Kaufmännischer Mitarbeiter Projektcontrolling & Finance (m/w/d) / 20 - 25 Std/Woche

Deine Aufgaben

Projektabrechnung & Rechnungsstellung

• Du steuerst unseren monatlichen Abrechnungsprozess von der Prüfung der gebuchten Projektzeiten bis zur fertigen Rechnung
• Du prüfst gebuchte Zeiten und Leistungsnachweise auf Vollständigkeit und Plausibilität
• Du stimmst abrechnungsrelevante Zeiten und Leistungen bei Bedarf direkt mit unseren Kunden ab
• Du erstellst unsere Ausgangsrechnungen und koordinierst die interne Rechnungsfreigabe
• Du behältst offene Rechnungen und Zahlungseingänge im Blick
• Du unterstützt dabei, unsere Abrechnungsprozesse strukturiert und effizient weiterzuentwickeln

Projektcontrolling & Finance

• Du behältst Budgets, Beauftragungen und die wirtschaftliche Entwicklung unserer Kundenprojekte im Blick
• Du vergleichst erbrachte Leistungen, Abrechnungen und verfügbare Projektbudgets
• Du erstellst Soll-Ist-Auswertungen und bereitest relevante kaufmännische Kennzahlen auf
• Du unterstützt bei Forecasts und der finanziellen Unternehmensplanung
• Du erkennst Abweichungen frühzeitig und sorgst für Transparenz über die wirtschaftliche Entwicklung unserer Projekte
• Gemeinsam mit uns entwickelst du unsere bestehenden Controlling- und Reportingstrukturen weiter

Vorbereitende Buchhaltung & Steuerkanzlei

Unsere Finanzbuchhaltung wird durch eine externe Steuerkanzlei durchgeführt. Du bildest die zentrale Schnittstelle zwischen Nexus Nova und der Kanzlei.

• Du prüfst Eingangsrechnungen und koordinierst deren Freigabe
• Du prüfst Reisekostenabrechnungen und die dazugehörigen Belege
• Du sorgst für eine strukturierte und vollständige Übergabe der buchhaltungsrelevanten Unterlagen über DATEV
• Du bist Ansprechpartner für unsere Steuerkanzlei und koordinierst Rückfragen
• Du bereitest die benötigten Informationen für Monats- und Jahresabschlüsse auf
• Du stellst sicher, dass buchhaltungsrelevante Unterlagen vollständig und nachvollziehbar vorliegen

Die eigentliche Finanzbuchhaltung, steuerliche Bearbeitung und Erstellung der Abschlüsse verbleiben bei unserer Steuerkanzlei.

Personaladministration & Lohnbuchhaltung

• Du bereitest die notwendigen Informationen und Unterlagen für unsere externe Lohnbuchhaltung vor
• Du sorgst dafür, dass abrechnungsrelevante Änderungen vollständig an die Lohnbuchhaltung übergeben werden
• Du unterstützt bei der Pflege und Prüfung von Mitarbeiter-, Urlaubs- und Zeitdaten
• Du koordinierst Rückfragen zwischen Mitarbeitern und Lohnbuchhaltung

Uns ist weniger wichtig, dass dein bisheriger Lebenslauf exakt unserer Stellenbeschreibung entspricht. Entscheidend ist für uns, dass du kaufmännische Zusammenhänge verstehst, strukturiert arbeitest und Verantwortung für deinen Bereich übernehmen möchtest.

Das solltest du mitbringen:

• Eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, beispielsweise als Steuerfachangestellter, Industriekaufmann, Kaufmann für Büromanagement oder eine vergleichbare Qualifikation
• Berufserfahrung im kaufmännischen Bereich, idealerweise in Rechnungswesen, Projektabrechnung, vorbereitender Buchhaltung oder Controlling
• Praxiserfahrung mit DATEV setzen wir voraus
• Sehr gute Kenntnisse in Excel und Microsoft 365
• Erfahrung mit ZEP, insbesondere im Bereich Zeiterfassung und Rechnungsstellung, ist wünschenswert
• Erfahrung mit Personio ist ebenfalls wünschenswert
• Ein gutes Zahlenverständnis und einen sicheren Blick für kaufmännische Zusammenhänge
• Eine strukturierte, sorgfältige und eigenverantwortliche Arbeitsweise
• Einen sicheren und freundlichen Umgang mit Kunden, Mitarbeitern und externen Partnern
• Freude daran, Themen selbstständig zu organisieren und zuverlässig nachzuverfolgen
• Lust darauf, bestehende Abläufe nicht nur auszuführen, sondern gemeinsam mit uns weiterzuentwickeln

Bei uns erwartet dich kein klassischer Verwaltungsjob. Du übernimmst einen eigenen Verantwortungsbereich und wirst eine zentrale Anlaufstelle für viele kaufmännische Themen rund um unsere Projekte und unser Unternehmen.

Was wir dir bieten:

• Teilzeit mit 20–25 Stunden pro Woche
• Remote-Arbeit / Home Office und flexible Arbeitszeiten
• Perspektive auf eine Vollzeitstelle mit erweitertem Aufgabenbereich
• Jokertage für zusätzliche Flexibilität
• Moderne Premium-Hardware und eine ergonomische Arbeitsplatzausstattung
• BahnCard 50
• Hansefit
• Jobrad
• Betriebliche Altersvorsorge
• Corporate Benefits mit verschiedenen Mitarbeiterangeboten
• Regelmäßige Teamevents
• Balkonkraftwerk als besonderes Extra

Außerdem bekommst du bei uns die Möglichkeit, deinen Bereich aktiv mitzugestalten. Unsere kaufmännischen Prozesse sollen nicht einfach nur verwaltet, sondern sinnvoll weiterentwickelt und professionalisiert werden.

Interesse?

Dann freuen wir uns darauf, dich kennenzulernen.

Schick uns einfach deinen Lebenslauf sowie eine kurze Vorstellung von dir und teile uns deinen möglichen Eintrittstermin und deine Gehaltsvorstellung mit.

Rahmenbedingungen auf einen Blick

Start: ab sofort
Umfang: 20–25 Stunden pro Woche
Arbeitsmodell: Remote / Home Office, flexible Arbeitszeiten
Perspektive: Ausbau auf Vollzeit mit erweitertem Aufgabenbereich möglich