Coordinador Sr. Financiero y Administrativo

Funciones y responsabilidades principales: 1- Presupuestos Preparar los presupuestos según sea necesario y obtener las aprobaciones correspondientes. Seguimiento al cumplimiento de los presupuestos anuales y de mitad de año de la operación del proyecto en El Salvador, Costa Rica, Guatemala, Honduras y Panamá. Manejar un control permanente de los presupuestos que permita evaluar el avance de la ejecución del proyecto Preparar el presupuesto semestral y proyecciones desglosadas por mes y por categoría, para la solicitud de fondos a realizar al donante. Reunirse periódicamente con su supervisor y el personal relevante del proyecto para dar seguimiento al cumplimiento de las metas presupuestales. 2- Finanzas Preparar y diseñar reportes financieros que permitan controlar los recursos disponibles y su aplicación en los siguientes períodos. Llevar un control permanente de base efectivo en los países en los que se llevará a cabo el programa para rendir cuentas al donante. Tramitar la solicitud de efectivo a realizar a casa central para cubrir las necesidades mensuales del proyecto en cada uno de los países de ejecución. Mantener un control permanente de la contrapartida comprometida con el donante, tanto en efectivo como en especie, para medir el cumplimiento y el logro de las metas. Recabar y custodiar el soporte documental de la contrapartida en especie. Completar los reportes a los donantes establecidos en sus plataformas tecnológicas y obtener las aprobaciones necesarias para enviarlos al donante en las fechas establecidas en el contrato. Coordinar de forma continua con los controllers de los países en que se ejecutará el proyecto para garantizar la administración oportuna y adecuada de los recursos del proyecto. Analizar datos financieros generados por sistemas contables (conciliaciones, cruces de información entre diversas fuentes) Elaborar análisis de tendencias y variaciones presupuestarias mediante herramientas de análisis de datos (tablas dinámicas, gráficos dinámicos) que faciliten la toma de decisiones de la Gerencia de Programa Diseño y estandarización de formatos de reportes de gestión financiera del programa, garantizando claridad y consistencia 3- Administración : Socializar, actualizar, e implementar, el cumplimiento de los procedimientos de administración y compras en coordinación con el Senior Program Manager. Compartir con todos los miembros del equipo las normas y procedimientos establecidos para adquisiciones, eventos y logística. En los procesos administrativos dar soporte a los Business Advisors y al Senior Program Manager del proyecto, para garantizar el adecuado desarrollo de las actividades del proyecto. Ser punto de apoyo para todas las demás áreas del Proyecto. Realizar las funciones administrativas y financieras del Proyecto; incluyendo los manuales e instructivos necesarios que faciliten y den certidumbre al personal que participa en el proyecto de la ejecución de sus actividades. Elaborar, documentar y mantener actualizados los manuales e instructivos de procedimientos administrativo-financieros del proyecto asegurando su divulgación e implementación en el equipo. Informar al personal sobre los techos presupuestales autorizados para todo tipo de gastos y compras, aplica para todo tipo de compras y gastos. 4- Eventos y Logística Coordinar el apoyo logístico para la organización de eventos, talleres, capacitaciones y otras actividades del Proyecto. Supervisar la recopilación de la documentación de contrapartes y participantes que asistirán a los eventos de capacitación. Supervisar y coordinar la logística de viajes de participantes a talleres regionales, incluyendo transporte, alimentos, hospedaje, materiales del evento de acuerdo a las políticas establecidas. Asegurar los registros y listas de asistencia de eventos, talleres y capacitaciones locales. 5- Adquisición de bienes y servicios Realizar los procesos de compras administrativas y de índole técnico del proyecto, incluyendo la identificación de proveedores, recopilación de cotizaciones, negociación en caso sea necesario, y preparación de la documentación para los archivos del proyecto, en el marco del cumplimiento de las políticas de compra de TechnoServe. En forma conjunta con el Program Manager preparar un plan de compras por la duración del proyecto y por períodos anuales. Guiar y brindar apoyo al personal del proyecto en los procesos de compras. Preparar, compilar y organizar la documentación para pago de proveedores, programando los pagos a través del personal de finanzas en los distintos países en que se ejecutará el proyecto. Cumplir con todos los requerimientos de la plataforma autorizada en TechnoServe para llevar a cabo los procesos de compras. Ser el enlace entre los proveedores y TechnoServe para los procesos de compras realizadas en el marco del Proyecto. Coordinar la logística para asegurar la entrega satisfactoria de los bienes/servicios y asegurarse de que sean recibidos en los términos pactados en los procesos de compra. Realizando actas de recibido y entrega a satisfacción para personal interno al proyecto, o para terceros. Planear, coordinar y ejecutar los procesos de contratación de consultores requeridos para el adecuado desarrollo del programa, asegurando el cumplimiento de las políticas internas, los lineamientos del donante y la normatividad aplicable. Incluyendo: elaboración y gestión de términos de referencia, solicitud y evaluación de propuestas, formalización contractual y seguimiento administrativo de los contratos, garantizando transparencia, oportunidad y eficiencia en cada proceso. Realizar las funciones de compras utilizando el software de la organización. En relación con área administrativa del proyecto, efectuar los requerimientos necesarios para la ejecución de las actividades del proyecto. Cualificaciones básicas: Profesional en Contabilidad, Finanzas, Administración de Empresas o áreas afines. Profesional graduado con más de 2 años de experiencia ó 4 años de experiencia. Experiencia en áreas contables y financieras, brindando soporte al área de presupuestos, finanzas y compras. Experiencia laborando en otros proyectos con el BID u otros donantes como USAID Iniciativa y alta atención al detalle. Alta capacidad de autogestión y trabajo independiente, con orientación a resultados y a trabajar con autonomía Fuertes habilidades de comunicación y trabajo en equipo Habilidad de gestionar múltiples solicitudes y organización. Manejo avanzado de Excel, incluyendo tablas dinámicas, y consolidación de bases de datos de múltiples fuentes. Experiencia comprobada en el análisis, verificación y conciliación de datos financieros generados por sistemas contables o ERP (por ejemplo, QuickBooks, SAP Business One, u otros). Conocimientos, Habilidades y Destrezas: Habilidades de gestión de proyectos (project management) Capacidad para planificar, priorizar y dar seguimiento a múltiples procesos y plazos en simultáneo (presupuestos, compras, contratos, reportes), anticipando riesgos y cuellos de botella Administración de información. Dominio básico de inglés.