Sekretär

Rollenbeschreibung Als Sekretär:in bei Visiora – Marketing & Webdesign unterstützen Sie das Team im täglichen operativen Geschäft und sorgen für einen reibungslosen Ablauf der administrativen Prozesse. Zu Ihren Aufgaben gehören die Bearbeitung von Korrespondenz, Termin- und Kalenderverwaltung, Vorbereitung und Nachbereitung von Meetings sowie die Pflege von Dokumenten und Datenablagen. Sie übernehmen außerdem die telefonische und schriftliche Kommunikation mit Kund:innen und Partner:innen, koordinieren Anfragen und leiten relevante Informationen strukturiert weiter. Die Position ist als Vertragsstelle (Contract Role) ausgestaltet und wird vollständig remote ausgeübt, sodass Sie flexibel von Ihrem eigenen Standort aus arbeiten können.

Qualifikationen

• Allgemeine Büro- und Verwaltungsfähigkeiten: Sie verfügen über ausgeprägte clerical skills, einschließlich strukturierter Dokumentenverwaltung, sicherer Texterstellung und routinierter Arbeit mit gängigen Bürosoftware-Anwendungen.
• Kommunikation und Kundenorientierung: Ausgezeichnete schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten sowie Erfahrung im Customer Service ermöglichen Ihnen einen professionellen Umgang mit Kund:innen und internen Ansprechpartner:innen.
• Unternehmens- und Sekretariatsaufgaben: Sie bringen Kenntnisse in Company Secretarial Work mit, inklusive sorgfältiger Protokollführung, Terminorganisation und vertraulicher Behandlung sensibler Informationen.
• Assistenz auf Leitungsebene: Erfahrung in der Executive Administrative Assistance hilft Ihnen, Führungskräfte effizient zu unterstützen, Prioritäten zu setzen, Aufgaben zu koordinieren und eigenständig Verantwortung zu übernehmen.
• Weitere wünschenswerte Qualifikationen: Sicherer Umgang mit digitalen Tools (z. B. Kollaborations- und Projektmanagementsoftware), hohe Selbstorganisation, Vertrauenswürdigkeit, Diskretion sowie sehr gute Deutschkenntnisse; Englischkenntnisse und Erfahrung im Umfeld von Marketing oder Webdesign sind von Vorteil.