Office en Operations Manager @ Sound

Vacature Office-en operations manager @ Sound

Office- en operationsmanager bij Sound – Het hart van ons kantoor én de motor achter onze operatie – Jij zorgt dat mensen, contracten en cijfers op elkaar aansluiten.

Office- en operations manager @ Sound

Sound plaatst professionals bij organisaties in de vitale infrastructuur van Nederland. Achter elke plaatsing zit een keten van mensen en afspraken: een opdrachtgever, soms een broker, Sound en de collega of Associate Partner die het werk doet. Jij zorgt dat die keten klopt. Contracten sluiten op elkaar aan, uren worden correct gefactureerd en iedereen weet waar hij aan toe is. Zo is Sound een partner waar opdrachtgevers, brokers, collega's en Associate Partners op kunnen bouwen.

Tegelijk ben jij het warme hart van ons kantoor. Jij heet nieuwe collega's welkom, organiseert de bijeenkomsten waar ons team elkaar echt ontmoet en laat op LinkedIn zien wie Sound is. Je rapporteert aan de CEO en werkt nauw samen met onze finance lead en de commercieel verantwoordelijken. Geen dag is hetzelfde, en aan het eind van elke dag weet je dat het klopt.

Werkzaamheden

Jouw rol is breed, maar de rode draad is steeds hetzelfde: jij zorgt dat het bij Sound klopt, voor de mensen binnen én buiten de organisatie.

Een kantoor waar je graag komt: collega's en gasten voelen zich welkom zodra ze binnenstappen. Jij zorgt voor koffie, lunch en een verzorgde werkplek, verwerkt de post en lost praktische problemen op voordat iemand er last van heeft. Ook beheer je leveranciers, abonnementen en kantoorcontracten.

Momenten die mensen verbinden: jij organiseert de kwartaalbijeenkomsten voor collega's en Associate Partners, en daarnaast teamactiviteiten, uitjes en netwerkbijeenkomsten. Je maakt het draaiboek, bewaakt planning en budget, regelt locatie en catering en zorgt dat iedereen weet waar en wanneer.

Een warm welkom en een goede begeleiding: jij bent er voor collega's in elke fase van hun loopbaan bij Sound. Je verzorgt on- en offboarding, stelt arbeidsovereenkomsten en wijzigingen op ter akkoord van de CEO en bewaakt termijnen zoals de wettelijke aanzegtermijn. Ook houd je verlof en verzuim bij, lever je mutaties aan voor de salarisadministratie en zorg je voor complete personeelsdossiers.

Associate Partners goed geregeld: jij stelt de overeenkomsten van opdracht op, ter akkoord van de CEO, en zorgt dat ze aansluiten op de afspraken met de opdrachtgever of broker. Je controleert KvK-inschrijving, identiteit en verzekeringen, bewaakt looptijden en verlengingen en houdt per Associate Partner een actueel dossier bij. Je let erop dat de samenwerking past binnen de Wet DBA en signaleert risico's tijdig.

Een sluitende inhuurketen: van opdrachtgever en broker via Sound naar collega of Associate Partner: jij zorgt dat tarieven, looptijden, opzegtermijnen en verlengingen aan beide kanten op elkaar aansluiten. Je beheert raamovereenkomsten en de portals van opdrachtgevers en brokers, levert ketendocumenten als het NEN 4400-1 certificaat en de verklaring betalingsgedrag op tijd aan en houdt het contractregister bij. Voor opdrachtgevers en brokers ben jij het administratieve aanspreekpunt.

Grip op de cijfers: je stelt verkoopfacturen op basis van goedgekeurde uren op, met de juiste tarieven en referenties. Inkoopfacturen van Associate Partners controleer je tegen uren en afspraken. Afwijkingen en openstaande posten signaleer je aan de finance lead, met wie je ook in de periodieke finance call zit.

Kwaliteit waar je op kunt bouwen: jij houdt het NEN 4400-1 dossier actueel, bereidt samen met het team de audits voor en volgt verbeterpunten op. Daarnaast zorg je dat we zorgvuldig en volgens de AVG omgaan met de gegevens van collega's, Associate Partners en kandidaten.

De verhalen van Sound vertellen: jij zet collega's, projecten en successen in het zonnetje op LinkedIn. Je haalt de verhalen op bij collega's en vertaalt ze naar content die past bij onze tone of voice.

Wat doet Sound?

Sound is tech inspired en people driven. We brengen technische innovatie naar de infrastructuur waar Nederland elke dag op draait: energie, telecom en IT, mobiliteit en overheid. Denk aan het oplossen van netcongestie, cloudtransities bij de overheid of het versterken van digitale netwerken. Daarbij zorgen we voor de juiste balans tussen vernieuwing en continuïteit.

Dat doen we op verschillende manieren:

• Projecten: onze project- en procesmanagers helpen organisaties bij complexe veranderingen, van strategie tot uitvoering

• Producten: we ontwikkelen digitale producten voor onze opdrachtgevers maar ook binnen onze eigen organisatie, zoals PrivaSee, waarmee organisaties hun privacy en cyberweerbaarheid aantoonbaar op orde brengen

• Professionals: ervaren senior professionals die bij onze opdrachtgevers het verschil maken

• Sound People: we helpen organisaties de juiste mensen te vinden in een krappe arbeidsmarkt

Waar kom je terecht?

Bij Sound werk je met een open, betrokken en gezellige club mensen die zich elke dag inzetten voor opdrachtgevers als KPN, Enexis, Eurofiber, SURF en diverse overheden. We groeien hard – in 2026 werden we voor de vijfde keer op rij FD Gazelle – maar we blijven een team waar iedereen elkaar kent en voor elkaar klaarstaat.

Je werkt hybride, met ons kantoor in het Zandkasteel aan het Bijlmerplein in Amsterdam als thuisbasis. Je krijgt vertrouwen en de vrijheid om de rol naar je hand te zetten. Zie je een manier om processen slimmer in te richten? Dan gaan we het gewoon doen.

Wat bieden wij?

• Een veelzijdige baan waarin geen dag hetzelfde is en jij het verschil maakt

• Een centrale rol in een snelgroeiende organisatie, direct onder de CEO

• Een salarisindicatie tussen €4.500,0 en € 5.000 bruto per maand obv 40u

• Een jaarlijkse prestatieafhankelijke collectieve bonus

• Pensioenregeling

• Reiskostenvergoeding

• Doorgroeimogelijkheden en persoonlijke ontwikkeling onder leiding van ervaren professionals

• Ruime opleidingsmogelijkheden

• Telefoon en laptop

• Mogelijkheden om te sporten samen met collega's

• Kennissessies

• Leuke uitjes (die je straks zelf mag organiseren!)

• En fantastische collega's

Wat is het sollicitatieproces?

We beginnen met een telefonische kennismaking. Daarna nodigen we je uit op ons kantoor in Amsterdam: eerst voor een gesprek met je toekomstige collega's, daarna met onze CEO. Zo leer jij ons kennen en wij jou. Voelt het van beide kanten goed? Dan doen we je een arbeidsvoorwaardenvoorstel.

Ben jij de Office -en Operationsmanager die wij zoeken?

Neem dan zo snel mogelijk contact op met Sven Fremeijer (Executive Search Partner) via sven@sound.team of bel +31 6 3193 2830.

Of solliciteer direct! We zijn benieuwd naar jou en kijken uit naar een kop koffie in Amsterdam.

Wat breng jij mee?

• Je hebt minimaal 5 jaar ervaring in office management, operations of backoffice, bij voorkeur bij een detacherings-, consultancy- of uitzendorganisatie

• Je werkt en denkt op hbo-niveau

• Je begrijpt hoe afspraken in een keten op elkaar ingrijpen en ziet snel waar het wringt

• Kennis van de inhuurketen, de Wet DBA en NEN 4400-1 is een mooie pré

• Je werkt vlot met Microsoft 365 en Exact

• Je bent nauwkeurig en weet hoe belangrijk het is dat contracten, uren en facturen kloppen, voor Sound én voor de mensen om wie het gaat

• Je bent discreet en integer: collega's en Associate Partners vertrouwen jou hun gegevens toe

• Je bent benaderbaar, flexibel en houdt het overzicht, ook als vijf mensen tegelijk iets van je vragen

• Je vertelt graag verhalen: over collega's, projecten en successen, op LinkedIn en daarbuiten

• Je spreekt en schrijft uitstekend Nederlands en goed Engels

• Je bent beschikbaar voor minimaal 36 uur per week

• En je bent leuk en gezellig – je maakt het kantoor een plek waar mensen graag komen

Waarom is het zo leuk om bij Sound te werken?

• Je werkt met mensen die ertoe doen. Onze collega's werken aan projecten die het dagelijks leven van miljoenen Nederlanders raken, en jij zorgt dat zij dat goed kunnen doen.

• Je groeit mee met een groeiend bedrijf. Sound verandert snel, dus er is volop ruimte om processen te verbeteren en jezelf te ontwikkelen.

• Je hebt echt invloed. Je werkt direct met de CEO, de lijnen zijn kort en met een goed idee kun je morgen al aan de slag.

• Je hoort er meteen bij. We sporten samen, delen kennis in onze kennissessies en vieren successen met leuke uitjes. Tussendoor is er altijd tijd voor een kop koffie en een goed gesprek.

• Je werkt aan iets met betekenis. Vijf keer op rij FD Gazelle en partner in Europese projecten: bij Sound bouw je mee aan dat verhaal, en jij mag het ook vertellen.