Responsable Experience & Engagement - Vie associative étudiants (H/F)

Responsable Experience & Engagement - Vie associative étudiants (H/F)

Depuis plus de 140 ans, les collaborateurs d’HEC Paris partagent un esprit d’excellence, de curiosité, et d’audace, qui nous permet d’être leader en matière de recherche et d'enseignement en sciences du management.
Convaincus que la diversité des parcours est une véritable richesse, nous valorisons chaque expérience individuelle et favorisons l’expression de tous les talents au sein de notre Ecole.
Nous attachons une importance particulière à l'épanouissement et au développement professionnels des collaborateurs. C'est pourquoi, dès l’arrivée, nous proposons un accompagnement personnalisé, facilitant l’intégration et l’immersion dans notre environnement multiculturel.
Vous souhaitez participer activement à la mission d'HEC Paris et contribuer à son rayonnement ? Partagez-nous votre parcours en postulant !

La direction de la Vie Etudiante (Student Life) est au cœur de la mission éducative d’HEC et incarne la volonté de l’institution de proposer un parcours d’apprentissage global, alliant excellence académique, préparation professionnelle et développement personnel. Ainsi, la direction de la Vie Etudiante soutient les étudiants dans leurs engagements, leurs initiatives et leur bien-être, contribuant ainsi à la formation de leaders responsables et épanouis.
Elle regroupe 2 départements : Activités Etudiantes (Sport, Student Life Experience & Engagement et le Legal Stay) et Bien-être & Inclusion.

Le pôle Student life Experience & Engagement a pour mission d’améliorer l’expérience de vie étudiante, accompagner les différents projets et formes d’engagement pour faciliter l’intégration de chaque étudiant. Vous travaillez sous la responsabilité de son Associate Director, en lien avec les équipes académiques, la responsable du budget et les services impliqués dans les projets étudiants.

Votre mission

Sous la responsabilité de l’Associate Director Student Life Experience & Engagement, vous accompagnez un portefeuille de clubs et prenez en charge des projets et dispositifs transverses au sein du pôle. Vous contribuez à améliorer l’expérience et la satisfaction étudiantes et à permettre à chaque étudiant de trouver sa place à HEC Paris, à travers la vie associative et des initiatives ouvertes à tous.

Vos principales responsabilités

Expérience étudiante et responsabilités transverses

• En lien avec l’Associate Director, concevoir et conduire des projets favorisant l’intégration, l’engagement et la satisfaction en matière de vie étudiante.
• Prendre la responsabilité de projets ou de dispositifs pour l’ensemble du pôle, selon la répartition des missions : accueil des internationaux, parcours d’intégration, activités ouvertes à tous ou coordination du fonctionnement des clubs — règles communes, recrutements, pitchs, commissions, dispositif de subventions, autres.
• Recueillir les besoins et les retours des différentes populations étudiantes, évaluer les actions et proposer des améliorations.
• Transformer ces besoins en projets concrets, mobiliser les services concernés et suivre leur réalisation dans le respect du calendrier et du budget.
• Présentations diverses, notamment lors des rentrées en amphi, évènements ou comités.

Accompagnement des clubs étudiants

• Accompagner un portefeuille de clubs dans leur fonctionnement et leurs projets, en lien avec HPSU et dans le respect des valeurs et du règlement intérieur d’HEC Paris.
• Accompagner les responsables associatifs dans l’exercice de leurs responsabilités et le développement de leurs compétences en gestion de projet.
• Assurer le suivi administratif des clubs, participer à leurs pitchs, instruire leurs demandes de subventions et rendre compte de l’activité.
• Proposer des améliorations pour une vie associative plus ouverte et accessible ; promouvoir et suivre les bonnes pratiques de recrutement et améliorer la lisibilité des possibilités d’engagement.
• Contribuer à l’amélioration des outils et des procédures et au suivi des budgets de votre périmètre.
• Selon les responsabilités confiées, encadrer les campagnes étudiantes du Bureau des Élèves (BDE) et de la Junior Entreprise (JE) et le WEI (week-end d’intégration)

Événements étudiants et coordination opérationnelle

• Contribuer à la construction et au suivi du calendrier événementiel associatif avec l’Associate Director, et en assurer la coordination globale si cette responsabilité vous est confiée.
• Accompagner et valider les événements étudiants via les outils dédiés, notamment Airtable, et coordonner les services concernés : sécurité, communication, logistique et autres interlocuteurs.
• Veiller au respect de la réglementation applicable et des règles internes d’HEC Paris.
• Participer aux rentrées, aux forums et aux grands temps forts ; assurer une présence sur certains événements et veiller à leur bon déroulement opérationnel.

Prévention et communication auprès des étudiants

• Identifier les besoins de prévention liés à la vie étudiante et proposer des actions en collaboration avec la Direction Bien-être & Inclusion, sous la coordination de l’Associate Director.
• Contribuer à leur mise en œuvre et les relayer auprès des étudiants et des associations.
• Repérer les situations sensibles et mobiliser les interlocuteurs compétents.
• Selon les responsabilités confiées, coordonner certains sujets de communication du pôle : intranet, communications par email, site internet et réseaux sociaux.
  
  

Conditions particulières
Le poste implique une présence ponctuelle lors de certains événements en soirée ou le week-end, avec adaptation des horaires de travail.

Profil recherché :

• Formation supérieure Bac +5 ou expérience professionnelle équivalente.
• Au moins 3 ans d’expérience, idéalement 5 ans ou plus, avec une pratique confirmée de la gestion de projets.
• Rigueur, organisation et capacité à gérer plusieurs dossiers, en articulant les priorités quotidiennes et les projets à court, moyen et long terme.
• Excellent contact avec les étudiants, sens de l’écoute et finesse dans la compréhension des situations relationnelles.
• Capacité à poser un cadre clair et à le faire respecter avec discernement et diplomatie.
• Autonomie, esprit d’initiative et goût du travail en équipe et en transversalité.
• Prise de parole en public français et anglais , C1 en anglais et français (écrit et oral).
• Une expérience dans l’enseignement supérieur, la vie associative ou l’accompagnement de jeunes adultes serait appréciée.

Avantages

• Plan d’épargne salariale (PEE et PERECO) avec abondement HEC
• 8 semaines de congé par an
• Jusqu'à 2 jours de télétravail / semaine
• Forfait mobilité durable pour les collaborateurs se déplaçant à vélo
• un environnement de travail exceptionnel au sein d'un parc arboré
• un accès gratuit à la salle de sport (sur le campus), au learning center et aux évènements du Campus
• un restaurant d'entreprise
• un parking gratuit
• des événements d'entreprise tout au long de l'année (conférences, Team days, ...)
• CSE : chèques vacances, chèques cadeaux.