Gestionnaire Admission F/H

Au sein du service Concours & Inscriptions Administratives, nous recrutons un Gestionnaire Admission F/H en CDI. Vous travaillerez au sein d’une équipe de 6 personnes réparties sur les campus de Marseille, Talence, Paris et Toulon, et serez rattaché à Thémis Zikas, Responsable Concours & Inscriptions Administratives, basé sur le campus de Marseille.

Le service Concours & Inscriptions Administratives assure le suivi administratif de l’étudiant de son admission jusqu’à son intégration. Premier interlocuteur des futurs étudiants dans leurs démarches, il est un maillon essentiel de leur satisfaction et de la qualité de leur arrivée à l'École.

VOS MISSIONS PRINCIPALES SERONT LES SUIVANTES

1. Gestion des inscriptions administratives (cœur du poste) : Pendant environ 9 mois, vous êtes l'interlocuteur privilégié des nouveaux étudiants, français et internationaux : un travail de suivi au long cours, où la rigueur dans le traitement des dossiers va de pair avec la qualité de la relation.

• Administrer les dossiers d’inscription des étudiants : contrôler la complétude et la conformité des pièces à fournir

• Vérifier et valider les prérequis académiques et réglementaires des étudiants français et internationaux

• Assurer l’accueil physique et téléphonique des nouveaux étudiants : répondre à leurs questions et les accompagner dans l’avancement de leur dossier avant et après leur rentrée

• Animer les webinaires à destination des nouveaux admis pour les guider dans leurs démarches administratives

• Assurer le relai d’information entre les différents services concernés par les inscriptions : Promotion, Comptabilité, Alternance et Programmes, dans le respect des délais.

• Participer à l’organisation des rentrées administratives pour tous les étudiants français et internationaux.

• Suivre le traitement des dossiers et en assurer un reporting régulier

2- Organisation des épreuves d’admission sur concours (temps fort de l'année) : Pendant 3 mois, vous participez à l'organisation des concours de l'École : une période intense où des centaines de candidats passent leurs épreuves, sur campus et à distance.

• Préparer et organiser les épreuves orales (plannings, salles, logistique) avec les Banques d’Epreuves, la Direction des Programmes et la Direction Marketing & Recrutement, dans le respect des règlements Concours & Parcoursup.

• Mobiliser et accompagner les jurys : invitations, composition, accueil et appui le jour des épreuves.

• Assurer le suivi des jurys (invitation, composition) et être l’interlocuteur des jurés pour les accompagner dans le déroulé de leur participation.

• Garantir la fiabilité des résultats par un contrôle qualité des évaluations avant publication.

• Traiter les demandes des candidats en amont et pendant les épreuves.

• Mettre en œuvre les épreuves écrites et en assurer la logistique, en collaboration avec les services concernés.

• Contribuer activement au retour d'expérience de fin de session pour améliorer l'organisation d'une année sur l'autre.

PROFIL RECHERCHE ET COMPETENCES METIER

• De formation Bac +3 dans le domaine de la gestion, de l’administration, relation clients ou hôtellerie/tourisme.

• Expérience de 2 ans minimum souhaitée sur un poste administratif ou de gestion de dossiers (assistanat, back-office, service client…)

• Une expérience dans le domaine de l’enseignement supérieur serait un plus.

• Maîtrise d’Office 365, notamment Excel, la connaissance et l’utilisation d’un CRM serait un plus

• Anglais B2 exigé, C1 souhaité

SOFT SKILLS

• Appétence pour l’administratif : complétude de dossiers, organisation, suivi précis

• Rigueur et esprit logique : vous savez appliquer une règle, repérer une incohérence et traiter un cas particulier avec méthode

• Aisance relationnelle et sens du service : vous savez expliquer simplement une démarche, avec patience et bienveillance, y compris en période de forte affluence.

• Organisation et réactivité, notamment lors des pics d’activité (rentrées, concours) : vous savez tenir un planning serré.

• Esprit d’équipe : vous travaillez facilement en transversalité et à distance.

• Résistance au stress et réactivité

Type d'emploi : Temps plein, CDI

Statut : Cadre en forfait jours

Fourchette de rémunération annuelle brute fixe incluant un 13e mois : 27,5k€ - 30k€ selon expérience

30 jours ouvrés de congés payés/an + 20 JRTT/an

Autres avantages : carte ticket restaurant + prime de transport + accès salle de sport + mutuelle et prévoyance

Prise de poste : janvier 2027

L’ensemble des Collaborateurs et des Collaboratrices de l’Ecole sont sensibilisés sur les questions d’inclusivité, qu’il s’agisse du handicap, du genre ou de l’égalité des chances. Notre école accorde une importance clé à l’inclusivité qui s’incarne dans deux de nos piliers stratégiques : durabilité/pérennité et inclusivité.