Executive Assistant to the CEO

Über Valova

Wir entwickeln KI-Software für Krankenhäuser, die administrative Prozesse in Dokumentation, Kodierung und Abrechnung automatisiert. Damit entlasten wir Klinikteams, sichern Erlöse und schaffen mehr Zeit für Patient.

Unser ambitioniertes Team aus Medizin, Technologie und Business arbeitet daran, die Krankenhausverwaltung nachhaltig zu verändern.

Warum diese Rolle wichtig ist

Du sorgst dafür, dass die Zeit unserer CEO dort landet, wo sie den größten Unterschied macht. Valova ist in einer entscheidenden Phase: Unsere ersten Kliniken sind live, jeden Monat kommen neue dazu und das Team wächst. Sophias Kalender ist voll mit Kliniken, Investor:innen, Kandidat:innen und dem Team und jede Stunde, die sie mit Organisation verbringt, fehlt woanders.

Als Executive Assistant to the CEO hältst Du Sophia den Rücken frei. Du steuerst ihren Kalender und ihr Postfach, bereitest sie auf jedes wichtige Meeting vor und sorgst dafür, dass nach einem Termin nichts verloren geht. Gleichzeitig bist Du fester Teil unseres Fundraisings: Du hältst unsere Investoren-Pipeline aktuell und sorgst gemeinsam mit unserer Chief of Staff, Marie, dafür, dass jede:r Investor:in zur richtigen Zeit die richtigen Informationen bekommt.

Du denkst mit und setzt Prioritäten.

Deine Aufgaben

• Kalender & Postfach: Du steuerst Sophias Kalender und Postfach, priorisierst Anfragen, koordinierst Termine mit Kliniken, Investor:innen und Kandidat:innen und planst ihre Geschäftsreisen.
• Vor- und Nachbereitung: Du bereitest Briefings und Unterlagen für wichtige Termine vor, hältst Ergebnisse fest, verschickst Follow-ups und hältst vereinbarte To-dos nach, bis sie erledigt sind.
• Fundraising Support: Du pflegst unseren Investoren Tracker in Notion, von Kontakten und Terminhistorie bis zu Transkripten und nächsten Schritten und koordinierst Investorentermine.
• Projekte & Recherche: Du übernimmst eigene Projekte für Sophia, zum Beispiel Recherchen zu Investor:innen, Kontakten und Märkten, oder die Vorbereitung von Analysen und Präsentationen.
• Organisation & Prozesse: Du baust die Strukturen auf, die Sophias Arbeitsalltag reibungslos machen, von Vorlagen und Checklisten bis zu KI-gestützten Workflows, die ihr jede Woche Zeit sparen.

Was wir suchen

Wir suchen jemanden, der auch in hektischen Phasen den Überblick behält, einen Schritt vorausdenkt und Freude daran hat, andere wirksamer zu machen.

• Erfahrung: Du hast mindestens zwei Jahre Erfahrung als Executive Assistant, Office Manager:in oder in einer vergleichbaren Rolle, idealerweise in einem Startup, einem VC oder einer Beratung.
• Organisationstalent: Du behältst viele Themen gleichzeitig im Blick, setzt eigenständig Prioritäten und lieferst zuverlässig, auch wenn sich Pläne mehrmals am Tag ändern.
• Diskretion: Du gehst mit vertraulichen Informationen, etwa zu Investor:innen, Kandidat:innen und Kunden, sorgfältig und integer um.
• Kommunikation: Du schreibst und sprichst klar und souverän, im Team genauso wie mit Investor:innen, Klinikgeschäftsführungen und Partnern.
• Tech-affin und KI-nativ: Du bist sicher in Notion, Microsoft 365 und ähnlichen Tools, nutzt KI-Tools täglich und hast Lust, wiederkehrende Aufgaben zu automatisieren.
• Interesse an Fundraising und Startups: Erste Berührungspunkte mit Fundraising, Investor Relations oder der VC-Welt sind ein Plus.
• Sprachen: Du sprichst Deutsch auf Muttersprachniveau und Englisch fließend.
• Rahmen: Vollzeit, unbefristet, Start ab sofort. Hybrid: Du arbeitest remote und bist regelmäßig vor Ort in unserem Büro in München oder Berlin.

Dir fehlen ein oder zwei Punkte, aber Du bist überzeugt, die richtige Person für diese Rolle zu sein? Dann bewirb Dich trotzdem. Wir freuen uns darauf, Dich kennenzulernen!

So läuft der Prozess ab

Nach Deiner Bewerbung lernen wir uns in einem ersten Gespräch kennen. Anschließend tauschen wir uns vertiefend über Deine Erfahrung und Deine Herangehensweise an die Rolle aus.

Zum Abschluss lernst Du unser Team persönlich in Berlin oder München kennen. Wenn es für beide Seiten passt, freuen wir uns auf die Zusammenarbeit!

Klingt spannend? Dann freuen wir uns auf Deine Bewerbung!