Assistenz der Geschäftsführung & Operations / Project Lead (m/w/d)

Büro-Routine und Zettelwirtschaft waren gestern. Bei uns übernehmen smarte KI-Agenten bereits einen Großteil der klassischen Assistenzdienste.

Deshalb suchen wir keine „traditionelle“ Assistenz, sondern eine proaktive, kommunikationsstarke Persönlichkeit, die als strategische Schnittstelle agiert, Projekte eigenverantwortlich vorantreibt und digitale Technologien als Hebel nutzt.

Wir bei Wunderbyte sind ein Team aus E-Learning-Spezialist*innen, Software-Entwickler*innen und Berater*innen. Mit starker Verankerung in der Open-Source-Welt (vor allem Moodle) entwickeln wir maßgeschneiderte digitale Lösungen für namhafte Kund*innen. Bei uns treffen flache Hierarchien auf echte Gestaltungsmöglichkeiten und KI unterstützte Workflows.

In enger Abstimmung mit der Geschäftsführung übernimmst du das Ownership für zentrale Projekte und koordinative Schaltstellen:

• Projektleitung „SofaBooking“: Du übernimmst die operative Führung und Koordination unserer Buchungsplattform und treibst das Produkt gemeinsam mit dem Team voran.
• Marketing-Orchestrierung: Du steuerst und überwachst unsere internen Marketing-Initiativen und bildest die proaktive Schnittstelle zu unserer externen Marketingagentur.
• Ausschreibungsmanagement: Du wickelst öffentliche und gewerbliche Ausschreibungseinreichungen von der Strukturierung bis zur finalen Abgabe eigenständig und verlässlich ab (in Abstimmung mit der Geschäftsführung).
• Steuerung & Supervision von KI-Agenten: Du überwachst, promptest und kontrollierst die KI-Agenten, die bei uns klassische Backoffice- und Assistenzaufgaben autonom erledigen, und optimierst deren Workflows laufend.
• Aufgaben im ERP mit KI Unterstützung: Ausstellen von Rechnungen, Projektabrechnung, Urlaubskoordination
• Schnittstellen- & Eskalationsmanagement: Du behältst den Überblick über Fristen, Termine und Prozesse und löst Herausforderungen initiativ, bevor sie zu Engpässen werden.

• Lösungsorientiert: Du siehst Lösungen, wo andere Probleme sehen, denkst mit und bringst eigene Ideen eigeninitiativ auf die Straße.
• Kommunikationsstärke: Ob mit externen Partnern, Agenturen oder Behörden – du kommunizierst verbindlich, professionell und gewinnend auf Deutsch (C2) und Englisch.
• Technik- & KI-Affinität: Du hast Freude an digitalen Tools und keine Berührungsängste mit KI-Agenten und Automatisierungen – im Gegenteil: Du nutzt sie gerne, um Abläufe effizienter zu machen.
• Struktur & Genauigkeit: Gerade bei Ausschreibungen behältst du den Überblick über formale Kriterien, Fristen und Unterlagen.
• Erfahrung: Du bringst mehrjährige Erfahrung im Projekt- oder Tender-Management mit. Dabei behältst du Ziele sowie Deadlines stets im Blick und motivierst dein Team, diese verlässlich zu erreichen.

• Moderner Arbeitsplatz: Schönes Büro im 2. Bezirk in Wien (1020) mit flexiblen Arbeitszeiten und Home-Office-Möglichkeiten.
• Kein administrativer Leerlauf: Bei uns versinkst du nicht in Dateneingaben – du steuerst moderne Systeme und echte Projekte.
• Offenes, kollegiales Team: Flache Hierarchien, kurze Entscheidungswege und Raum für deine persönliche Weiterentwicklung.
• Klimaticket: Für deine klimafreundliche Mobilität.
• Mittagessen inklusive: Gemeinsames Essen in der hauseigenen Kantine (Dienstag bis Donnerstag).
• Attraktives Gehalt: KV-Mindestgehalt lt. Kollektivvertrag für Datenverarbeitung und Informationstechnik ab € 3.190,- brutto/Monat (Basis Vollzeit, 14x) mit ausdrücklicher Bereitschaft zur Überzahlung abhängig von deiner Qualifikation und Erfahrung.
• Stundenausmaß: 25 Wochenstunden.

Dann freuen wir uns darauf, dich kennenzulernen! Sende uns deine Unterlagen (Lebenslauf und ein paar Worte darüber, warum dich diese Rolle reizt) an:

info@wunderbyte.at (oder bewirb dich direkt hier über LinkedIn)