Order Management Specialist (m/w/d) Export & Zoll

Ausfuhranmeldung, Ursprungszeugnis, EUR.1, EUR.MED und ATR: In dieser Rolle erstellst Du die Exportdokumente selbst, direkt im Unternehmen und nah am Auftrag.

Für ein international tätiges Unternehmen der Pharma- und Medizinproduktebranche suchen wir Dich am Standort Frankfurt am Main im Rahmen der Arbeitnehmerüberlassung. Du betreust die Outbound-Aufträge von Distributionspartnern in der Region EMEA und von internationalen Tochtergesellschaften. Dazu gehören die Auftragsbearbeitung in SAP, die Frachtbuchung und die fertigen Ausfuhr- und Präferenzdokumente. Außerdem wickelst Du Sonderversandaufträge ab, bearbeitest Produkt- und Chargenrückrufe und bereitest Audits vor.

Deine Aufgaben

• Du bearbeitest Kundenaufträge fristgerecht, einschließlich Reklamationen und Retouren, für Distributionspartner in der Region EMEA und internationale Tochtergesellschaften
• Du erstellst eigenständig Ausfuhranmeldungen inklusive Ausfuhrbegleitdokument (ABD).
• Du stellst Präferenz- und Ursprungsnachweise aus: EUR.1, EUR.MED, ATR sowie Ursprungszeugnisse.
• Du erstellst die Exportdokumente in SAP: Packlisten, Rechnungen und Lieferscheine
• Du koordinierst und überwachst Liefertermine sowie Liefermengen und achtest auf ökonomische Bestellmengen
• Du wickelst Sonderversandaufträge ab, die nicht im Standardprozess abgebildet werden können, und berücksichtigst dabei vertragliche Vereinbarungen
• Du holst Frachtangebote ein, buchst Transporte, stimmst dich mit Spediteuren ab, unterstützt bei Preisverhandlungen und setzt je Transportanforderung den passenden Dienstleister ein
• Du prüfst Frachtkostenrechnungen gegen die gültigen Preistabellen und Angebote und bearbeitest Carrier-Rechnungen im Workflow
• Du pflegst Kunden- und Materialstammdaten, Preise, Konditionen und Listings in SAP.
• Im Artwork-Management-Prozess pflegst Du die Vertriebssicht in JIRA, wenn neue Materialnummern beantragt werden
• Du bist zentrale Ansprechperson für interne und externe Kunden zu Auftragsstatus und Produktverfügbarkeit und stimmst dich bei Bedarf mit dem Supply Chain Planning ab
• Du übernimmst Registrierungen bei Behörden und Verbänden und löst technische Prozesshindernisse gemeinsam mit der IT
• Du bearbeitest Produkt- und Chargenrückrufe und bereitest interne und externe Audits vor

Was Du für diese Rolle mitbringst

• Eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation, zum Beispiel als Kauffrau/-mann für Groß- und Außenhandelsmanagement, Industriekauffrau/-mann oder eine Weiterbildung im Bereich Zoll und Außenwirtschaft
• Aktuelle Praxis in der Export- und Zollabwicklung, idealerweise aus den letzten zwei bis drei Jahren, mit Schwerpunkt auf Outbound-Prozessen
• Eigenständige Erstellung von Ausfuhranmeldungen (ABD), Ursprungszeugnissen sowie EUR.1-, EUR-MED- und ATR-Dokumenten. Wichtig ist, dass Du diese Dokumente selbst erstellt hast und sie nicht überwiegend von externen Zollagenten erstellt wurden
• Erfahrung in der Erstellung von Exportdokumenten in SAP: Packlisten, Rechnungen, Lieferscheine
• Fundierte Erfahrung im Order Management, also in der Auftrags- und Reklamationsbearbeitung
• Kenntnisse im Zoll- und Außenwirtschaftsrecht und sicherer Umgang mit den Incoterms
• Erfahrung im Umgang mit Spediteuren, Forwardern und Carriern
• Sehr gute bis verhandlungssichere Englischkenntnisse und fließendes Deutsch
• Ein Plus, aber keine Voraussetzung: Erfahrung mit Präferenzkalkulationen, im GDP-Umfeld mit temperaturgeführten Transporten sowie Kenntnisse in SAP R/3 oder S/4HANA

Damit es passt: Die Rolle ist klar exportlastig. Wenn Dein Schwerpunkt im Import liegt oder Du vor allem Ausfuhranmeldungen bzw. MRNs angelegt hast, ohne Präferenz- und Ursprungsnachweise selbst zu erstellen, ist diese Stelle nicht die richtige. Das gilt auch, wenn Deine Exportpraxis schon länger zurückliegt. Sprich uns gerne trotzdem für andere Positionen an.

Was Dich erwartet

• Langer Einsatzhorizont: zunächst befristet für 18 Monate (die Stelle ist auf zwei Jahre ausgerichtet, eine Verlängerung ist möglich)
• Volle Prozessverantwortung im Export: Auftrag, Exportdokumente, Fracht und Rechnungsprüfung laufen über deinen Schreibtisch
• Internationales Umfeld mit täglichem Kontakt zu Distributionspartnern und Tochtergesellschaften
• 39-Stunden-Woche mit zwei Tagen Homeoffice pro Woche
• Zentraler Standort in Frankfurt am Main, sehr gut mit öffentlichen Verkehrsmitteln erreichbar
• Dine persönliche Ansprechperson von Hox Life Science während des gesamten Einsatzes

Die Rahmenbedingungen

• Besetzungsform: Arbeitnehmerüberlassung – Dein Arbeitsvertrag läuft mit uns, Dein Einsatzort ist das Kundenunternehmen
• Arbeitszeit: Vollzeit, 39 Stunden/Woche
• Einsatzdauer: zunächst 18 Monate, Möglichkeit auf Übernahme
• Vergütung: 50.000 € - 60.000 € brutto p.a.
• Standort: Frankfurt am Main (zentrale Lage, sehr gut mit ÖPNV erreichbar)
• Arbeitsmodell: Hybrid: 3 Tage Büro, 2 Tage Homeoffice pro Woche
• Start: ab sofort bzw. nach Absprache

Bewerbung

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Bei HOX kannst Du Dir sicher sein, dass Dein Lebenslauf gelesen und verstanden wird. Aus eigener Berufserfahrung im Life-Science-Umfeld und langjähriger Recruiting-Praxis heraus sind wir ein kompetenter und vor allem ehrlicher Partner auf dem Weg zu Deinen beruflichen Zielen.