Secrétaire de direction H/F

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Environnement professionnel

L'Agence de Service et de Paiement (ASP) est un établissement public administratif sous la double tutelle des Ministères en charge de l'agriculture et du Travail.

Premier organisme payeur européen des aides agricoles de la politique agricole commune, l’ASP dispose d’un savoir-faire reconnu en ingénierie administrative, instruction, contrôle, paiement et recouvrement de nombreux dispositifs d’aides publiques.

Vous rejoindrez l’Agence comptable de l’ASP, Site de Limoge composée d’une centaine d’agents répartis sur Limoges et Montreuil et qui assure :

•le paiement de dépenses d’intervention dans le cadre de la mise en œuvre des politiques publiques

•le recouvrement des versements indus sur dépenses d’intervention

•l’élaboration du compte financier annuel qui est soumis au conseil d’administration, aux ministères de tutelle et à la Cour des comptes.

Objectifs

Sous l'autorité de l'Agent comptable, la ou le secrétaire de direction assure le fonctionnement administratif, budgétaire et communicationnel de l'agence comptable.

Elle/Il contribue à la qualité des relations internes et externes, à la sécurisation des processus, et à la fluidité de l'activité de l'agence comptable.

Missions

Secrétariat de direction :

• Gestion des agendas de l'Agent comptable et du Fondé de pouvoir (Limoges) et organisation logistique des réunions

• Programmation et participation au CODIR de l’AC

• Rédaction, saisie, mise en forme et diffusion de documents administratifs

• Gestion des délégations de signature

• Mise à jour de l'organigramme, du plan d'occupation des bureaux et de la signalétique

• Diffusion des informations institutionnelles (SG,DFJL, AC)

• Gestion des listes de diffusion de la messagerie

• Réaliser les commandes de l’AC en matière de matériels et de fournitures consommables

• Assurer ponctuellement la suppléance RH de proximité pour les cas urgents ayant un impact sur la paye (uniquement pour les situations de grève ou de maladie)

• Correspondant (e) du Plan de continuité d’activité.

Suivi budgétaire: en lien étroit avec la DFJL

• Contribution à l'élaboration et au suivi de l'exécution du budget de l’AC

• Réception des factures fournisseurs sur CHORUS PRO, liquidation des factures sous PEP Prémium, création et suivi des fournisseurs, RAE et engagements juridiques.

Gestion des frais de déplacement:

• Pour les encadrants de Limoges et de Montreuil :

  • Organisation des déplacements (réservations de transport et des nuitées)

  • Contrôle des pièces justificatives

• Pour les agents :

  • Contrôle de l'OMI avant validation du N+1

  • Contrôle des justificatifs de frais avant validation du service fait par le N+1

Communication:

• Élaboration du plan de communication de l’AC

• Rédaction, relecture et valorisation des contenus liés aux missions de l’AC

• Contribution à l'Intranet (MyASP) en lien avec la Mission de la communication et des études (MCE)

Gestion du temps: Référent(e) Sciforma

• Conseiller les chefs de saisir, s’assurer des saisies dans l’outil, établir les statistiques, participer aux comités de suivi

• Être force de proposition

Champ relationnel

• En interne : Agent comptable et Fondés de pouvoir, Directions métiers et fonctions support (SG, DFJL, MCE), Services de l’ASP.

• En externe : Interlocuteurs et partenaires externes

Savoirs

• Bureautique et outils collaboratifs

• Environnement administratif et institutionnel

• Systèmes d'information et outils numériques
  

Savoir-faire

• Accueillir, informer et orienter

• Organiser, planifier et prioriser les activités

• Analyser et traiter l'information

• Travailler en équipe et en transversalité

• Respecter les délais et les procédures

• Gérer des situations complexes ou sous contrainte.

Savoir-être

• Aisance relationnelle

• Autonomie et sens de l'organisation

• Rigueur et fiabilité

• Discrétion professionnelle et respect de la confidentialité

• Adaptabilité et réactivité

• Esprit d'équipe

Conditions particulières d’exercice

• Poste polyvalent nécessitant une forte capacité d'adaptation

• Respect strict des obligations de confidentialité

• Utilisation quotidienne des outils numériques et applicatifs métiers

• Relations fréquentes avec de nombreux interlocuteurs

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Contacts pour tout renseignement

M. Patrick LAITANG, Agent comptable

05.55.12.02.41 – patrick.laitang@asp.gouv.fr

M. Arnaud SALVI, Fondé de pouvoir

05 55 12 02 67 – arnaud.salvi@asp.gouv.fr