Executive Assistant

職務内容等/ Job Responsibilities

部門/ /Department: President & Managing Director
タイトル/Job Title: Executive Assistant
リポートライン/ Reporting line: Managing Director
募集人数/ Number of openings: 1

主な職務
ポジションの目的
本ポジションは、日本事業部の全部門（8～9部門）を横断し、社内業務プロセスの可視化、再設計、デジタル化をリードします。
各部門の担当者が実務上の詳細作業を担う一方、本ポジションは共通手法の確立、ワークショップの進行、品質と進捗の管理、課題への働きかけ、実行責任の明確化を担います。
主な職責
プログラム推進
変革ロードマップ、部門・プロセスの実施順序、マイルストーン、依存関係、ガバナンス、レポーティングを設計・運用する。
プロセスマッピング
ワークショップを準備・進行し、各部門の専門担当者が現状プロセスを共通基準で正確に文書化できるよう支援する。
プロセス再設計
旧来の手順、紙作業、重複統制、引継ぎ、手戻りを見直し、簡素で実行可能な将来プロセス
へ導く。
デジタル・自動化・AI活用準備
既存の非効率をそのまま自動化せず、デジタル実行、データ活用、ワークフロー自動化、適切なAI支援を前提にプロセスを設計する。
実行責任とエスカレーション
コミットメントをフォローし、障害を取り除き、必要に応じて正式なエスカレーションを行う。
自動化ポートフォリオ
改善機会を優先順位付けされたビジネスケースと実行ロードマップに落とし込み、ITと連携してデリバリーを監督する。
変革定着
プロセスオーナーと利用者が新しい働き方へ移行できるよう、責任、統制、研修、定着状況を確認する。
効果測定
ベースラインと指標を設定し、実現した改善効果を追跡して経営層へ報告する。


Job Responsibility
Position Purpose
This role leads the mapping, redesign and digital enablement of internal business processes across all 8–9 departments in the Japan business unit.
Departmental subject matter experts will perform the detailed work; the role holder will establish the method, facilitate the work, maintain momentum, challenge weak delivery and ensure that practical future-state processes are produced.
Key Responsibilities
Programme Leadership
Create the transformation roadmap, sequence departments and processes, and establish milestones, dependencies, governance and reporting.
Process Mapping
Prepare and facilitate workshops and coach subject matter experts to document accurate current-state processes to a common standard.
Process Redesign
Challenge legacy steps, paper handling, duplicate controls, hand-offs and rework, and guide teams towards workable future-state processes.
Digital, Automation and AI Readiness
Ensure new processes are designed for digital execution, usable data, workflow automation and appropriate AI support.
Delivery Accountability
Track commitments, remove blockers, provide hands-on support and use formal escalation where departments do not engage or fall behind.
Automation Portfolio
Convert opportunities into prioritised business cases and implementation roadmaps and oversee delivery with IT.
Change and Adoption
Prepare process owners and users for changed ways of working and confirm ownership, controls, training and adoption.
Benefits Realisation
Define baselines and measures, track realised improvements and report outcomes to the Managing Director and management team.

必要資格等/ Eligibility

業界経験：製造、自動車、流通、物流、サービスオペレーション経験を歓迎

必須経験
•事業運営に関する十分な実務経験
•複数部門を横断する変革またはプロセス改善のリード経験
•経営層・部門長との直接協働経験
•変更内容を日常業務へ定着させた実績
•難易度の高い部門横断ワークショップの進行経験
•抵抗、遅延、エスカレーションへの対応経験

歓迎経験
•製造、自動車、流通、物流、サービスオペレーション
•社内変革またはOperational Excellenceのリード経験
•Lean、継続的改善、BPM（ビジネス・プロセスマネジメント）手法
•デジタルワークフロー、自動化、データ活用、AIを活用した業務改善
•日本のビジネス環境および日英双方のステークホルダー対応

知識・資格
•プロセスマッピングと再設計の実務知識。BPMN知識は歓迎するが必須ではない。
•Lean、Kaizen、Six Sigmaまたは同等の継続的改善手法への理解
•ITと実現可能性を検討し、適切な機会を特定できるデジタル・AIリテラシー
•プログラムガバナンス、効果管理、経営層向けコミュニケーション能力
•Lean/Six Sigma、チェンジマネジメント、BPM、プログラム管理資格があれば尚可
言語：日本語・英語でのステークホルダー対応力 一般スキル：一般的なコンピューターとMicrosoft Office（Word／Excel／PowerPoint）スキル 転職回数：１社５年程度のキャリア実績
外国人雇用：就労可能な在留資格が必要

Eligibility Industry Experience: Experience in manufacturing, automotive, distribution, logistics or service operations preferred
Essential Experience
•Significant experience in operational business roles
•Experience leading multi-function transformation or process improvement
•Experience working directly with executives and department heads
•Evidence of implementing changes into day-to-day operations
•Experience facilitating difficult cross-functional workshops
•Experience handling resistance, slippage and escalation

Preferred Experience
•Manufacturing, automotive, distribution, logistics or service operations
•Internal transformation or operational excellence leadership
•Lean, continuous improvement or BPM methods
•Digital workflow, automation, data and AI-enabled process improvement
•Japanese business environment and bilingual stakeholder engagement

Knowledge and Qualifications
•Working knowledge of process mapping and redesign; BPMN knowledge is beneficial but not mandatory.
•Understanding of Lean, Kaizen, Six Sigma or comparable continuous-improvement methods.
•Sufficient digital and AI literacy to identify opportunities and test feasibility with IT.
•Strong programme governance, benefits management and executive communication capability.
•Relevant certification in Lean/Six Sigma, change management, BPM or programme management is advantageous.

業界のこだわり/Indsutry-自動車業界経験者/experience in the auto industry
・一般的なコンピューターとマイクロソフトオフィススキル(ワード/エクセル/パワーポイント)/ General computer and Microsoft office(word/excel/power point) skills
言語/ Language - 日本語ネイティブ+英語ビジネスレベル（TOEIC 700点以上）/ Native Japanese + Business English (TOEIC 700 over)
転職回数/ Number of job changes - ４､5年一つの企業での就業 / Worked for one company at least for 4-5 years
外国人雇用/ Foreign Employment: 配偶者ビザ、永住権、技人国 もしくは 特定技能1号以上/ Permanent, Spause, Gijinkoku Visa, or Skilled Workers

選考プロセス等/ Hiring Process

採用の背景/ Hiring Background：新規/ New
面接プロセス/ Hiring process
1次選考/1st round： IT Director and 人事 (対面/ F2F)
*1次面接後、WEBテスト有 / web test after interview
最終面接/Final round： MD
•紹介時必要な資料・情報/ Materials and information required - 日英両CV, / Japanese-English CV
•可能な限り、F2Fで1，2次は実施。勤務予定地で実施/ From 1st round interview as much as possible in work location
•Offerに至った場合、他の候補者との関係上Offer後3日以内のお返事を原則とする。/ If an offer is made, we will respond to the offer within 3 days of the offer in principle due to the relationship with other candidates.
•希望就業開始/ Joining date – ASAP

勤務地等/ Work Environment

勤務地(拠点オフィス）Location , 勤務時間 Work Timings
•本社 - 〒108-0014 東京都港区芝4-4-20 ゴーグルプレックスミレニアムビル6階6F, Googolplex Millennium Building, 4-4-20, Shiba, Minato-ku, Tokyo 108-0014
•勤務制度/ Working System - フレックスタイム制; オフィス勤務; 在宅週二日程度（試用期間中は不可）/ Flextime system; office work; about two days a week working from home (not allowed during the probation period)
•チーム人数/ Number of team members: 2
•部下の人数：0
•引継ぎ、OJT/Training - あり、同僚から / Available, from colleagues
•勤務時間 / Working Hours - 9：00～18：00
•休日/ Holidays - 年間125日
その他/Others
•試用期間/Probation - 3ヵ月～6ヵ月（3か月経過時点で判断）/ 3 months ～6 months(Decided at the end of 3 months）
•給与/Salary - 昇給あり、インセンティブ（業績により年１回支給）/ Salary revision, Incentives（Once in a year depending on performance）
•その他ベネフィット/ Other Benefits

✓各種社会保険完備 / Various social insurance
✓通勤手当（実費支給）/Commuting Allowance (actual amount)
✓確定拠出年金制度 / Defined contribution pension plan
✓有給入社時付与 / Eligible to utilize paid leave from the joining date
✓療養休暇（年次有給休暇とは別に毎年5日付与）Paid medical leave granted after employment(5 days each year in addition to annual paid leave)