Quality Compliance Specialist / Spécialiste de la conformité qualité

The Quality Compliance Specialist, Documentation and Training, is responsible for maintaining accurate, compliant, and inspection-ready documentation and training records across BioScript Solutions’ Quality Management System (QMS) document and training management programs across Patient Support Programs (PSP), BioScript Pharmacy, and Coverdale Infusion Clinics.

This role supports the controlled document lifecycle, training compliance, change control, risk assessment, audit readiness, and quality performance reporting. The position works cross-functionally to ensure documents, records, and training activities meet internal procedures and business needs.

What we offer (and why you’ll love it here!):

• Epic Work-Life Balance: Flexible remote work options because we value your time and well-being.

• Growth Opportunities: Committed to fostering a culture of growth, where every team member is encouraged to pursue new skills, expand their knowledge, and advance their careers.

• Vibrant Culture: Over 1,500 team members across Canada and year over year we manage to maintain an overall above industry engagement score by using a monthly pulse survey.

• Attractive Compensation: Competitive salary, incentive program, and comprehensive benefits package.

• What & Where: Full-Time, Permanent & Oakville, ON

Why BioScript Solutions?

At BioScript, we're not just a company—we're a fast-growing company always putting patients first. Recognized as one of Canada’s Best Managed Companies, we believe in pushing boundaries, setting trends, and creating meaningful experiences that captivate and inspire. Our vibrant team is made up of innovative minds who are passionate about driving success and making an impact. Ready to be a part of this exhilarating journey?

Your Mission:

Document Management:

• Develop, review, revise, and maintain controlled documents supporting Patient Support Programs (PSP), Pharmacy, Coverdale Clinics, and related Quality processes.
• Apply consistent document naming conventions, formatting standards, approval workflows, and filing structures.
• Ensure documents are version controlled, approved, implemented, retrievable, and removed from active use when obsolete or superseded.
• Track document status, identify potential delays, and communicate risks that may impact project timelines, audit readiness, or regulatory compliance.
• Maintain organized, secure, and accessible filing systems for controlled documents, supporting records, and master documentation.
• Support documentation requirements associated with change controls, risk assessments, CAPA, deviations, effectiveness checks, and process improvement activities.
• Archive completed documents and records in accordance with applicable retention, security, and retrieval requirements.
• Provide guidance to team members and stakeholders on document control procedures, templates, records management, and Good Documentation Practices (GDP).
• Support audit requirements as required.
• Responsible for monitoring key performance reviews.
• Support or lead Quality projects and participate in process improvement initiatives as assigned.
• Provide peer guidance, coaching, and workload support to Documentation and Training team members, as applicable.

Training Management:

• Partner with process owners to ensure training content remains current, accurate, and aligned with approved procedures.
• Coordinate translations for approved procedures to support training compliance with role-based requirements.
• Support and coordinate refresher training completion and escalate gaps to appropriate stakeholders.

Reporting and Records Management:

• Maintain controlled documents in the designated Quality Management System (QMS).
• Ensure obsolete or superseded documents are removed from active use and appropriately archived.
• Conduct periodic reviews of controlled documents and coordinate updates with document owners.
• Track, trend, and report Quality KPIs, documentation status, and records management performance.

Cross-Functional Collaboration:

• Collaborate with cross-functional teams to ensure documentation and training assignments are accurate, complete, and compliant with BioScript procedures and policies.
• Provide guidance on documentation standards, templates, and best practices to promote consistency across all BioScript business units.
• Support internal and external audits by ensuring documentation, records, and training evidence are complete, organized, and inspection ready.

Additional Responsibilities:

• Report patient safety information in accordance with adverse events and product quality complaint reporting requirements
• Support other QMS activities – Change controls, incident reports, Deviations, CAPA and Audits
• Perform other quality duties as required.

What You Bring to the Table:

Education:

• Post-secondary education in Health Sciences, Life Sciences, Nursing, Pharmacy, or a related field is required.
• Certification in quality, project management, technical writing, or a related discipline is considered an asset.
• Knowledge of Good Documentation Practices (GDP) and quality management principles is required.

Experience:

• Minimum 3 years of experience in Quality Assurance, document management, training management, quality systems, or related areas.
• Experience using electronic document management or quality management systems is preferred.

Skills:

• Excellent organizational and time management skills with the ability to manage multiple projects, priorities, deadlines, and stakeholders simultaneously.
• Strong communication and stakeholder coordination skills.
• Excellent attention to detail and commitment to accuracy and quality.
• Experience supporting audits, change control, CAPA, effectiveness checks, deviations, documentation, and training compliance activities.
• Extensive knowledge of regulatory expectations and Quality management systems.
• Ability to work independently while collaborating effectively with cross-functional teams.
• Proficiency with Microsoft Office applications (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) and SharePoint or similar document management platforms.
• Bilingualism (French and English) may be required depending on the specific role, location, and the needs of the organization.

Compensation: At BioScript, your base pay is one part of your total compensation package and is determined within a range. Our pay ranges are based on the local cost of labor benchmarks for each specific role, level, and geographic location.

We're proud to be an equal opportunity employer. As a people-centric organization, we’re committed to fostering a welcoming culture free of discrimination, and to providing a healthy and safe work environment where all team members can thrive as individuals. Through our commitment to diversity, inclusion, belonging, and equity, we strive to provide an accessible workplace, where individuals feel valued, respected, and supported every day.

We are committed to creating an inclusive and accessible work environment across Canada. In accordance with applicable provincial legislation, including Quebec’s Charter of the French Language, this job posting is provided in both French and English when required. For positions based in Quebec, French language proficiency is required to perform day-to-day duties.

We encourage and accept all applications, however, only candidates selected for interviews will be contacted. Accommodations can be made available on request for candidates taking part in all aspects of the selection process. For inquiries, please email the talent acquisition team at recruitment@bioscript.ca.

Ready to make your mark? If you’re passionate about transforming ideas into extraordinary results and excited to join a forward-thinking team, we want to hear from you!

#INDA

__________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

En tant que spécialiste de la conformité, documentation et formation, vous serez responsable de la tenue de la documentation et des dossiers de formation exacts, conformes et prêts pour les inspections dans le cadre des programmes de gestion des documents et de la formation du système de gestion de la qualité (SGQ) de BioScript Solutions, couvrant les programmes de soutien aux patients (PSP), la pharmacie BioScript et les cliniques Coverdale.

Dans le cadre de ce rôle, vous appuierez la gestion du cycle de vie des documents contrôlés, la conformité aux formations, la gestion des changements, l’évaluation des risques, la préparation aux audits ainsi que la production de rapports quant au rendement du système de qualité. Vous travaillerez avec les différentes fonctions pour assurer que les documents, les dossiers et les activités de formation respectent les procédures internes et satisfont aux besoins de l’entreprise.

Ce que nous offrons (et qui fera que vous aimerez travailler avec nous!)

• Excellent équilibre travail-vie personnelle : nous offrons des modalités de travail à distance flexibles, car votre temps et votre bien-être sont importants pour nous.  

• Possibilités de croissance : nous nous engageons à favoriser une culture axée sur la croissance qui permet à tous les membres de l’équipe d’acquérir de nouvelles compétences, d’approfondir leurs connaissances, et de progresser dans leur carrière.

• Culture dynamique : nous comptons plus de 1 500 membres de l’équipe dans tout le Canada, et année après année, nous parvenons à maintenir des résultats globaux supérieurs à la moyenne de l’industrie en matière d’engagement, lesquels sont mesurés à l’aide d’un sondage éclair mensuel.

• Rémunération attrayante : nous offrons des salaires concurrentiels, un programme d’incitation au rendement et des avantages sociaux complets.  

• Détails et lieu de l’emploi : poste permanent à temps plein à Oakville (Ontario, Toronto)

Pourquoi choisir BioScript Solutions?

BioScript n’est pas qu’une simple entreprise; elle est une entreprise en forte croissance qui accorde toujours la priorité aux patients. Elle est également reconnue comme l’une des sociétés les mieux gérées au Canada et nous croyons qu’il est important de repousser les limites, d’établir des tendances et de créer des expériences captivantes et inspirantes. Notre équipe dynamique est composée de personnes innovatrices qui ont une passion pour le succès et qui souhaitent faire bouger les choses. Pourquoi ne pas vous joindre à nous dans notre aventure exaltante?

Votre mission

Gestion des documents :

• Élaborer, examiner, réviser et tenir à jour les documents contrôlés relatifs aux programmes de soutien aux patients (PSP), à la pharmacie, aux cliniques Coverdale et aux processus d’assurance de la qualité associés.

• Veiller à l’application uniforme des conventions d’appellation, des normes de mise en page, des flux de travail d’approbation et des structures de classement des documents.

• Veiller à ce que les documents soient soumis à un contrôle des versions, approuvés, mis en œuvre, accessibles et retirés de l’usage lorsqu’ils sont obsolètes ou remplacés.

• Suivre l’état d’avancement des documents, identifier les retards potentiels et signaler les risques susceptibles d’avoir une incidence sur le calendrier du projet, la préparation aux audits ou la conformité réglementaire.

• Maintenir des systèmes de classement organisés, sécurisés et accessibles pour les documents contrôlés, les dossiers connexes et la documentation maîtresse.

• Veiller aux exigences en matière de documentation liées à la gestion des changements, aux évaluations des risques, aux mesures correctives et préventives (CAPA), aux déviations, à la vérification de l’efficacité et aux activités d’amélioration des processus.

• Archiver les documents et les dossiers finalisés conformément aux exigences applicables en matière de conservation, de sécurité et de récupération.

• Fournir des conseils aux membres de l’équipe et aux parties prenantes concernant les procédures de contrôle des documents, les modèles, la gestion des dossiers et les bonnes pratiques de documentation (BPD).

• Répondre aux exigences en matière d’audit, le cas échéant.

• Surveiller les évaluations de rendement clés.

• Soutenir ou diriger des projets liés à la qualité et participer aux initiatives d’amélioration des processus qui lui sont attribuées.

• Fournir des conseils, un encadrement et un soutien en matière de charge de travail aux membres de l’équipe de documentation et de formation, le cas échéant.

Gestion de la formation :

• Collaborer avec les responsables des processus afin d’assurer que le contenu des formations reste à jour, exact et conforme aux procédures approuvées.

• Coordonner la traduction des procédures approuvées afin d’assurer que la formation soit conforme aux exigences propres à chaque rôle.

• Appuyer et coordonner la réalisation des formations d’appoint, et signaler les lacunes aux parties prenantes concernées.

Production de rapports et gestion des dossiers :

• Tenir les documents contrôlés dans le système de gestion de la qualité (SGQ) approprié.

• Veiller à ce que les documents obsolètes ou remplacés soient retirés de l’usage et archivés de façon appropriée.

• Mener un examen périodique des documents contrôlés et coordonner toute mise à jour avec les responsables des documents.

• Effectuer le suivi des indicateurs de rendement clés en matière de la qualité, de l’état de la documentation et du rendement des processus de gestion des dossiers, en analyser les tendances et en produire des rapports.

Collaboration interfonctionnelle :

• Collaborer avec les équipes interfonctionnelles afin d’assurer que les documents et les formations attribuées soient exacts, complets et conformes aux procédures et aux politiques de BioScript.

• Fournir une orientation sur les normes de documentation, les modèles et les pratiques exemplaires afin d’en favoriser l’uniformité au sein de toutes les unités fonctionnelles de BioScript.

• Appuyer les audits internes et externes en veillant à ce que la documentation, les dossiers et les attestations de formation soient complets, organisés et prêts à l’inspection.

Responsabilités supplémentaires :

• Signaler toute information sur l’innocuité des produits selon les exigences de déclaration d’effets indésirables et de plaintes concernant la qualité du produit.

• Appuyer les autres activités liées au système de gestion de la qualité, notamment la gestion des changements, les rapports d’incident, les déviations, les mesures correctives et préventives et les audits.

• Effectuer d’autres tâches liées à la qualité, au besoin.

L’expérience que vous apportez

Formation

• Avoir fait des études postsecondaires dans les sciences de la santé, les sciences de la vie, en sciences infirmières, en pharmacie ou dans un domaine connexe est requis.

• Avoir obtenu une certification relative à la qualité, en gestion de projets, en rédaction technique ou dans un domaine connexe est considéré comme un atout.

• Avoir des connaissances concernant les bonnes pratiques de documentation (BPD) et les principes de gestion de la qualité est requis.

Expérience

• Avoir au moins trois (3) ans d’expérience dans l’assurance de la qualité, la gestion des documents, la gestion des formations, les systèmes de qualité ou dans des domaines connexes.

• Avoir une expérience dans l’utilisation de systèmes de gestion des documents ou de gestion de la qualité électroniques est un atout.

Aptitudes :

• Avoir d’excellentes compétences organisationnelles et en gestion du temps; être capable de gérer efficacement plusieurs projets, priorités, délais et parties prenantes à la fois.

• Posséder d’excellentes compétences en communication et en coordination avec les parties prenantes.

• Avoir un excellent souci du détail et un engagement envers la précision et la qualité.

• Avoir une expérience dans le soutien des audits, de la gestion des changements, des mesures correctives et préventives, des vérifications de l’efficacité, des déviations, de la documentation et des activités liées à la conformité aux formations.

• Avoir une connaissance approfondie des attentes réglementaires et des systèmes de gestion de la qualité.

• Être en mesure de travailler de façon autonome tout en collaborant avec les équipes interfonctionnelles de façon efficace.

• Avoir une bonne maîtrise de la suite bureautique Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) et de SharePoint ou d’autres plateformes de gestion de documents semblables.

• Être bilingue (français et anglais) peut être nécessaire selon le rôle, l’emplacement et les besoins précis de l’entreprise.

Rémunération : Chez BioScript, votre salaire de base ne constitue qu’une partie de votre rémunération totale et est déterminé en fonction d’une échelle. Nos échelles salariales sont calculées selon les valeurs de référence locales en matière de coût de la main-d’œuvre propre à chaque poste, chaque niveau de poste et chaque emplacement géographique.

C’est une fierté d’être un employeur favorable à l’égalité professionnelle. En tant qu’entreprise centrée sur les personnes, BioScript croit foncièrement à l’importance de favoriser une culture accueillante exempte de discrimination, et de fournir un lieu de travail sain et sûr où l’ensemble des membres de l’équipe peuvent exprimer leur individualité. Grâce à notre engagement à la diversité, l’inclusion, l’appartenance et l’équité, nous sommes déterminés à fournir un milieu de travail où chaque personne se sent appréciée, respectée et soutenue chaque jour.

Nous nous engageons à créer un environnement inclusif et respectueux dans l’ensemble du Canada. Conformément aux lois provinciales applicables, y compris la Charte de la langue française du Québec, l’affichage du présent poste est publié en français et en anglais, le cas échéant. Pour les postes au Québec, la maîtrise du français est nécessaire afin d’effectuer les tâches quotidiennes.

Nous encourageons et acceptons toutes les candidatures; toutefois, nous communiquerons seulement avec les personnes dont la candidature a été retenue pour une entrevue. Des mesures d’adaptation sont offertes sur demande aux candidates et candidats qui participent à tous les aspects du processus de sélection. Si vous avez des demandes, veuillez envoyer un courriel à l’équipe d’attraction de talents à recruitment@bioscript.ca.

Laissez votre marque! Si transformer vos idées en résultats extraordinaires vous passionne, et si vous joindre à une équipe tournée vers l’avenir vous réjouit, nous aimerions recevoir votre candidature!

#INDA