Office Manager / Administration Specialist

Stellenbeschreibung: Office Manager / Administration Specialist

Über uns

Strategix ist ein international tätiges, mittelständisches Unternehmen. Zur Unterstützung unseres Teams suchen wir eine zuverlässige und strukturierte Persönlichkeit, die die administrativen Abläufe im Tagesgeschäft eigenständig koordiniert und als zentrale Ansprechperson für Office Administration, vorbereitende Buchhaltung und HR-Dokumentation fungiert.

Ihre Aufgaben

Finanzen & vorbereitende Buchhaltung

· Zusammenstellung, Prüfung und Kontierung von Eingangsbelegen

· Prüfung von Eingangsrechnungen auf formale Richtigkeit und Vollständigkeit

· Vorbereitung der Zahlungslisten

· Erstellung und Versand von Ausgangsrechnungen

· Vorbereitung und Übertragung von Belegen an DATEV

· Strukturierte Ablage und Nachverfolgung buchhaltungsrelevanter Dokumente

· Abstimmung mit Geschäftsführung und externer Buchhaltung bzw. Steuerberatung

Office & Dokumentenmanagement

· Organisation und Verwaltung von Unternehmensdokumenten

· Sicherstellung einer strukturierten digitalen Dokumentenablage

· Unterstützung bei allgemeinen administrativen und organisatorischen Aufgaben

HR-Administration

· Pflege und Kontrolle der Anwesenheits-, Urlaubs- und Abwesenheitsübersichten

· Prüfung der Vollständigkeit von Personalunterlagen

· Administrative Unterstützung bei Ein- und Austritten von Mitarbeitenden

· Pflege und strukturierte Ablage von HR-Dokumenten

Ihr Profil

Muss-Anforderungen

· Sehr gute bis fließende Deutschkenntnisse

· Sehr gute Englischkenntnisse für die Zusammenarbeit im internationalen Umfeld

· Berufserfahrung im Büromanagement, in der Administration oder in einer vergleichbaren Funktion

· Strukturierte, sorgfältige und zuverlässige Arbeitsweise

· Sicherer Umgang mit MS Office bzw. Microsoft 365

· Eigenständiges Arbeiten in einem kleinen, dynamischen Unternehmen

Wünschenswert

· Erfahrung mit DATEV

· Kenntnisse in SAP Ariba bzw. Erfahrung mit elektronischen Beschaffungs- und Rechnungsportalen

· Erfahrung mit KI-Tools für Büro- und Verwaltungsaufgaben, insbesondere Microsoft Copilot oder vergleichbaren Anwendungen

· Grundkenntnisse in vorbereitender Buchhaltung

· Erfahrung in einem internationalen Unternehmensumfeld

Was uns wichtig ist

• Da wir ein kleines Team sind, suchen wir keine Person für einen eng abgegrenzten Verwaltungsbereich. Wichtig ist vielmehr eine Hands-on-Mentalität und die Bereitschaft, unterschiedliche administrative Themen eigenständig zu übernehmen, Prozesse zu strukturieren und mithilfe moderner digitaler Werkzeuge effizienter zu gestalten.
• Home-Office nach Einarbeitung möglich