Office - Manager*in (m/w/d) in Teilzeit (50 %) zum 01.10.2026

Wer wir sind Der VPK – Landesverband Baden-Württemberg e.V. ist die Interessenvertretung privater Träger der freien Kinder-, Jugend- und Sozialhilfe in Baden-Württemberg. Wir vertreten unsere Mitgliedseinrichtungen gegenüber Politik, Verwaltung und Öffentlichkeit, vernetzen Fachleute und gestalten aktiv die Rahmenbedingungen für eine moderne, qualitativ hochwertige Kinder- und Jugendhilfe. Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir zum 01.10.2026 eine engagierte Persönlichkeit, die mit Herz, Kompetenz und Organisationstalent unsere Geschäftsstelle in Schutterwald leitet. Ihre Aufgaben – vielseitig, sinnstiftend, gestaltbar Als Office - Manager\*in sind Sie das organisatorische Rückgrat unseres Verbandes und arbeiten direkt mit dem Vorstand zusammen. Sie übernehmen insbesondere: Organisatorische Leitung Operative Steuerung und Organisation der Geschäftsstelle Sicherstellung reibungsloser administrativer Abläufe Koordination zwischen Vorstand und Fachteam Sekretariat des Vorstands, Korrespondenz und allgemeine Bürotätigkeiten Personalverwaltung in Zusammenarbeit mit dem Steuerbüro (Personalakten, Lohnabrechnung) Mitgliederverwaltung und -betreuung Persönliche Beratung und Verwaltung unserer Mitglieder Erste Ansprechperson für neue Mitgliedseinrichtungen Schnittstelle für Termine zu Leistungs-, Entgelt- und Qualitätsvereinbarungen Bereitstellung von Vorbereitungsunterlagen für Mitglieder Verbandsarbeit & Gremien Organisation und Durchführung von Mitgliederversammlungen (zweimal jährlich), Vorstands- und Beiratssitzungen Vorbereitung von Sitzungsunterlagen und Erstellung von Protokollen Organisation von Fortbildungsveranstaltungen und Arbeitsgruppen Zusammenarbeit mit der Bundesgeschäftsstelle und anderen Landesverbänden Kommunikation & Öffentlichkeitsarbeit Pflege der Beziehungen zu Mitgliedern, Behörden und politischen Entscheidungsträgern Vertretung des Verbandes bei Veranstaltungen, Messen und Konferenzen Pflege von Homepage und Einrichtungsverzeichnis, Koordination von Rundschreiben und Newsletter Finanz- und Ressourcenmanagement Erstellung des jährlichen Wirtschaftsplans gemeinsam mit dem Vorstand Finanzbuchhaltung, Kontierung, Buchung von Belegen, Zahlungsverkehr Überwachung der Mitgliedsbeiträge, Controlling, jährliche Kassenprüfung Eigenständige Finanzentscheidungen im Rahmen des Wirtschaftsplans Sicherstellung des Datenschutzes innerhalb des Verbandes Das bringen Sie mit Abgeschlossenes Studium (z. B. Betriebswirtschaft, Verwaltungs-, Sozial- oder Non-Profit-Management) oder eine vergleichbare kaufmännische Qualifikation mit einschlägiger Berufserfahrung Mehrjährige Berufserfahrung in einer leitenden Verwaltungs-, Geschäftsstellen- oder Assistenzfunktion – idealerweise in einem Verband, Verein oder im sozialen Bereich Sicherer Umgang mit Buchhaltung, Wirtschaftsplanung und Controlling Erfahrung in der Personalverwaltung sowie der Zusammenarbeit mit Steuerbüros Sehr gute MS-Office-Kenntnisse; Affinität zu digitaler Verbandsarbeit (Homepage-Pflege, Online-Tools) Kenntnisse im Kinder-, Jugend- und Sozialhilferecht sind von Vorteil Ausgeprägtes Organisationstalent, strukturierte und selbständige Arbeitsweise Kommunikationsstärke, Verhandlungsgeschick und souveränes Auftreten Diskretion, Loyalität und Identifikation mit den Werten der freien Wohlfahrtspflege Was wir Ihnen bieten Verantwortungsvolle Position mit echtem Gestaltungsspielraum direkt an der Schnittstelle zu Vorstand, Mitgliedern und Politik Faire Vergütung in Anlehnung an den VPK-Tarif, Entgeltgruppe Verwaltung Familienfreundliche Teilzeitstelle mit 50 % und flexibler Arbeitszeitgestaltung Sinnstiftendes Arbeitsumfeld in einem etablierten Verband mit gesellschaftlicher Wirkung Kollegiales Team mit kurzen Entscheidungswegen und einer wertschätzenden Arbeitsatmosphäre Vielfältige Aufgaben mit hoher Eigenverantwortung und persönlichen Entwicklungsmöglichkeiten Moderner Arbeitsplatz mit guter Erreichbarkeit Klingt nach Ihrer nächsten Aufgabe? Dann freuen wir uns auf Ihre aussagekräftige Bewerbung – mit Lebenslauf, relevanten Zeugnissen, Angabe Ihres frühestmöglichen Eintrittstermins und Ihrer Gehaltsvorstellung.