Personal Assistent:in (PA) (M/W/D)

Über uns:

Ich bin Chris. Meine Arbeit hat drei Schwerpunkte: Gesundheit, Immobilien und Beratung.

• Gesundheit: ein Verbund aus Therapie-, Trainings- und Gesundheitsstandorten in Hessen und NRW.

• Immobilien: eigene Objekte, Entwicklung und Verwaltung.

• Beratung: Mit POSITION begleite ich Physiotherapie-, Ergotherapie-, Logopädie- und Fitnessunternehmen, mit iMPETU darüber hinaus Krankenhäuser und MVZ. In ganz Deutschland, der DACH-Region und international, von der Strategie bis zur Übernahme.

Um diese drei Bereiche ist über die Jahre eine Community entstanden: Unternehmerinnen und Unternehmer, Standortleitungen, Mandanten, Partner, Banken und Berater. Die Menschen kennen sich, lernen voneinander und treffen sich auf Kongressen, Workshops und Strategietagen. Diese Community zusammenzuhalten, ist ein großer Teil meiner Arbeit.

Mein Problem ist ehrlich gesagt simpel: Es passiert mehr, als ein Kalender hergibt. Vormittags ein Strategietag bei einem Mandanten, mittags ein Banktermin, abends die Folien für einen Kongressvortrag. Vieles davon könnte jemand anderes besser organisieren als ich.

Was ich brauche, ist klar: Im ersten Schritt eine Person, die mich organisiert und entlastet. Die mitdenkt, mir sagt, wenn ich mich verzettle, und Dinge zu Ende bringt, ohne dass ich nachfragen muss. Wenn du richtig angekommen bist, freue ich mich, wenn du mehr willst und eigene Themen übernimmst.

Was du konkret machst Schnittstelle. Du bist der Knotenpunkt zwischen mir und allen, mit denen ich arbeite: Kunden und Mandanten, die Leitungen der Standorte und die Stabsstellen wie Controlling, Personal, Marketing und Buchhaltung. Du weißt, wer woran arbeitet, bringst die richtigen Leute zusammen und sorgst dafür, dass Informationen dort ankommen, wo sie gebraucht werden. Über mehrere Standorte hinweg ist das die eigentliche Kernaufgabe.

Termine. Du führst meinen Kalender. Du entscheidest, was reinkommt, was warten kann und was ich absage. Wenn ich in NRW bin, sorgst du dafür, dass sich die Fahrt lohnt.

Vor- und Nachbereitung. Bevor ich in einen Termin gehe, weiß ich, mit wem ich spreche, was beim letzten Mal besprochen wurde und welche Zahlen auf dem Tisch liegen. Das Briefing kommt von dir, oft mit Input aus den Stabsstellen. Danach hältst du fest, was vereinbart wurde, verteilst die Aufgaben an Standorte und Stabsstellen und hakst nach, bis alles erledigt ist. Das gilt für Mandantentermine genauso wie für Leitungsrunden, Bankgespräche und Strategietage.

Unterlagen für die großen Themen. Bei Übernahmen, Unternehmensbewertungen, Mietvertragsverhandlungen oder Terminen mit Juristen und Steuerberatern stellst du die Dokumente zusammen: Jahresabschlüsse, BWAs, Kennzahlen, Verträge, Mietverträge, Grundbuchauszüge, Korrespondenz. Du baust Datenräume auf, hältst nach, was fehlt, und sorgst dafür, dass alle Beteiligten mit demselben Stand arbeiten.

Vorträge und Kongresse. Ich spreche regelmäßig auf Kongressen und organisiere eigene Formate. Du koordinierst Anfragen und Fristen, bringst meine Präsentationen in Form, auf Wunsch auch auf Englisch, und kümmerst dich um die Logistik.

Reisen. Bahn, Flug, Hotel, Mietwagen, in Deutschland, DACH und international. Am Ende auch die Abrechnung.

Kommunikation und Organisation. Du sichtest mein Postfach, beantwortest, was du selbst beantworten kannst, und legst mir den Rest so vor, dass ich in zwei Minuten entscheide. Für Kunden, Standortleitungen und Stabsstellen bist du die erste Ansprechperson, wenn ich nicht greifbar bin. Du hältst Mandatsordner, Angebote, Verträge und Fristen im Griff, auch für Immobilienthemen.

Mit der Zeit mehr. Wenn du eingearbeitet bist, übernimmst du eigene Projekte. Wie viele und welche, hängt von dir ab.

Das bringen Sie mit

Mir ist wichtiger, wie du arbeitest, als welcher Abschluss auf deinem Lebenslauf steht. Ein paar Dinge solltest du trotzdem mitbringen:

• Mindestens zwei Jahre Erfahrung als Assistenz der Geschäftsführung, Personal Assistant oder in einer ähnlichen Rolle.

• Eine kaufmännische Ausbildung, ein Studium oder einen Werdegang, der zeigt, dass du das auch ohne kannst.

• Sehr gutes Deutsch und gutes Englisch, beides in Wort und Schrift. Türkisch ist ein echtes Plus, weil ich auch dort Mandate betreue.

• Eine schnelle Auffassungsgabe. Du verbindest Themen aus Gesundheit, Immobilien und Beratung und erkennst, wo sie zusammenhängen.

• Du nutzt KI-Werkzeuge selbstverständlich. Nicht nur zum Schreiben, sondern um smarte Lösungen zu bauen, Abläufe zu vereinfachen und Probleme zu erkennen, bevor sie entstehen.

• Sicherer Umgang mit Microsoft 365 und Google Workspace.

• Diskretion. Du siehst Zahlen, Verträge und Übernahmen, bevor andere davon wissen.

• Reisebereitschaft und einen Führerschein Klasse B.

Und dann das, was sich nicht in einen Lebenslauf schreiben lässt: Die Leidenschaft für Gesundheit und Unternehmertum muss einfach da sein. Ich erwarte, dass du mitdenkst, Dinge von dir aus anstößt und bereit bist, Leistung zu bringen. Du sagst mir, wenn etwas nicht passt, und fragst nach, statt zu raten. Wenn sich mittags alle Prioritäten drehen, bleibst du ruhig.

Du erfüllst nicht jeden Punkt, aber die Rolle reizt dich? Dann melde dich trotzdem.

Ihre Aufgaben als Personalassistent:in

• Direkter Draht. Du arbeitest mit mir, ohne Ebenen dazwischen. Kurze Wege, schnelle Entscheidungen.

• Echter Einblick. Du erlebst, wie Unternehmen geführt, gekauft und entwickelt werden. Das lernt man in keinem Seminar. Und du wirst Teil einer Community, in der Gesundheit, Immobilien und Beratung zusammenkommen.

• Gesundheit für dich selbst. Du kannst an jedem Standort im Verbund trainieren und das gesamte Angebot nutzen: Trainingstherapie, Physiotherapie, Kältekammer, Infusionen und mehr.

• Hybrid. 2 bis 3 Tage in Zwingenberg, der Rest mobil. Am Anfang mehr vor Ort, damit wir uns einspielen.

• Gehalt. 3.500 bis 5.000 EUR brutto im Monat bei Vollzeit, in Teilzeit anteilig, plus Bonus. Ich nenne die Spanne offen, weil ich über Erwartungen nicht erst im dritten Gespräch reden will.

• Wachstum. Die Rolle wächst mit dir. Mehr Verantwortung, eigene Projekte, Weiterbildung nach Absprache.

• Ausstattung. Laptop, Smartphone, gute Tools.

• Extras. [z. B. Jobrad, Deutschlandticket, betriebliche Altersvorsorge, 30 Tage Urlaub]

Häufige Fragen

Geht das auch komplett remote?

Nein. Vieles läuft mobil, aber ich will mit dir regelmäßig an einem Tisch sitzen. Du solltest Zwingenberg gut erreichen können.

Wie viel bist du unterwegs?

Reisetage sind möglich, mit Vorlauf planbar.

Wie sieht es mit Erreichbarkeit aus?

Ehrlich: Erreichbarkeit ist Teil dieser Rolle. In der Beratung und an mehreren Standorten kommen Dinge unplanmäßig, ein Mandatsnotfall, eine kurzfristige Entscheidung, ein Termin, der morgen stattfinden muss. Dann muss schnell reagiert werden. Mehrarbeit wird fair ausgeglichen, und ruhige Phasen bleiben auch wirklich ruhig.

Worauf kommt es bei der Bewerbung wirklich an?

Auf eine Sache: dass du Bock hast, etwas zu bewegen. Den Rest kann man lernen.



Bewerbung

Kein Anschreiben nötig. Schick mir deinen Lebenslauf, gern auch dein LinkedIn-Profil. Noch lieber ist mir ein kurzes Kennenlernvideo: Was treibt dich an? Wofür brennst du? Und wo willst du hin? Gehaltsvorstellung, gewünschter Stundenumfang und frühester Start dazu, fertig.

Christoffer Reimund

reimund@impetu-group.de

Du hörst innerhalb von 5 Werktagen von mir. Persönlich.

Vergütung

Wir bieten ein jährliches Gehalt im Rahmen von EUR 41,988–60,000.