Global Events Coordinator – Global Brand & Marketing

Coordinador(a) Global de Eventos – Marca y Marketing Global

• Propósito del Rol

El/la Coordinador(a) Global de Eventos apoya la ejecución exitosa de eventos internos y externos a nivel mundial.

Trabajando de manera remota junto con socios de negocio de eventos globales y regionales, gerentes de proyectos de Marketing y Comunicaciones (MarCom) y equipos locales, este rol es responsable de transformar estrategias y briefings de eventos previamente aprobados en planes detallados de ejecución, coordinando todas las actividades necesarias para garantizar una experiencia de evento fluida y alineada con la marca.

Su objetivo es asegurar la ejecución eficiente de los eventos, en línea con los objetivos del negocio y fortaleciendo la presencia de la marca.

• Resumen del Rol

El/la Coordinador(a) Global de Eventos es responsable de ejecutar eventos aprobados mediante la conversión de estrategias finalizadas, briefings de eventos y planes promocionales en planes detallados de entrega y operación.

El rol coordina la logística, los proveedores, los requisitos de producción, la gestión de asistentes y las actividades de ejecución presencial, híbrida o virtual, bajo la supervisión estratégica de los líderes de eventos asignados.

Esta persona garantiza que los eventos se desarrollen con excelencia operativa, cumplan los estándares de marca y se ejecuten de manera consistente.

Responsabilidades Principales

• Ejecución y Entrega de Eventos
• Ejecutar eventos aprobados en formatos virtuales, híbridos y presenciales.
• Transformar estrategias y briefings de eventos finalizados en planes detallados de ejecución.
• Desarrollar y administrar:
• Cronogramas de eventos.
• Guiones operativos del evento (Run of Show).
• Listas de verificación para la ejecución.
• Planes de recursos.
• Control de dependencias y seguimiento de escalaciones.
• Apoyar una ejecución impecable bajo la dirección de los Event Business Partners o los Gerentes de Proyecto de MarCom.
• Coordinar la logística del evento, incluyendo:
• Montaje del lugar.
• Servicio de catering.
• Transporte.
• Señalización.
• Registros.
• Requerimientos de producción.
• Coordinación de Producción y Proveedores
• Coordinar proveedores, sedes, agencias y socios de producción.
• Apoyar los procesos de adquisición y los cronogramas de entrega de servicios y materiales para eventos.
• Comprender los requisitos de producción definidos por los Especialistas de Eventos, incluyendo:
• Montaje de escenarios y salas.
• Requerimientos audiovisuales.
• Flujo de ponentes.
• Secuencia de presentaciones.
• Transiciones de contenido.
• Requerimientos tecnológicos para eventos híbridos y virtuales.
• Trabajar en conjunto con equipos creativos, audiovisuales y digitales para ofrecer experiencias de alta calidad.
• Resolver problemas operativos durante la ejecución en vivo de los eventos.
• Coordinación de Asistentes y Grupos de Interés
• Coordinar las comunicaciones con asistentes, invitaciones, registros y seguimiento de confirmaciones de asistencia (RSVP).
• Apoyar la preparación logística y coordinación de ponentes y asistentes VIP.
• Garantizar la alineación entre los equipos locales y las funciones globales involucradas.
• Mantener comunicación constante y actualizaciones de estado con los interesados internos.
• Apoyar iniciativas relacionadas con el compromiso de los empleados y la experiencia de los asistentes.
• Marketing de Eventos y Alineación con la Marca
• Coordinar iniciativas de marketing para eventos, comunicaciones, actividades promocionales y apoyo en redes sociales.
• Colaborar con equipos creativos para gestionar materiales promocionales y activos del evento.
• Garantizar que toda la ejecución del evento esté alineada con la identidad de marca, los estándares corporativos y el tono de comunicación de la empresa.
• Apoyar la programación y amplificación de campañas promocionales antes y durante los eventos.
• Coordinación Post-Evento

Coordinar actividades de cierre del evento, incluyendo:

• Conciliación y cierre con proveedores.
• Recolección de materiales y activos.
• Seguimiento de asistencia.
• Recopilación de retroalimentación.
• Actualización de documentación.

Además:

• Entregar a los Event Business Partners toda la información, datos y acciones de seguimiento necesarias para la activación y reporte posterior al evento.
• Apoyar procesos de lecciones aprendidas y mejora continua.

Habilidades y Experiencia

• Fuertes capacidades organizativas y de gestión de múltiples tareas.
• Excelentes habilidades de comunicación y gestión de stakeholders.
• Capacidad para coordinar varios eventos simultáneamente.
• Gran atención al detalle.
• Comodidad para trabajar con equipos de diferentes culturas y zonas horarias.
• Mentalidad orientada a la resolución de problemas y capacidad para actuar bajo presión.
• Habilidades Técnicas
• Dominio de Microsoft Office Suite:
• Teams
• Outlook
• PowerPoint
• Excel
• Manejo de plataformas para eventos y herramientas de registro.
• Experiencia con plataformas de reuniones virtuales y webinars.
• Conocimiento de herramientas de coordinación de proyectos como:
• Planner
• Trello
• Asana

Experiencia Preferida

• 2-3 años de experiencia en eventos individuales.
• Experiencia apoyando eventos regionales o globales de forma remota.
• Experiencia en entornos corporativos o multinacionales.
• Manejo del idioma Inglés B2, C1 Manejo del idioma inglés Basico

Competencias Clave

• Colaboración.
• Orientación al cliente y al servicio.
• Adaptabilidad.
• Coordinación de proyectos.
• Comunicación.
• Gestión del tiempo.
• Iniciativa y sentido de responsabilidad.

Educación

• Título universitario en Marketing, Comunicaciones, Gestión de Eventos o un campo relacionado (preferiblemente).

Indicadores de Éxito (KPIs)

• Calidad y cumplimiento en la entrega de eventos.
• Satisfacción de los stakeholders.
• Cumplimiento del presupuesto.
• Métricas de asistencia y participación.
• Eficiencia operativa y mejora de procesos.
• Retroalimentación positiva de los asistentes.

Entorno de Trabajo

• Rol de coordinación híbrido o remoto.
• Colaboración constante con equipos globales en diferentes zonas horarias.
• Puede requerir viajes ocasionales dependiendo de las necesidades de los eventos.

Aspectos Adicionales (Opcionales)

• Especialización en áreas específicas de eventos.
• Experiencia en inteligencia artificial y tecnologías para eventos.