Sales Operations Lead - Remoto

Estrutura de Reporte

A quem reporta esta posição?

• General Manager

Descrição

Em que consiste esta posição?

Enquanto Sales Operations Lead, és responsável por garantir a eficiência e fiabilidade dos processos operacionais e financeiros associados às vendas do Life MBA, com um foco especial na maximização do cash flow, recuperação de receita e qualidade dos dados comerciais.

Cabe-te assegurar uma gestão proativa das amortizações, cobranças e devoluções, identificando oportunidades de recuperação e retenção de receita, garantindo simultaneamente uma experiência profissional, transparente e positiva para os nossos alunos.

És também responsável por assegurar o rigor dos processos administrativos do departamento comercial, garantindo que as vendas, os pagamentos, as comissões e os principais indicadores de performance são corretamente registados, monitorizados e reportados.

Trabalhas em estreita colaboração com o Sales Manager e com as restantes equipas, antecipando problemas, identificando oportunidades de melhoria e desenvolvendo processos que promovam maior eficiência, autonomia e escalabilidade operacional.

Propósito

Qual é o principal objetivo desta posição?

📍 Maximizar o cash flow e proteger a receita do Seekers, através de uma gestão eficiente de amortizações, cobranças e devoluções, garantindo simultaneamente o rigor dos processos e dados comerciais.

KPIs

Quais são os KPIs que vão avaliar esta posição?

Recuperação e Retenção de Receita

• % de Amortizações Realizadas

• % de Cobranças Resolvidas

• % de Devoluções Revertidas
  

Qualidade e Eficiência Operacional

• % de Vendas Validadas sem Erros | Percentagem de vendas corretamente registadas e processadas nos diferentes sistemas.

• Cumprimento de Prazos Operacionais | Percentagem de processos administrativos e financeiros concluídos dentro dos prazos definidos.
  

Responsabilidades

Quais são as responsabilidades desta posição?

1. Amortizações e Recuperação de Receita

• Gerir proativamente as oportunidades de amortização, promovendo a antecipação de pagamentos e a melhoria do cash flow.

• Acompanhar os planos de pagamento parcelado, identificando situações de incumprimento e assegurando o contacto com os alunos para regularização dos valores em dívida.

• Implementar e melhorar processos de acompanhamento de pagamentos, garantindo visibilidade sobre valores pendentes, recuperados e em risco.

• Identificar padrões de incumprimento e propor medidas preventivas para reduzir pagamentos em atraso.

• Garantir o correto registo e acompanhamento das amortizações e cobranças nos sistemas internos.
  

2. Gestão de Devoluções e Retenção de Receita

• Gerir os pedidos de devolução de ponta a ponta, desde a receção até à resolução e comunicação final ao aluno.

• Analisar cada pedido de acordo com as condições contratuais, políticas internas e legislação aplicável, garantindo decisões consistentes e devidamente fundamentadas.

• Identificar oportunidades legítimas de retenção de receita, apresentando alternativas adequadas às necessidades e circunstâncias de cada aluno.

• Assegurar que as devoluções aprovadas são corretamente processadas e refletidas nos sistemas financeiros e comerciais.

• Monitorizar os motivos de devolução, identificando tendências e oportunidades de melhoria na experiência do aluno e nos processos de venda.

• Desenvolver e manter procedimentos que promovam maior autonomia, consistência e eficiência na gestão de devoluções.
  

3. Controlo Comercial e Qualidade dos Dados

• Validar as vendas realizadas, assegurando a consistência da informação entre CRM, plataformas de pagamento, faturação, automações e ferramentas de reporting.

• Identificar, investigar e corrigir erros ou discrepâncias nos sistemas, garantindo a integridade dos dados comerciais e financeiros.

• Apoiar o Sales Manager na atualização e validação do forecast de receitas.

• Garantir que os indicadores comerciais apresentados nos dashboards e ferramentas de Business Intelligence refletem corretamente a atividade do departamento.

• Validar mensalmente o apuramento das comissões das equipas de Sales e Booking, identificando e resolvendo eventuais divergências.

• Criar mecanismos de controlo que permitam antecipar erros e reduzir a necessidade de correções manuais.
  

4. Gestão Operacional e Administrativa

• Gerir a relação operacional com os providers de pagamento e financiamento, garantindo a correta submissão, validação e acompanhamento de transações e a resolução de eventuais incidências.

• Assegurar a correta configuração e atualização dos meios de pagamento associados à continuidade dos alunos, incluindo a gestão de dados bancários nas plataformas autorizadas.

• Coordenar a documentação necessária aos processos de certificação DGERT, garantindo a sua organização, atualização e conformidade.

• Garantir a atualização dos templates e materiais de apoio aos check-ins comerciais, sempre que existam alterações nos processos ou na oferta.

• Assegurar que os processos administrativos do departamento estão documentados, atualizados e são facilmente executáveis.
  

5. Reporting e Melhoria Contínua

• Monitorizar regularmente os KPIs da função, garantindo visibilidade sobre resultados, desvios e oportunidades de melhoria.

• Produzir reportings claros e objetivos sobre amortizações, cobranças, devoluções e qualidade operacional.

• Identificar ineficiências, tarefas repetitivas e oportunidades de automatização.

• Desenvolver e implementar procedimentos, ferramentas e mecanismos de controlo que aumentem a eficiência e reduzam a dependência de intervenção manual.

• Antecipar riscos operacionais e financeiros, propondo soluções e escalando apenas as situações que exijam decisões fora do seu âmbito de autonomia.
  

Skills

Quais são as principais skills necessárias para desempenhar esta função?

• Excel / Google Sheets | Bons conhecimentos de fórmulas, cruzamento e validação de dados, construção de mapas de controlo e reporting.

• Gestão de CRM e Ferramentas Digitais | Experiência com CRMs, preferencialmente Pipedrive, e facilidade de utilização de plataformas de pagamento, faturação e Business Intelligence.

• Organização e Gestão de Prioridades | Capacidade de gerir múltiplos processos em simultâneo, distinguindo prioridades, cumprindo prazos e garantindo uma execução estruturada.

• Atenção ao Detalhe e Rigor Financeiro | Capacidade de identificar erros e inconsistências, garantindo a fiabilidade dos dados e o cumprimento dos procedimentos definidos.

• Resolução de Problemas e Pensamento Crítico | Capacidade de investigar situações, compreender causas e implementar soluções sustentáveis, sem depender constantemente de orientação ou validação superior.

• Comunicação e Negociação | Capacidade de comunicar de forma clara, empática e assertiva, especialmente em situações sensíveis relacionadas com pagamentos, cobranças e devoluções.

• Ownership e Autonomia | Assume responsabilidade pelos processos e resultados da sua área, acompanha os temas até à sua resolução e identifica proativamente oportunidades de melhoria.

• Colaboração Interdepartamental | Capacidade de trabalhar com diferentes equipas, promovendo o alinhamento, a partilha de informação e a resolução conjunta de problemas.

• Reporting e Monitorização de KPIs | Capacidade de acompanhar indicadores, identificar desvios e apresentar informação clara, relevante e orientada para a tomada de decisão.

• Melhoria Contínua e Otimização de Processos | Capacidade de questionar processos existentes, identificar oportunidades de simplificação e implementar melhorias que aumentem a eficiência operacional.
  

Perfil Comportamental

Qual é o perfil comportamental necessário para desempenhar esta função?

🎨 DISC: C > 25%; S > 15%

• Compromisso e Fiabilidade | Cumpre as suas responsabilidades com consistência, garantindo o acompanhamento dos processos até à sua conclusão.

• Método e Disciplina | Trabalha de forma estruturada, seguindo procedimentos rigorosos e mantendo elevados padrões de qualidade.

• Organização e Estrutura | Organiza o trabalho, a informação e as prioridades de forma metódica, assegurando previsibilidade e controlo.

• Agilidade e Adaptabilidade | Consegue gerir diferentes solicitações e adaptar prioridades sem comprometer o rigor da execução.

• Atenção ao Detalhe | Identifica inconsistências e garante precisão, especialmente no tratamento de informação financeira e comercial.

• Independência e Autonomia | Toma decisões dentro do seu âmbito de responsabilidade, procurando soluções antes de escalar problemas.

• Proatividade e Orientação para Soluções | Antecipa riscos, propõe melhorias e atua preventivamente, em vez de se limitar a reagir a problemas.

• Orientação para Resultados | Compreende o impacto do seu trabalho na receita e no cash flow, privilegiando ações que gerem resultados mensuráveis.

• Empatia e Assertividade | Consegue equilibrar os interesses do negócio com uma comunicação respeitosa, clara e orientada para soluções.
  

Ferramentas

Que ferramentas são necessárias saber utilizar para desempenhar esta função?

Gestão e Comunicação

• Notion

• Slack

• WhatsApp

• Google Meet

Gestão Comercial e Reporting

• Pipedrive

• Google Sheets / Excel

• Power BI

Pagamentos, Faturação e Operações

• Stripe

• InvoiceXpress

• Uscreen

• Plataformas de pagamento e financiamento utilizadas pela empresa
  

Check-Ins

Quais são os check-ins sistemáticos desta posição?

• Check-In Diário com General Manager | Acompanhamento de prioridades, situações pendentes, cobranças, amortizações e incidências operacionais.

• Check-In Semanal com General Manager | Revisão de KPIs, evolução dos processos, principais obstáculos e oportunidades de melhoria.

• Check-In Mensal com General Manager | Análise consolidada de resultados, avaliação de performance e definição das prioridades para o mês seguinte.