Project & Operations Coördinator

Ben jij goed in organiseren, houd je overzicht en zorg je ervoor dat afspraken worden nagekomen? In deze rol zorg je ervoor dat projecten en de dagelijkse bedrijfsvoering goed georganiseerd zijn. Je bewaakt de voortgang, stemt af met collega's en management en zorgt dat acties worden opgepakt.

Je houdt je bezig met projectcoördinatie, operationele werkzaamheden en het verbeteren van processen. Het ene moment werk je aan projectcijfers of capaciteitsplanning, het volgende moment bereid je een overleg voor, stem je af met een projectmanager of werk je aan een verbetering van een bestaand proces.

Je werkt met verschillende teams en schakelt regelmatig met het management. Je houdt in de gaten wat er speelt, signaleert knelpunten en zorgt dat de juiste mensen ermee aan de slag gaan. Daarbij kijk je ook hoe werkzaamheden slimmer en efficiënter kunnen worden ingericht.

Waar jij jouw kracht voor inzet

Projectcoördinatie

Je ondersteunt de organisatie en voortgang van projecten en zorgt dat planning, afspraken en administratie op orde zijn. Je werkt nauw samen met projectmanagers en projectteams en neemt zelfstandig acties op je.

• Je houdt de voortgang van toegewezen projecten bij en bewaakt planning, scope, budget en gemaakte afspraken.

• Je zorgt dat projectplannen, begrotingen en voortgangsinformatie actueel zijn.

• Je stemt met projectteams af over openstaande acties, deadlines en mogelijke knelpunten.

• Je onderhoudt contact met stakeholders en zorgt dat zij over de juiste informatie beschikken.

• Je signaleert risico's, afhankelijkheden en afwijkingen en bespreekt deze met de betrokkenen.

• Je houdt de projectadministratie bij en bewaakt de opvolging van afspraken.

• Je houdt overzicht over meerdere projecten en signaleert wanneer extra afstemming of besluitvorming nodig is.

• Je brengt knelpunten die bij meerdere projecten spelen onder de aandacht van het management.

Operations & bedrijfsvoering

• Je ondersteunt bij de dagelijkse bedrijfsvoering en zorgt dat operationele afspraken, capaciteit en financiële informatie inzichtelijk blijven.

• Je bewaakt of medewerkers hun uren tijdig en correct registreren op de juiste projecten.

• Je houdt operationele acties bij, belegt deze bij de juiste collega's en bewaakt de voortgang.

• Je maakt presentaties voor projecten, interne overleggen en communicatie met stakeholders.

• Je houdt de beschikbare capaciteit en de verwachte projectbehoefte in de gaten en signaleert mogelijke knelpunten.

• Je bereidt managementoverleggen voor, legt besluiten en actiepunten vast en zorgt dat deze worden opgevolgd.

• Je volgt de voortgang van afdelingsdoelstellingen en signaleert afwijkingen.

• Je houdt uren, omzet, kosten, budgetten en realisatie in de gaten en bespreekt afwijkingen met projectmanagers en management.

• Je verzorgt communicatie over ontwikkelingen binnen de organisatie, onder andere via online kanalen en LinkedIn.

Procesverbetering & innovatie

Je kijkt kritisch naar bestaande werkwijzen en helpt processen duidelijker en efficiënter te maken. Je werkt verbeteringen uit en zorgt dat afspraken en nieuwe werkwijzen goed worden vastgelegd.

• Je analyseert bestaande werkprocessen en brengt in kaart waar verbeteringen mogelijk zijn.

• Je werkt verbeterinitiatieven uit en stemt met betrokken collega's af hoe deze worden ingevoerd.

• Je helpt om rollen, verantwoordelijkheden en overdrachtsmomenten binnen processen

Jouw kwaliteiten

• Je hebt hbo-werk- en denkniveau

• Je hebt ervaring met het coördineren van projecten, processen of operationele werkzaamheden.

• Je kunt goed plannen en organiseren en houdt overzicht wanneer er meerdere zaken tegelijk spelen.

• Je hebt oog voor planning, budgetten en voortgang en signaleert afwijkingen op tijd.

• Je werkt makkelijk met Microsoft 365, waaronder Excel, PowerPoint en Teams.

• Je communiceert duidelijk in het Nederlands en kunt goed schakelen met verschillende collega's en stakeholders.

• Je werkt zelfstandig, neemt initiatief en zorgt dat acties en afspraken niet uit het oog worden verloren.

Dit is mooi meegenomen

• Ervaring in een PMO-, operations-, projectcoördinatie- of procesmanagementfunctie.

• Ervaring met capaciteitsplanning, budgetbewaking of projectadministratie.

• Ervaring met procesverbetering en het invoeren van nieuwe werkwijzen.

• Kennis van Microsoft Copilot en interesse in de toepassing van AI binnen organisaties.

Wat jij van ons mag verwachten

• 30 vakantiedagen per jaar op basis van een werkweek van 40 uur.

• 8% vakantiegeld

• Een pensioenregeling en mogelijkheid tot aanvullende verzekeringen

• Een laptop en een telefoonvergoeding

• Mogelijkheden om je verder te ontwikkelen via opleidingen en trainingen, in overleg en volgens onze studieregeling.

• Een afwisselende rol waarin je projectcoördinatie, bedrijfsvoering en procesverbetering combineert.

• Directe samenwerking met projectteams en management, met ruimte om verbeteringen voor te stellen en uit te werken.