Direktionsassistenz / Executive Assistant (m/w/d)

80-100 % | vollständig remote | langfristige Zusammenarbeit Wir sind ein kleines, persönlich geführtes Unternehmen mit Sitz in Malta und insgesamt drei Mitarbeitenden. Unser Schwerpunkt liegt im internationalen Onlinehandel mit Nahrungsergänzungsmitteln, Naturprodukten und Gesundheitsgeräten. Für die langfristige Unterstützung unserer Geschäftsleitung suchen wir eine erfahrene, zuverlässige und selbstständig arbeitende Direktionsassistenz / Executive Assistant. Sie arbeiten sehr eng und direkt mit unserer Direktorin in Malta zusammen. Durch unsere kleine Unternehmensstruktur sind die Kommunikationswege kurz und die Aufgaben vielseitig. Die Tätigkeit wird vollständig remote im Homeoffice ausgeführt. Ihre Aufgaben • Enge Unterstützung der Direktorin bei organisatorischen, administrativen und kommunikativen Aufgaben • Selbstständige Koordination und konsequente Nachverfolgung von Aufgaben, Projekten, Terminen und Fristen • Schriftliche und telefonische Kommunikation mit Kunden, Geschäftspartnern, Mitarbeitenden und Dienstleistern auf Deutsch und Englisch • Telefonische Kundenbetreuung und freundliche, professionelle Bearbeitung von Kundenanfragen • Erstellung und Pflege von Excel-Tabellen, Übersichten, Auswertungen und Kontrolllisten • Erstellung und Bearbeitung von Word-Dokumenten sowie geschäftlicher Korrespondenz • Gründliche Online- und ChatGPT-Recherchen mit strukturierter Aufbereitung der Ergebnisse • Vorbereitung von Entscheidungsgrundlagen und Unterstützung bei wechselnden operativen Projekten Ihr Profil • Deutsch und Englisch absolut fließend in Wort und Schrift • Freundliche, sympathische und professionelle Telefonstimme sowie Freude am Kundenkontakt • Mehrjährige Erfahrung als Direktionsassistenz, Executive Assistant oder in einer vergleichbaren Funktion • Sehr sicherer Umgang mit Microsoft Excel und Word sowie sehr gute allgemeine Computerkenntnisse • Professioneller Einsatz von ChatGPT für Recherchen, Textentwürfe und Informationsaufbereitung • Systematische, sorgfältige und engagierte Arbeitsweise mit hoher Eigenverantwortung • Schnelle Auffassungsgabe, gutes Priorisieren, Diskretion und zuverlässige Nachverfolgung bis zum Abschluss Wichtig: Wir suchen eine Person, die mitdenkt, Eigeninitiative zeigt, Prioritäten erkennt und Aufgaben nicht nur beginnt, sondern zuverlässig bis zum Abschluss begleitet. Da wir ein sehr kleines Team sind, legen wir großen Wert auf eine persönliche, unkomplizierte und vertrauensvolle Zusammenarbeit. Was wir bieten • Abwechslungsreiche und verantwortungsvolle Aufgaben • Sehr direkte und persönliche Zusammenarbeit mit der Direktorin • Kleine Unternehmensstruktur mit kurzen Entscheidungswegen • Remote-Arbeit mit einer Auslastung von 80 bis 100 % • Klare Erreichbarkeitszeiten und langfristige Perspektive Ihre Bewerbung Bitte senden Sie uns: • Eine kurze Vorstellung und Angaben zu Ihrer relevanten Berufserfahrung • Ihre Verfügbarkeit pro Woche und Ihren frühestmöglichen Starttermin • Ihre Gehalts- bzw. Honorarvorstellung • Ihr Sprachniveau in Deutsch und Englisch • Eine kurze Beschreibung Ihrer bisherigen Nutzung von ChatGPT