Interim Managementondersteuner (PA)

Ben jij van nature de smeerolie in het proces? Kloppen collega's als vanzelf bij jou aan als ze even niet meer weten wat de status is? Zeg je graag volmondig ja als collega's iets vragen, maar heb je ook een gemotiveerde nee in je repertoire? Lees dan vooral eens verder over deze opdracht.

Even kort voorstellen: Wij zijn Nictiz, de Nederlandse kennisorganisatie voor digitale informatievoorziening in de zorg. Ons doel is om door het efficiënt delen van zorginformatie bij te dragen aan de kwaliteit en veiligheid van de zorg en het verlagen van de administratieve regeldruk op zorgverleners.

Wegens het aanstaande vertrek van een collega in team Managementondersteuning zijn we op zoek naar een ervaren tijdelijke collega om haar te vervangen. Dan gaan we de tijd nemen om goed na te denken over de juiste aanpak voor permanente invulling en wanneer die is gevonden zal je zorgdragen voor het inwerken en eindigt de opdracht.

Wat je gaat doen

Je ondersteunt één van onze Mt-leden in het dagelijks werk, door middel van agendabeheer, organisatie van werk en fungeren als extern geheugen. Je ondersteunt echt op het niveau van een Personal Assistent: je krijgt én neemt de ruimte om zaken zo te organiseren dat de manager optimaal wordt ontzorgd.

De drie Teamleads binnen de afdeling ondersteun je op een meer basaal niveau, door ze te helpen met de planning van overleggen, sollicitatiegesprekken etc.

Als ervaren ondersteuner weet je natuurlijk ook dat er naast je formele taken altijd nog informele taken bijkomen in de zin van actief zaken signaleren en regelen: spot de gaten en loop ze dicht!

Het team managementondersteuning bestaat naast jou nog uit vijf andere collega's, dus er zijn mensen aanwezig die je kunnen helpen snel te komen tot inzicht over de mensen en processen binnen Nictiz. Degene die nu de ondersteuning als onderdeel van haar takenpakket heeft is beschikbaar om je goed in te werken.

Wat we je kunnen bieden

Werken in deze functie bij Nictiz geeft jou:

• Werk aan een zeer maatschappelijk relevante missie;

• Een sociale en informele werksfeer met bevlogen collega’s die betrokken en makkelijk benaderbaar zijn;

• Een stevige opdracht van naar schatting 6 maanden, 32-40 uur per week, met mogelijkheid tot verlenging;

• Jouw uurtarief tot maximaal €85 (afhankelijk van kennis en ervaring, dit is onze inschatting en bij gelijke geschiktheid wordt het tarief ook gebruikt als tiebreaker) exclusief BTW en inclusief reiskosten.

In geval van detachering werken we samen op basis van een rechtstreekse OvO tussen Nictiz en de werkgever. We staan voor deze opdracht ook open voor ZZP, maar wel op voorwaarde dat je voor de duur van inzet werkt op payroll basis via onze broker. De kosten voor de broker worden dan betaald door Nictiz.

Het sleutelwoord voor deze vacature is overzicht. Je bent tenslotte vanuit ondersteunend perspectief betrokken bij veel verschillende zaken, dus is het belangrijk dat jij degene bent die weet hoe alles loopt en welke belangrijke dingen nog moeten worden geregeld.

Natuurlijk heb je bestaande kennis en competenties nodig om van deze job een succes te maken. Denk daarbij bijvoorbeeld aan:

• HBO denk- en werkniveau;

• Brede ervaring in zowel ondersteunend werk als regelen/organiseren;

• Een verbindende, pittige persoonlijkheid;

• Uitstekende mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheden in de Nederlandse taal.

Planning en proces

We gaan voor de invulling van deze opdracht werken conform de onderstaande tijdslijn. We verwachten dus ook dat je tijd hebt voor het voeren van een gesprek op de aangegeven datum.

Deadline voor insturen van reacties: 6 november

Bepalen shortlist door Nictiz: 10 november

Selectiegesprekken op locatie in Den Haag: 17 en 18 november in de ochtend

Selectie voorkeurs kandidaat:18 november

Startdatum nieuwe collega: z.s.m. met voorkeur voor 23 november

Mocht je vragen hebben, dan kan je die stellen via interim@nictiz.nl of bellen met Richard ten Brink via 06-11884361. Als je direct al enthousiast bent kan je natuurlijk ook meteen reageren via de onderstaande button.