HR Administrator Halftijds / dienstverband

Hotel Bonka is het creatieve huis dat de merkblik van een bureau combineert met de makersblik van media. We geloven in de kracht van verhalen die iets in gang zetten. Die mensen raken, verbinden en doen bewegen. Dat doen we met straffe communicatie en binge-worthy entertainment.

Onze hoteldeuren staan open: stap binnen als onze nieuwe HR Administrator.

Hou jij ervan om zaken goed te regelen? Zie je wat er moet gebeuren en zoek je graag uit hoe je iets aanpakt? Dan ben jij misschien de rechterhand die onze HR Manager zoekt.

In deze halftijdse functie ondersteun je onze dagelijkse HR-werking. Je brengt structuur, bewaakt de opvolging en helpt collega’s verder. Je werkt binnen duidelijke afspraken, neemt zelfstandig taken vast en denkt actief mee over hoe het beter kan.

Wat ga je doen?

1. HR-administratie & loonvoorbereiding

Je zorgt mee voor een correcte administratie en een vlotte voorbereiding van de maandelijkse loonverwerking. Je taken omvatten:

• Afwezigheden en overuren controleren en verwerken, inclusief goedkeuring binnen de afgesproken richtlijnen. Afwijkingen stem je af met de HR Manager.

• Ontbrekende informatie verzamelen en de payrollinput tijdig klaarzetten voor controle door de HR Manager.

• Collega’s verderhelpen als eerste aanspreekpunt voor administratieve HR-vragen.

• Freelanceovereenkomsten opmaken op basis van bestaande templates en gemaakte afspraken. Je bewaakt het overzicht van contracten, looptijden en verlengingen.

• Personeels- en reisverzekeringen administratief opvolgen.

2. Rekrutering & stages

Je houdt de praktische organisatie van onze sollicitatieprocessen op koers en zorgt voor een heldere communicatie met kandidaten en collega’s. Dit omvat:

• Vacatures opmaken op basis van een briefing, publiceren en beheren in onze rekruteringstool.

• Sollicitanten uitnodigen, gesprekken inplannen en de betrokken collega’s op de hoogte houden.

• De stagenoden bij onze teams ophalen en afstemmen met de HR Manager.

• Stagesollicitaties verwerken en een eerste selectie maken op basis van afgesproken criteria.

• De planning, administratie en communicatie rond stages opvolgen.

• Een netwerk met scholen uitbouwen en de contacten onderhouden om passende stagiairs aan te trekken.

3. Onboarding, offboarding & opleidingen

Je zorgt dat praktische zaken geregeld zijn en afspraken worden opgevolgd. Je taken omvatten:

• De praktische opstart en het vertrek van medewerkers regelen: van telefonie en abonnementen tot het bezorgen en opvolgen van policies.

• Nieuwe collega’s verwelkomen, rondleiden en wegwijs maken in de werking van ons kantoor.

• Opleidingsaanvragen verwerken en de praktische en administratieve opvolging verzorgen.

• Mogelijke opleidingssubsidies uitzoeken, aanvragen indienen en deadlines bewaken.

Je kijkt bij dit alles ook naar de aanpak. Kan een proces eenvoudiger? Ontbreekt er een handige checklist? Kan AI een terugkerende taak versnellen? Je doet voorstellen en werkt verbeteringen na overleg verder uit.

Je hoeft nog niet elk systeem of elke HR-regel te kennen. Je aanpak en goesting om bij te leren vinden we minstens even belangrijk.

• Je hebt minstens 3 jaar ervaring in een ondersteunende administratieve rol. Deed je die ervaring op binnen HR? Dan is dat een absoluut pluspunt.

• Je neemt initiatief in een ondersteunende rol. Je haalt voldoening uit anderen vooruithelpen en neemt je taken actief vast. Na een briefing ga je zelfstandig aan de slag: je zoekt informatie op, stelt gerichte vragen en zet stappen, ook wanneer nog niet elk detail vastligt. Je volgt gemaakte afspraken zorgvuldig op en denkt mee over verbeteringen. Een andere aanpak stem je vooraf af met de HR Manager.

• Je werkt snel én nauwkeurig. Je houdt gegevens correct, controleert je werk en komt afspraken en deadlines na.

• Je stelt vragen wanneer dat nodig is. Je zoekt zelf uit wat je kunt uitzoeken en stemt tijdig af wanneer informatie ontbreekt of een beslissing nodig is.

• Je kunt om met verandering. Wanneer plannen of prioriteiten verschuiven, schakel je mee. Je bewaart overzicht en bespreekt wat haalbaar is.

• Je denkt in oplossingen. Je signaleert knelpunten en komt met concrete, haalbare voorstellen. Je staat open voor feedback en bouwt daarop verder.

• Je bent toegankelijk en discreet. Je communiceert helder en gaat zorgvuldig om met vertrouwelijke informatie.

• Je hebt kennis van en praktische ervaring met AI-tools. Je gebruikt ze om je werk slimmer te organiseren, controleert de resultaten en gaat bewust om met vertrouwelijke gegevens.

• Kennis van hard en soft HR is een plus.

Wat biedt Hotel Bonka jou?

• Een halftijdse functie met afwisseling en concrete impact op onze dagelijkse HR-werking.

• Een nauwe samenwerking met onze HR Manager, met duidelijke afspraken en ruimte voor initiatief.

• De kans om bij te leren over verschillende HR-onderwerpen en mee te werken aan betere processen.

• Een inspirerend team: enthousiaste collega’s die ondersteunen en uitdagen.

• Een fijne werkplek: een creatieve omgeving en goede vibes.

• Eerlijke verloning.

Klaar om mee het verschil te maken?

Ben jij iemand die graag initieert, zorgvuldig opvolgt en zelf oplossingen uitzoekt? Dan maken we graag kennis. We zijn benieuwd naar jouw aanpak!