Medewerker Secretariaat

Medewerker Secretariaat

Start: 1 december 2026 (uiterlijk 1 januari 2027)
Contract: Interim opdracht (12 maanden, verlenging mogelijk)
Locatie: Utrecht (hybride werken mogelijk)
Uren: 32 uur per week
Sector: Overheid / Bedrijfsvoering / Secretariaat & Management Support

Over de functie

Voor het RIVM zijn wij op zoek naar een ervaren Medewerker Secretariaat ter ondersteuning van de afdeling Organisatie, Bedrijfsvoering & Personeel (OBP). In deze rol ben je een belangrijke sparringpartner voor afdelingshoofden en zorg je ervoor dat agenda's, afspraken, informatiestromen en administratieve processen soepel verlopen.

Je komt terecht in een professionele omgeving met maatschappelijke impact, waar je nauw samenwerkt met verschillende interne stakeholders en een belangrijke bijdrage levert aan de dagelijkse ondersteuning van de organisatie.

Belangrijkste verantwoordelijkheden

• Beheren van agenda's en mailboxen van afdelingshoofden.
• Organiseren, voorbereiden en coördineren van vergaderingen, bijeenkomsten en afspraken.
• Bewaken van acties, deadlines en informatiestromen.
• Vastleggen en opvolgen van actiepunten.
• Opstellen, verwerken en archiveren van documenten en correspondentie.
• Zorgen voor een toegankelijke en gestructureerde administratie.
• Afstemmen met collega's en stakeholders binnen verschillende afdelingen.
• Zorgvuldig omgaan met vertrouwelijke informatie.

Wie zoeken wij?

• Minimaal 5 jaar ervaring in een administratieve, secretariële of ondersteunende functie.
• Ervaring binnen een grotere of complexe organisatie.
• Goede beheersing van Microsoft Office en digitale samenwerkingssystemen.
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal, zowel mondeling als schriftelijk.
• Zelfstandig, proactief en organisatorisch sterk.
• Dienstverlenende en professionele instelling.
• Nauwkeurig en discreet in de omgang met vertrouwelijke informatie.

Pré

• Ervaring binnen de publieke sector of een overheidsorganisatie.
• Ervaring met managementondersteuning op senior niveau.
• Sterke organisatorische vaardigheden en gevoel voor prioriteiten.
• Ervaring in een dynamische omgeving met uiteenlopende stakeholders.

Let op: vacaturefraude

Helaas komt vacaturefraude steeds vaker voor. We waarschuwen je voor mogelijke misleiding:
* Wij zullen nooit via WhatsApp of in een videogesprek vragen om jouw persoonlijke gegevens (zoals een kopie van je ID, bankgegevens of BSN).
* Twijfel je over de echtheid van een vacature of contactpersoon? Neem dan altijd rechtstreeks contact met ons op via de officiële contactgegevens op onze website.

Important: job fraud

Unfortunately, job fraud is becoming more common. Beware of such scams:
* We will never ask for personal information (such as a copy of your ID, bank details, or social security number) via WhatsApp or during a video call.
* If you're unsure whether a vacancy or contact person is legitimate, please reach out to us directly using the official contact details on our website.