Sachbearbeiter / Coordinator Speaker Support (m/w/d).

WER WIR SIND:
Wir sind europäischer Marktführer für wegweisende Expos, Events und Konferenzen in den Bereichen Human Resources, Betriebliches Gesundheitsmanagement und Unternehmenstransformation. Mit Marken wie Zukunft Personal und Personalmesse powered by Zukunft Personal prägen wir die aktuellen Trends und Managemententwicklungen. Als Teil der internationalen CloserStill Media Ltd. veranstalten wir über 70 120 marktführende Fachmessen in Europa, den USA und Asien.

Wir suchen dich – für großartige Messeerlebnisse!
Werde Teil unserer Messewelt! An unserem Standort in Mannheim suchen wir ab sofort in Vollzeit einen Sachbearbeiter / Coordinator Speaker Support (m/w/d).

DEINE AUFGABEN bei uns:
In dieser Rolle bist du die verlässliche Schnittstelle zwischen unserem Programm-Team und unseren Referent:innen. Du sorgst durch Ausdauer, Sorgfalt und Verbindlichkeit dafür, dass alle Programmdaten pünktlich vorliegen.

• Nachfassen & Erinnern: Du begleitest unsere nationalen und internationalen Speaker aktiv durch den Abgabeprozess – du erinnerst freundlich, aber bestimmt an Fristen für Vortragsbeschreibungen, Biografien und Unterlagen.

• Akribische Datenpflege: Du trägst sämtliche Daten, Freigaben und Programminformationen absolut fehlerfrei in unser webbasiertes Konferenzsystem ein.

• Standard-Kommunikation: Du führst die schriftliche und telefonische Korrespondenz mit den Speakern in deutscher und englischer Sprache.

• Qualitätskontrolle: Du prüfst eingereichte Daten und Referenten-Profile auf Vollständigkeit und Richtigkeit vor der Freigabe.

• Vor-Ort-Betreuung: Bei unseren Präsenzveranstaltungen unterstützt du das Team bei der Betreuung der Referent:innen vor Ort.

DAS BRINGST DU MIT:
Du bist eine strukturierte, geduldige und ausdauernde Persönlichkeit, die Abläufe konsequent zu Ende führt und Freude an präziser Routinearbeit hat:

• Ausbildung: Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z. B. Kauffrau/-mann für Büromanagement, Hotelfachkraft, Eventkaufmann/-frau) oder eine vergleichbare Qualifikation.

• Sprachkenntnisse: Sehr gute, verhandlungssichere Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift (täglicher Einsatz in der Praxis).

• Arbeitsweise: Exzellente Detailgenauigkeit, ein hoher eigener Anspruch an Fehlerfreiheit und Ausdauer bei wiederkehrenden Fleißaufgaben.

• Kommunikation: Freundliches, bestimmtes und serviceorientiertes Auftreten – auch wenn du zum dritten Mal nachfassen musst.

• Reisebereitschaft: Bereitschaft zu gelegentlichen Einsätzen auf unseren Präsenzveranstaltungen.

UND DAS KANNST DU VON UNS ERWARTEN:

• Abwechslungsreiche Aufgaben in einem dynamischen und internationalen Arbeitsumfeld, in dem kein Tag wie der andere ist

• Ein wertschätzendes Team, das durch flache Hierarchien, kurze Entscheidungswege und eine offene, transparente Kommunikation überzeugt

• Modernes Arbeiten nach dem New Work-Prinzip – mit ergonomischen Arbeitsplätzen, erstklassiger technischer Ausstattung und inspirierender Arbeitsatmosphäre

• Flexible Arbeitszeiten und die Möglichkeit auf mobiles Arbeiten für eine optimale Work-Life-Balance

• Regelmäßige Teamevents, die den Zusammenhalt stärken und den Spaß an der Arbeit fördern – von After-Work-Drinks bis zu gemeinsamen Festen

• Vielfältige Weiterbildungsmöglichkeiten sowie klare Entwicklungsperspektiven, die deine persönliche und fachliche Entfaltung aktiv fördern

• Zugang zu spannenden Fachveranstaltungen, Konferenzen und Branchen-Events – zum Networking und zur Erweiterung deines Horizonts

• Attraktive Zusatzleistungen, u.a.:

• Kooperationen mit Fitnessstudios für deine körperliche Gesundheit

• Kostenloser Zugang zu Getränken, Obst, Snacks und Süßigkeiten

• Hunde im Büro – bei uns sind auch Vierbeiner willkommen

• Entspannung zwischendurch am firmeneigenen Massage-Stuhl

• Wöchentlicher Englisch-Unterricht mit zertifiziertem Lehrer während der Arbeitszeit

• Teilnahme am Employee Assistance Program für professionelle Unterstützung in allen Lebenslagen

• Exklusive Rabatte über Mitarbeitendenportale wie benefits.me und Corporate Benefits

VIELFALT UND INKLUSION:

Die CloserStill Media Germany GmbH setzt auf Vielfalt in all ihren Formen und engagiert sich für die weitere Entwicklung eines vielfältigen und integrativen Umfelds, das Zusammenarbeit und Innovation fördert.

Wir sind ein Arbeitgeber für Chancengleichheit. Alle Bewerber (m/w/d) werden für eine Beschäftigung auf der Grundlage von Verdiensten ohne Berücksichtigung von Alter, ethnischer Zugehörigkeit, Religion oder Weltanschauung, sexueller Orientierung, Geschlechtsidentität, Familien- oder Elternstatus oder Behinderungsstatus berücksichtigt.

Jetzt bewerben!

Du möchtest mit uns Messeerlebnisse gestalten und unseren Kund:innen ein Lächeln ins Gesicht zaubern? Dann freuen wir uns auf deine Bewerbung mit Lebenslauf, frühestmöglichem Eintrittstermin und Gehaltsvorstellung an:

 s.cakir@messe.org.

Für Fragen vorab steht Dir unser HR Business Partner Selcuk Cakir unter s.cakir@messe.org zur Verfügung.