HR & Admin Officer DR Congo BUNIA

Le Conseil Norvégien pour les Réfugiés (NRC) est une Organisation Internationale Non Gouvernementale d’origine norvégienne, présente dans plus de 25 pays du monde. Il œuvre en République Démocratique du Congo depuis l’année 2001. Ses programmes sont focalisés dans les secteurs d’Education, Réponse Rapide aux Mouvements de Population (RRMP), Protection et Médiation Humanitaire, Abris, EHA (Shelter/Wash), Sécurité Alimentaire et Moyens d’Existence (LFS) et l’Information, Conseil, et Assistance Légale (ICLA) en faveur des populations contraintes au déplacement. NRC est présent en République Démocratique du Congo (RDC) depuis 2001. Actif au Nord Kivu, au Sud Kivu et en Ituri.

L'Ituri est une province située à l'est de la République démocratique du Congo. Elle se trouve plus au Nord et partage des frontières avec l'Ouganda et le Soudan du Sud. La situation sécuritaire de la province est l'une des plus critiques du pays. Une quinzaine d'acteurs armés sont toujours actifs dans la province. Il s'agit notamment de groupes armés locaux (Codeco, Zaïre, FPIC, FRPI, Maï-Maï...) et d’un acteur international, les ADF, connus pour être originaires de l'Ouganda voisin.

Responsabilités Générales

1. S'assurer de l'adhérence aux politiques, procédures, manuels et directives NRC.

2. S’assurer du bon fonctionnement des activités des Ressources Humaines qui lui sont déléguées en accordance avec le plan d'action pour le bureau national

3. S'assurer de l'archivage correct des documents du personnel de Bunia de l’entrée à la sortie.

4. Faire preuve d’initiative dans son travail et proposer des idées pour favoriser l'amélioration de la fonction ressources humaines.

5. Collaborer avec les services étatiques dans le cadre des activités de NRC

Responsabilités Spécifiques

1. Supporter dans le processus de recrutement (publication, collecte des CVs Screening, Longlisting, organisation de test ecrit et interview)

2. Participer au processus d’intégration nécessaire à l’entrée d’un nouvel amployé incluant le suivi du programme d’induction avec les différents services/départements du NRC en collaboration avec la coordinatrice L&D

3. Initier/préparer le draft des contrats de nouveaux personnels.

4. Constituer le dossier de chaque nouvel employé à son entrée et se rassurer que tous les documents sont disponibles et complets selon la checklist de NRC;

5. Se rassurer que chaque nouvel employé a signé un Job Description conjointement avec son superviseur et qu’il y a une copie bien classée dans son dossier

6. Mettre à jour le tracker du personnel de Bunia

7. Préparer le tracking de payroll du personnel du Field Office de Bunia et transmettre à l’Aréa Support Manager pour vérification.

8. Suivre mensuellement les mouvements (congés annuels, congés de circonstances, jours fériés) et produire un rapport (tracker).

9. Suivre la signature des bulletins de paie et des time sheet à la fin de chaque mois du Field Office de Bunia.

10. Responsable de l’élaboration de tous les contrats avec les tiers relevant de l’administration et les soumet à la hiérarchie pour vérification avant la signature du Directeur Pays;

11. Responsable du suivi et de la mise à jour de la base des données des contrats et avenants relatifs aux activités administratives avec les tiers (Bail, Service médical et tout autre contrat ayant trait à l’administration);

12. En cas de nécessité pour la location d’une Base/Appartement, Bureau à Bunia, Clinique médicale, service de gardiennage, etc… participer activement dans le processus jusqu’à la prise de décision afin de faciliter l’élaboration du contrat en ayant connaissance des termes convenus ;

13. Suivre les factures des partenaires (bail, service, eau, électricité, etc…) jusqu’à concurrence de paiement par l’équipe de finance;

14. Responsable du paiement des IRLs;

15. Appuyer l’Officier Administratif du Bureau National dans l’organisation de l’arrivée, du séjour et de la sortie du personnel expatrié, ceci implique les démarches d’obtention ou de renouvellement de tout types de visas auprès de la DGM pour un séjour régulier en RDC;

16. Contrôler et faire le suivi régulier du travail des agents de nettoyage dans les Bases/Appartements de NRC à Bunia;

17. Toutes autres tâches assignées par son superieur hierarchique et/ou technique.

Compétences

Dans le cadre de ce recrutement, NRC cherche à recruter un candidat disposant des compétences et aptitudes professionnelles suivantes :

1. Compétences Professionnelles Générales

• Disposer d’un diplôme universitaire (Bac+3) en Economie, Finance, Droit, Administration ou autres domaines similaires.

• Expérience professionnelle d’au moins 1 année en tant qu'Officier en Gestion des Ressources Humaines et de l’Administration, ou Finance.

• Expérience professionnelle antérieure dans des contextes complexes et instables (Connaissance du contexte).

• Bonne maitrise de la législation du travail en vigueur et la législation fiscale congolaise.

2. Aptitudes, connaissances et expériences spécifiques au contexte

• Excellentes aptitudes rédactionnelles et de communication en français, Anglais un atout.

• Compétences informatiques en Word et Excel, Outlook

• Résultats avérés sur les responsabilités du poste.

• Bonne connaissance du contexte social, économique et juridique de l’ITURI et de l’Est de la RDC.

• Capacité à collaborer efficacement dans un environnement multiculturel

• Professionnel(le), rigoureux(se) et organisé(e), doté(e) d’un bon sens du détail, d’une capacité d’écoute…

3. Compétences Comportementales

Le référentiel de compétences du NRC référence 6 compétences comportementales. Les compétences suivantes sont essentielles pour ce poste:

• Gérer les environnements peu sûrs

• Planifier et obtenir des résultats

• Autonomiser et renforcer la confiance

• Communiquer de façon respectueuse et impactante

• Forte capacité rélationnelle.