Coordonnateur de projets / Project Coordinator

*English follows*

Relevant du Directeur, Transformation et PMO, le titulaire du poste contribue à la coordination et au suivi de projets stratégiques en conformité avec les pratiques et les standards du PMO. Il soutient les équipes de projet dans la planification des activités, le suivi des échéanciers, la préparation des livrables et la mise à jour de la documentation. Il veille à assurer une bonne visibilité sur l’avancement des projets et facilite la circulation de l’information entre les différentes parties prenantes.

Responsabilités attribuées

• Soutenir la planification et la coordination des activités de projet selon les standards du PMO.
• Effectuer le suivi des échéanciers, des jalons, des livrables et des principales étapes des projets.
• Maintenir à jour les plans de projet, les registres de risques, les listes d’enjeux et les suivis d’actions.
• Coordonner les rencontres de projet, préparer les ordres du jour et assurer le suivi des actions convenues.
• Collaborer avec les équipes multidisciplinaires afin de faciliter la communication et le suivi des activités.
• Identifier les retards, les enjeux et les interdépendances, puis les signaler aux responsables concernés.
• Assurer le suivi des demandes de changement et documenter leurs impacts potentiels sur les échéanciers et les livrables.
• Effectuer les suivis auprès des parties prenantes afin de soutenir le respect des engagements et des échéances.
• Préparer et maintenir la documentation de projet conformément aux pratiques établies.
• Contribuer à la préparation des rapports d’avancement et des présentations destinées aux comités de suivi.
• Participer au suivi des budgets, des dépenses et des bénéfices attendus, selon les besoins des projets.
• Contribuer à la collecte et à la mise à jour des indicateurs de performance des projets.
• Soutenir la coordination des activités de gestion du changement, lorsque requis.

Facteurs de succès

• Baccalauréat dans un domaine pertinent (administration, ingénierie, ressources humaines ou autre domaine connexe).
• De 1 à 3 ans d’expérience en coordination de projets ou en soutien à la gestion de projets.
• Bonne compréhension des principes de gestion de projets et des pratiques de gouvernance en environnement structuré.
• Capacité à coordonner plusieurs activités ou projets simultanément et à assurer des suivis rigoureux.
• Excellent sens de l’organisation, souci du détail et capacité à établir les priorités.
• Bonnes aptitudes en communication et capacité à collaborer avec des intervenants de différents niveaux.
• Capacité à compiler, structurer et présenter l’information de manière claire et concise.
• Familiarité avec le suivi des échéanciers, des budgets et des risques de projet.
• Maîtrise des outils de gestion de projet (ex. Smartsheet, MS Project ou équivalent).
• Une certification CAPM, PMP ou PRINCE2 constitue un atout.
• Une expérience en distribution ou en chaîne d’approvisionnement constitue un atout.
• Bilinguisme français / anglais.

Reporting to the Director, Transformation & PMO, the Project Coordinator supports the coordination and tracking of strategic projects in accordance with established PMO practices and standards. The incumbent assists project teams with activity planning, timeline tracking, deliverable coordination, and documentation management. The role helps maintain clear visibility into project progress and facilitates communication and collaboration among stakeholders.

Assigned responsibilities

• Support project planning and coordinate activities in accordance with PMO standards.
• Track project timelines, milestones, deliverables, and key activities.
• Maintain project plans, risk registers, issue logs, and action-item trackers.
• Coordinate project meetings, prepare agendas, document meeting minutes, and follow up on action items.
• Work with cross-functional teams to facilitate communication and coordinate project activities.
• Identify delays, issues, and dependencies, and bring them to the attention of the appropriate project leads.
• Track change requests and document their potential impact on timelines and deliverables.
• Follow up with stakeholders to support accountability and ensure commitments and deadlines are tracked.
• Maintain accurate and up-to-date project documentation in accordance with established practices.
• Assist with the preparation of project status reports and presentations for project review and steering committees.
• Support the tracking of project budgets, expenses, and expected benefits, as required.
• Help collect, update, and maintain project performance indicators.
• Assist in coordinating change management activities when required.

Success factors

• Bachelor’s degree in a relevant field (Business Administration, Engineering, Human Resources, or another related discipline).
• 1–3 years of experience in project coordination or project management support.
• Good understanding of project management principles and governance practices in a structured environment.
• Ability to coordinate multiple activities or projects while maintaining organized and consistent follow-ups.
• Strong organizational skills, attention to detail, and ability to prioritize.
• Good communication skills and ability to collaborate with stakeholders at various levels.
• Ability to gather, organize, and present information clearly and concisely.
• Familiarity with project timeline tracking, budget monitoring, and risk tracking.
• Proficiency with project management tools (e.g., Smartsheet, MS Project, or equivalent).
• CAPM, PMP, or PRINCE2 certification is an asset.
• Experience in distribution or supply chain environments is an asset.
• Bilingual in French and English.