Managementassistent

Zie je het al voor je? Als managementassistent ben jij de onmisbare schakel achter onze teammanagers. Samen met je collega's ondersteun je de teammanagers van de drie domeinen Ruimte, Sociaal & Veilig en Interne & Externe Dienstverlening. Je zorgt ervoor dat agenda's kloppen, acties worden opgevolgd en processen soepel verlopen. Geen dag is hetzelfde en dankzij jouw organisatietalent kunnen de teammanagers zich richten op hun kerntaken. Dit ga je doen In de rol van managementassistent verzorg je de secretariële en organisatorische ondersteuning van de teammanagers. Je dag is voor een belangrijk deel gevuld met acties die voortkomen uit de verschillende mailboxen en agenda’s. Je bewaakt en verzorgt afspraken voor de teammanagers uit domein Interne & Externe Dienstverlening samen met je duo-collega. Samen beheer je diverse mailboxen, waarbij je ook meewerkt aan het onboarden van nieuwe collega’s, het maken van teamafspraken en het boeken van locaties. Het wekelijks (maandagochtend) notuleren van een portefeuillehoudersoverleg (PO) behoort ook tot je taken. Op donderdagochtend wordt de agenda voor het PO opgemaakt, ook daar werk jij actief aan mee. Het is dan ook een must dat jij op maandag en donderdag beschikbaar bent. Daarnaast Verzorg en beheer je de agenda van de teammanager(s) en heb je oog voor prioriteiten in de agenda; Beheer je inkomende berichten en post en bewaak je de voortgang en afhandeling hiervan; Notuleer je bij portefeuillehouders overleggen (en het opstellen van de agenda); Hou je diverse overzichten bij en zorg je voor de benodigde managementinformatie. Jij Hoe druk het ook is, je hebt altijd je zaakjes overzichtelijk en gestructureerd op orde. Het agendabeheer is soms complex, maar met jouw ervaring weet jij hier raad mee. Je bent goed in het oppakken van administratieve werkzaamheden. Als initiatiefrijke collega hou jij ervan om de vraag achter de vraag te ontdekken. Dit doe je omdat je een oplossing voor de lange termijn wil regelen. Je kunt processen overzien en natuurlijk kun je goed prioriteiten stellen. Ook weet je te relativeren in drukke tijden, ben je sociaal en breng je een gezonde dosis humor mee. Daarnaast Beschik je over minimaal een afgeronde MBO opleiding; Beschik je over minimaal 3 jaar relevante werkervaring; Ben je 32 uur per week en in elk geval de maandag en de donderdag beschikbaar; Beschik je over een uitgebreide kennis van Outlook, Office en Teams; Ervaring met werken binnen de overheid is een pré; Kun je kort en krachtig notuleren; Nieuwe applicaties weet je je snel eigen te maken. Wat krijg je terug van ons? Afhankelijk van opleiding en ervaring een salaris van maximaal € 4.065,- bruto per maand (functieschaal 7) bij een 36-urige werkweek. Een thuiswerkvergoeding, reiskostenvergoeding en uiteraard een laptop en iPhone. Ook kunnen wij je helpen bij het inrichten van je thuiswerkplek! Een Individueel Keuze Budget (IKB). Over het bruto maandsalaris bouw je maandelijks 17,05% IKB op. Je kunt dit bijvoorbeeld (maandelijks) uit laten betalen, gebruiken om extra verlof te kopen of inzetten voor een opleiding; De mogelijkheid om je werk en werktijden in te delen op de manier die bij jou en je werk past; Vitamine L(eren): een intern pakket aan ontwikkelmogelijkheden; Betrokken collega’s; Vertrouwen. Over het team Het team Management en Ondersteuning (M&O) telt 12 medewerkers en ondersteunt directie en management van de gemeente met planning, communicatie en organisatie, zodat alles efficiënt en professioneel verloopt. Wij zorgen voor een strak agendabeheer en snelle opvolging van besluiten waarbij informatie snel bij de juiste persoon is. Het team van M&O zit vol energie en vormt het kloppend hart van de gemeente. We zijn scherp, betrokken en weten met ons oog voor detail en uitstekende coördinatie elk plan soepel te laten verlopen. Solliciteren Enthousiast geworden? Voor meer informatie over de functie kun je contact opnemen met Guy van der Lingen (Teammanager Facilitair en Management & Ondersteuning). Hij is bereikbaar via e-mail: [email protected] Herken jij jezelf in bovenstaand profiel? Dan nodigen wij je van harte uit om te reageren. Stuur je CV en motivatie vóór 24 augustus via de button “Solliciteren” naar team P&O van de gemeente Krimpenerwaard. Wij reageren dan ná 24 augustus zo snel mogelijk. Hopelijk zijn we een match!