung im Arbeitsalltag aktiv voran.

Dein Profil

• Ausbildung: Du hast eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder ein Studium in einer vergleichbaren Richtung.
• Erfahrung: Du bringst mehrjährige Erfahrung in der Assistenz von Geschäftsführung oder Vorstand mit. Erste Berührungspunkte mit Due-Diligence-Prozessen sind von Vorteil.
• Organisationstalent: Du arbeitest strukturiert, eigenständig und mit hohem Qualitätsanspruch. Auch bei hohem Arbeitsaufkommen behältst Du den Überblick und setzt klare Prioritäten.
• Digitale Kompetenz und KI-Affinität: Du arbeitest sicher mit Office 365, und PowerBI ist Dir nicht fremd. Du findest Dich schnell in neue Tools ein und hast Freude daran, KI-Anwendungen sinnvoll in Arbeitsabläufe zu integrieren.
• Diskretion: Du trittst professionell und freundlich auf, kommunizierst klar auf sehr gutem Deutsch und gehst mit vertraulichen Informationen absolut verantwortungsvoll um.

Warum wir?

• Zentrale Rolle in einer wachstumsstarken, unternehmergeführten Buy-&-Build-Plattform mit tiefen Einblicken und spannenden Themen.
• Gestaltungsspielraum bei Aufbau und Weiterentwicklung der administrativen Prozesse.
• Kurze Entscheidungswege in einem kleinen, schlagkräftigen Holding-Team.

So erreichst Du uns

Interesse? Dann bewirb Dich auf einem für Dich passenden Weg.

• Direkt per Mail an Dennis.weichert@caelium.de
• Via LinkedIn an Dennis Weichert
• Direkt online über das Stellenangebot