Client Operations Manager

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Manager Vollzeit Remote

• Europa/EWR Berichtet an: CEO und Head of Growth
  
  

Client Operations Manager

Du verantwortest den gesamten Merchant-Lebenszyklus bei der Tantum AG – von Onboarding und Compliance bis zu laufender Betreuung und dem Aufbau des Account-Management-Teams.

Zweck der Rolle

Die Tantum AG ist ein von der FMA lizenziertes E-Geld-Institut in Liechtenstein mit EWR-Passporting-Rechten gemäss EMD2. Wir bieten operative Firmenkonten — Mehrwährungs-Geschäftskonten mit dedizierten IBANs, SEPA- und SWIFT-Zugang — für Unternehmen im gesamten Europäischen Wirtschaftsraum, ergänzt um unsere Lösungen TantumPay und TantumIdent. Unsere Kunden reichen von Plattformen und Marktplätzen, Krypto- und Web3-Unternehmen, Holding-, Stiftungs- und Trust-Strukturen sowie SaaS-Anbietern bis hin zu traditionellen Unternehmen, die schlicht einen funktionierenden Zahlungsverkehr benötigen.

Unser Team wächst, und wir suchen einen Client Operations Manager, der die operative Seite des gesamten Lebenszyklus der Firmenkonten bei der Tantum AG verantwortet.

Die Kundengewinnung liegt beim Vertrieb (Sales). Sobald ein potenzieller Kunde vom Vertrieb identifiziert, qualifiziert und vorklassifiziert wurde, übernimmt der Client Operations Manager die operative Umsetzung: das Einholen und Prüfen der Unterlagen, den Aufbau des KYB/KYC- und Geschäftsprofils einschliesslich der vorgeschlagenen Risikoklassifizierung, die Aufbereitung des Falls für die Compliance sowie die laufende Betreuung der operativen Kundenbeziehung nach dem Go-live.

Die Rolle ist Teil der First Line of Defence. Sie bereitet auf, dokumentiert und strukturiert — sie trifft keine finalen Risikoentscheidungen und ersetzt nicht die unabhängige Kontrollfunktion der Compliance (Second Line). Ebenso handelt es sich nicht um eine Vertriebsrolle: Der Client Operations Manager akquiriert keine Kunden, verhandelt keine kommerziellen Konditionen und verantwortet nicht das Pricing. Er arbeitet eng an der Seite des Vertriebs und unterstützt diesen.

Unser Onboarding-Prozess ist etabliert und läuft. Die Aufgabe besteht nicht darin, ihn zu erfinden, sondern ihn zu verantworten, ihn zuverlässig bei hohem Volumen zu betreiben und ihn gemeinsam mit Vertrieb und Compliance weiterzuentwickeln und zu optimieren, während das Portfolio wächst.

Zentrale Aufgaben

Client-Onboarding & KYB

• Vollständige operative Verantwortung für den Onboarding-Prozess aller vom Vertrieb übergebenen Kunden.
• Einholen, Prüfen und Validieren sämtlicher erforderlicher Unterlagen (KYB/KYC, Handelsregisterauszüge, Aktionärs-/Gesellschafterregister, UBO-Nachweise, SoW/SoF) gemäss SPG, SPV und EGG.
• Direkte, professionelle und reaktionsschnelle Kommunikation mit dem Kunden zur Vervollständigung der Akte, wobei der Vertrieb stets in Kopie bleibt.
• Analyse von Unternehmensstrukturen, UBO-Ketten, Trust- und Treuhandkonstruktionen sowie grenzüberschreitenden Gesellschaften.
• Erstellung detaillierter Kunden-Geschäfts- und Risikoprofile (SPG-Profile) — einschliesslich OSINT-Prüfungen, Sanktions- und Adverse-Media-Screening, Validierung von Domain und digitalem Fussabdruck, Prüfung der AGB des Kunden sowie der vorgeschlagenen Risikoklassifizierung nach dem risikobasierten Ansatz samt zugehöriger Begründung.
• Übergabe des vollständigen Dossiers an die Compliance und, sofern erforderlich, Präsentation des Falls vor dem Compliance-Team.
• Zeitnahe Identifikation und vollständig dokumentierte Eskalation von Auffälligkeiten oder erhöhten Risikoindikatoren an den Compliance Officer oder MLRO.
• Sicherstellung einer vollständigen, nachvollziehbaren und prüfungssicheren Dokumentation jedes Onboarding- und KYC-relevanten Schritts.
  
  

Laufender Client-Betrieb

• Operativer Ansprechpartner für bereits onboardete Kunden bei Fragen zu Unterlagen, Kontoeinrichtung, Koordination des technischen Onboardings und im Tagesgeschäft.
• Überwachung des Kundenportfolios aus operativer Sicht: Volumina, Settlement, Chargebacks, Serviceprobleme und allgemeiner Kontozustand.
• Nachverfolgung von Änderungen im Geschäftsmodell, in den Eigentumsverhältnissen oder der Unternehmensstruktur sowie Auslösen periodischer Überprüfungen oder EDD-Massnahmen in Abstimmung mit der Compliance.
• Pflege und Aktualisierung der Kundenakten, damit die Dokumentationsbasis über die gesamte Beziehung hinweg aktuell bleibt.
• Regelmässiges Reporting an CEO und Head of Growth zu Portfoliostatus, offenen Punkten und operativen Risikoindikatoren.
• Unterstützung des Vertriebs bei der Pflege der kommerziellen Beziehung — der Vertrieb bleibt Inhaber der Kundenbeziehung.
• Unterstützung interner und externer Prüfungen (z. B. FMA-Prüfungen) durch Bereitstellung von Unterlagen und Erläuterungen.
  
  

Prozessoptimierung & Teamaufbau

• Verantwortung, Betrieb und kontinuierliche Optimierung der bestehenden Onboarding-Workflows, Vorlagen, Checklisten und Dokumentationsstandards.
• Enge Zusammenarbeit mit Vertrieb und Compliance, um Engpässe im Kundenlebenszyklus zu identifizieren und praxistaugliche, skalierbare Verbesserungen umzusetzen.
• Ausbau der Client-Operations-Funktion im Einklang mit dem Kundenportfolio — einschliesslich Onboarding und Mentoring künftiger Teammitglieder.
• Definition von Teamstruktur, Rollenprofilen und Leistungsstandards in enger Abstimmung mit dem CEO.
  
  

Erforderliche Fähigkeiten

• Expertenwissen zu KYB-, KYC- und AML/CFT-Anforderungen, anwendbar auf komplexe Firmen-Onboarding-Szenarien und Hochrisiko-Branchen (High-Risk-Verticals).
• Nachgewiesene Fähigkeit, komplexe Unternehmensstrukturen, UBO-Ketten, Trust-Strukturen und grenzüberschreitende Gesellschaften zu analysieren.
• Vertrautheit mit AML/KYC-Screening-Tools (z. B. Actico, World-Check, Dow Jones R&C, LexisNexis oder ähnliche) und OSINT-Recherchemethoden.
• Ausgeprägte Dokumentationsdisziplin und Detailgenauigkeit — die Akten müssen einer aufsichtsrechtlichen Prüfung standhalten.
• Fähigkeit, mehrere Fälle und Kundenkonten parallel zu betreuen, ohne Qualitätsverlust.
• Exzellente Kommunikation im direkten Kundenkontakt — in der Lage, Unterlagen anzufordern, offene Punkte nachzuverfolgen und regulatorische Anforderungen klar, höflich und überzeugend gegenüber Kunden zu erläutern.
• Klare schriftliche und mündliche Kommunikation bei der Präsentation von Ergebnissen und Fällen gegenüber internen Stakeholdern.
• Eine zeitnahe und reaktive Arbeitsweise — Onboarding-Zeitpläne sind ein kommerzieller Faktor, und offene Punkte werden ohne Aufforderung nachverfolgt.
• Pragmatische, verantwortungsgetriebene Denkweise (Hands-on, Ownership) — mit Wohlbefinden in einem wachsenden Umfeld, in dem Prozesse mit der Skalierung des Geschäfts verfeinert werden.
• Exzellente Kollaborationsfähigkeiten in einem vollständig remote arbeitenden Umfeld, mit selbstständiger und strukturierter Arbeitsweise.
• Diskretion im Umgang mit vertraulichen und sensiblen Informationen.
  
  

Erforderliche Erfahrung

• Mindestens 5 Jahre Erfahrung im Client-Onboarding, in KYB/KYC, Compliance-Operations oder Client-Operations bei einem regulierten Finanzinstitut, E-Geld-Institut oder Zahlungsdienstleister.
• Nachgewiesene Erfahrung mit Kunden aus komplexen oder Hochrisiko-Branchen, einschliesslich mindestens einer der folgenden: Adult Content / Creator-Plattformen, Krypto / Web3, E-Commerce / SaaS, Treuhand- und Corporate-Services.
• Direkte Erfahrung in der Aufbereitung und Präsentation von Compliance-Fällen oder Risikobewertungen gegenüber internen Compliance- oder Risikofunktionen.
• Nachgewiesene Fähigkeit, Onboarding- und Client-Operations-Prozesse in einem compliance-intensiven Umfeld zu betreiben, zu skalieren oder zu verbessern.
• Kenntnisse des liechtensteinischen, europäischen oder EWR-Regulierungsrahmens (SPG, SPV, EGG, PSD2, DSGVO) sind ein klarer Vorteil.
• Englisch – C1 (zwingend erforderlich). Deutsch – ein starker Vorteil; zumindest ein grundlegendes Verständnis deutschsprachiger Unterlagen ist willkommen.
  
  

Was wir bieten

• Wettbewerbsfähiges Gehalt mit leistungsbasiertem Bonus.
• Vollständig remote ausübbare Rolle, angestellt über einen Employer of Record.
• Regelmässige Reisen an unseren Hauptsitz in Liechtenstein, um das Team persönlich zu treffen.
• Weiterbildungsbudget und Unterstützung beim Besuch von Fachmessen und Branchenkonferenzen.
• Eine Rolle mit echter Eigenverantwortung in einem schnell wachsenden FinTech – etwas aufbauen, nicht nur verwalten.
• Direkter Zugang zur Führungsebene und kurze Entscheidungswege.
  
  

Wenn das oben Beschriebene stark nach dir klingt, sende bitte deinen Lebenslauf (CV) an [email protected].

Es werden nur Kandidatinnen und Kandidaten der engeren Auswahl kontaktiert.

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