Management assistent team Financiën & Control

Ben jij een aanpakker, een spin in het web en tegelijk een ontzorger? Organiseren, samenwerken en het stroomlijnen van financiële en administratieve processen geven jou energie. Met jouw creativiteit, humor en stressbestendigheid weet je altijd het overzicht te bewaren. Herken jij jezelf hierin? Dan is deze functie echt iets voor jou!

Wat ga je doen als management assistent voor team Financiën en Control?

Als managementassistent ben jij een belangrijke schakel binnen het team. Je zorgt ervoor dat de teammanager en collega’s optimaal worden ondersteund en houdt overzicht in een dynamische werkomgeving.

Je werkzaamheden zijn onder andere:

• Je ondersteunt het team bij diverse administratieve processen;
• Je beheert de agenda’s van de teammanager en teamleider en zorgt dat afspraken soepel verlopen;
• Je bereidt (staf)overleggen binnen het team F&C voor, stelt agenda’s op en beheert de bijbehorende stukken.
• Je verzorgt financiële en administratieve werkzaamheden, zoals het aanmaken van VPL-nummers, coderen en controleren van facturen, bijhouden van budgetoverzichten en opstellen van opdrachtbrieven;
• Je ondersteunt bij de voorbereiding en organisatie van interne en externe bijeenkomsten;
• Je verzorgt als web- en (social) mediaredacteur de communicatie vanuit het team;
• Je biedt ondersteuning aan andere teams binnen het bedrijfsvoeringsdomein in samenwerking met een collega management assistent.

Wat breng je mee?

Je bent enthousiast, representatief en vindt het leuk om anderen te ondersteunen en te ontzorgen. Je bent sterk in organiseren en werkt nauwkeurig. Daarnaast ben je flexibel, stressbestendig en geduldig. Je maakt je nieuwe werkzaamheden en systemen snel eigen en denkt graag mee over hoe zaken beter of slimmer kunnen.

Verder breng je het volgende mee:

• Je hebt een secretariële, administratieve of vergelijkbare opleiding op minimaal mbo-niveau.
• Je beschikt over goede communicatieve vaardigheden en beheerst de Nederlandse taal uitstekend, zowel mondeling als schriftelijk.
• Je hebt aantoonbare kennis van en ervaring met Word, Excel en Outlook.
• Ervaring met Corsa, Centric Financiën en zaaksystemen (en/of vergelijkbare programma’s). Je kan collega’s wegwijs te maken in deze systemen.

Bijzonderheden

• Wij streven ernaar om de eerste interviews begin december te voeren. Houd je hier alvast rekening mee?
• Het kan zijn dat wij na het eerste interview, uiteraard in overleg met jou, referenties opvragen bij je huidige en/of voorgaande werkgever(s).
• Daadwerkelijke inschaling is afhankelijk van kennis en relevante ervaring.
• Bij passende sollicitaties kunnen wij de vacature eerder sluiten.

Wat bieden wij?

We bieden je de mogelijkheid om zowel op vakinhoudelijk gebied als op het gebied van competenties en vaardigheden te blijven groeien. We zijn op zoek naar gedreven collega’s die ons team willen versterken en samen met ons willen bouwen aan onze ambities voor de stad.

Naast het brutosalaris schaal 7 minimaal €2875 en maximaal €4065, op basis van een 36-urige werkweek, bieden we ook aantrekkelijke secundaire arbeidsvoorwaarden, waaronder:

• Een Individueel Keuzebudget (IKB) van 17,05% boven op je salaris;
• Een reiskostenvergoeding van 0,23 ct per km of OV vergoeding;
• Een thuiswerkvergoeding;
• Opbouw van een ABP-pensioen;
• Vakantiedagen en verlofregelingen die passen bij verschillende levensgebeurtenissen;
• Diverse opleidingsmogelijkheden, en trainingen om jouw vaardigheden te ontwikkelen en je passies te volgen.
• Gezonde balans tussen werk en privé. Dat betekent flexibele werktijden, mogelijkheden voor thuiswerken en een ondersteunende werkomgeving waarin jouw welzijn centraal staat.

Je krijgt van ons een tijdelijk contract aangeboden voor 12 maanden. Zijn we na deze periode beiden positief en ervaren we een prettige samenwerking, dan zal dit contract worden omgezet naar een contract voor onbepaalde tijd.

Over het team Financiën en Control

Het team Financiën & Control is een belangrijke regievoerder en kennis- en ketenpartner op het gebied van financiën voor het bestuur, directie en alle organisatieonderdelen binnen de gemeente Schiedam. Het team ontwikkelt, beheert en regisseert de uitvoering van het financiële en fiscale beleid, geeft uitvoering aan de treasury-functie, coördineert de totstandkoming van de planning & controlproducten en verzorgt de financiële advisering daar waar het primair proces dat vereist. Daarnaast vervult het team de eigenaarsrol voor deelneming van de gemeente in vennootschappen en een adviesrol bij overige verbonden partijen, waaronder gemeenschappelijke regelingen.

Bij de gemeente Schiedam geloven we in diversiteit en inclusie. Een inclusieve stad verdient een inclusieve gemeente. Bij ons ben je onderdeel van een organisatie waar respect, samenwerking en open communicatie de norm zijn. We zetten ons in voor gelijke kansen voor iedereen, waarbij we barrières actief wegnemen om te zorgen dat alle medewerkers zich kunnen ontwikkelen en bijdragen, ongeacht hun achtergrond. We werken met elkaar aan een duurzame, diverse en inclusieve organisatie waar iedereen zich gewaardeerd, gehoord en gesteund voelt.