Senior Project Manager / Gestionnaire senior de projets

Who we are

Since 2013, Digital Moment has led digital education for Canadian youth, expanding the reach and impact of our foundational programs each year.

But we don’t stop there—we innovate to equip youth with the skills to harness emerging technologies and tackle pressing societal challenges.

We are shaping AI-fluent leaders for a future-ready Canada with our innovative programs and initiatives.

We are driven by innovation, inclusion, and impact, empowering the next generation to shape technology for good. Working with us means making a difference every day by equipping youth with essential digital skills to navigate a technology-driven world.

We are a fully-remote, small and mighty, team that embraces innovation, challenges the status quo and experiments with new ideas to drive meaningful change. We’ve built a culture that is positive, collaborative and focused on the purpose we want to create.

We’re currently looking for a Senior Project Manager to join our team.

Here’s an overview of the Position

You will serve as a primary operational liaison for our national grantors, corporate funders, and project partners across Canada. In this role, you will bring deep project management expertise and relationship-building capabilities to manage our most complex, multi-stakeholder initiatives from inception to closeout, ensuring all organizational commitments are delivered on time, on scope, and on budget.

Our organizational culture is highly collaborative and hands-on—everyone at Digital Moment rolls up their sleeves to get the work done. You are both a strategic problem-solver and a hands-on "do-er" who thrives on turning complex funding commitments into organized project plans, building authentic relationships with external partners, and stepping in directly to execute deliverables alongside internal teams.

Key Responsibilities

External Relationship Management & Primary Funder Point of Contact

• Serve as a primary operational point of contact for external partners, grantors, and corporate funders throughout the project lifecycle; foster warm, professional, and trust-based relationships.
• Host, facilitate, and lead partner meetings, kickoff sessions, recurring progress updates, and milestone check-ins with external stakeholders across Canada.
• Proactively communicate project progress, navigate scope modifications with diplomacy, and act as a solution-oriented problem-solver when external roadblocks or timeline risks arise.
• Represent Digital Moment with polished professionalism across written communications, partner presentations, and executive briefings.

Project Management Governance and Operational Excellence

• Establish, standardize, and maintain best-in-class project management frameworks, templates, and governance models across all Digital Moment initiatives.
• Set the benchmark for operational excellence by building real-time tracking systems that monitor project health, scope, timelines, deliverables, and budgets.
• Audit, optimize, and manage the organization’s digital project tools (e.g., Monday.com,); model workflow best practices and drive internal accountability.
• Translate complex funder agreements and grant proposals into clear, actionable, and trackable project schedules.

Cross-Functional Delivery & Internal Alignment

• Act as the central operational bridge between departments such as Programs, Fund Development, Marketing, Digital Product, and Finance to drive seamless alignment on project deliverables and dependencies.
• Build and maintain a dynamic, centralized reporting matrix for all funder requirements, ensuring clear assignment and follow-up on milestones across internal teams.
• Partner with Fund Development and Marketing to operationalize opportunities for impact storytelling, testimonial collection, and asset creation tied to funded milestones.

Financial Tracking, Time Management & Hands-On Execution (Doer Mindset)

• Lead project budget tracking in close coordination with Finance to prevent scope creep, monitor burn rates, and ensure fiscal compliance on all funded deliverables.
• Champion standardized time-tracking practices across teams to support accurate labor cost distribution, grant compliance, and resource planning.
• Roll up your sleeves daily to build tracking dashboards, troubleshoot data discrepancies, and assist cross-functional teams in overcoming execution hurdles.

Funder Reporting, Written Documentation & Renewal Support

• Translate complex program activities, regional data, and technical outcomes into clear, compelling narratives that funders easily understand—effectively "telling the story" of our impact, progress, and context.
• Lead, draft, or contribute to high-impact funder reports, progress updates, project renewal applications, and grant proposals—ensuring all written deliverables effectively communicate program context, metrics, and achievements.
• Maintain clear, reliable documentation by capturing and distributing concise, structured meeting notes, action items, decision logs, and project status updates for internal teams and external partners.
• Review, edit, and synthesize inputs across departments to ensure all written deliverables meet a high standard of professional quality and clarity.

Ideal Candidate Profile

Experience

• 6–8+ years of progressive, hands-on project management experience delivering complex, multi-stakeholder projects in non-profit, educational, tech, or public sector environments.
• Demonstrated track record serving as a key external point of contact for high-value funders, government grantors, or corporate partners.
• Deep experience establishing Project Management frameworks, tracking systems, and digital collaboration tools across distributed teams.
• Proven track record in project financial tracking, budget oversight, time-tracking implementation, and funder report writing.

• Mastery of project management methodologies (PMI/PMP standards, Agile, or hybrid models) practical for fast-paced, non-profit or social impact environments.
• Technical fluency in modern project management platforms (Monday.com, Asana, Trello, ClickUp) and workflow automation.
• Solid understanding of Canadian non-profit funding models, grant reporting cycles, and partner compliance expectations is considered an asset.

Skills

• Bilingual (English/French) is required with fluent, professional-level written and verbal communication in both languages.
• Outstanding interpersonal and relationship-building skills; comfortable pitching, negotiating, and presenting to executive-level external partners.
• Pragmatic problem-solving capability; able to de-escalate partner concerns quickly with clear, executable action plans.
• Strong written communication and storytelling skills—able to break down complex projects, provide necessary context, and write clear, compelling funder reports, progress updates, meeting notes, and contribute to renewal proposals.
• Advanced financial acumen with proficiency in tracking project burn rates, budget variance, and resource allocation.

Personal Attributes

• Natural relationship-builder & professional—approachable, diplomatic, and articulate when engaging external funders and internal teammates alike.
• Proactive "doer" & problem-solver—energized by tackling operational friction, taking ownership of tasks, and getting cross-functional deliverables over the finish line.
• High degree of business acumen with a relentless focus on precision, execution, and quality control.
• Strong narrative thinker—possesses the clarity of thought and writing discipline to explain the "why" and "so what" behind project milestones, ensuring external partners grasp the full context of our work.
• Mission-driven with a passion for digital literacy, education, and empowering youth across Canada.

If this sounds like you - we want to hear from you!

Here’s what we offer our employees:

• Fully remote work
• Competitive salary
• Generous time off policy (10 wellness days and 20 days of vacation annually)
• Health benefits: benefits coverage as of Day 1
• Matching RRSP contribution program

Qui sommes-nous?

Depuis 2013, Digital Moment est un chef de file en éducation numérique auprès des jeunes canadiens. Chaque année, nous élargissons la portée et l’impact de nos programmes..

Mais nous ne nous arrêtons pas là. Nous innovons continuellement afin de donner aux jeunes les compétences nécessaires pour tirer parti des technologies émergentes et relever certains des défis sociaux les plus urgents de notre époque.

Grâce à nos programmes et initiatives novateurs, nous contribuons à former une génération de leaders qui maîtrisent l’intelligence artificielle et qui sont prêts à bâtir le Canada de demain.

Notre travail repose sur trois valeurs fondamentales : l’innovation, l’inclusion et l’impact. Nous donnons à la prochaine génération les moyens de façonner la technologie pour le bien collectif. Travailler chez Digital Moment, c’est avoir l’occasion de faire une différence chaque jour en donnant aux jeunes les compétences numériques essentielles pour évoluer dans un monde où la technologie occupe une place centrale.

Nous sommes une petite équipe, dynamique et ambitieuse, qui travaille entièrement à distance. Nous valorisons l’innovation, remettons en question les façons de faire établies et expérimentons avec de nouvelles idées afin de créer des changements significatifs. Nous avons bâti une culture positive et collaborative, axée sur la mission et l’impact que nous souhaitons créer.

Nous sommes actuellement à la recherche d’un·e gestionnaire senior de projets pour se joindre à notre équipe.

Aperçu du poste

Vous serez la principale personne-ressource auprès de nos bailleurs de fonds nationaux, partenaires corporatifs et partenaires de projets partout au Canada. Dans ce rôle, vous mettrez à profit votre forte expertise en gestion de projets et vos aptitudes exceptionnelles en développement de relations afin de gérer nos initiatives les plus complexes, impliquant de multiples parties prenantes, de leur conception jusqu’à leur finition.

Vous veillerez à ce que tous nos engagements organisationnels soient respectés dans les délais, selon la portée prévue et dans les limites budgétaires établies.

Notre culture organisationnelle est hautement collaborative et axée sur l’action : chez Digital Moment, tout le monde met la main à la pâte pour faire avancer les choses. Vous êtes à la fois une personne stratégique, capable de résoudre des problèmes complexes, et une personne d’action qui aime passer de la planification à l’exécution. Vous excellez à transformer des engagements complexes envers les bailleurs de fonds en plans de projets structurés, à bâtir des relations authentiques avec nos partenaires externes et à intervenir directement dans la réalisation des livrables aux côtés des équipes internes.

Principales responsabilités

Gestion des relations externes et rôle principal auprès des bailleurs de fonds

• Agir comme principale personne-ressource auprès des partenaires externes, bailleurs de fonds et partenaires corporatifs tout au long du cycle de vie des projets, en développant des relations chaleureuses, professionnelles et fondées sur la confiance.
• Organiser, faciliter et diriger les rencontres avec les partenaires, les réunions de démarrage, les suivis réguliers et les rencontres liées aux principaux jalons avec les parties prenantes partout au Canada.
• Communiquer de façon proactive l’avancement des projets, gérer avec diplomatie les modifications à la portée des projets et agir comme personne-ressource axée sur les solutions lorsque des obstacles ou des risques liés aux échéanciers surviennent.
• Représenter Digital Moment avec professionnalisme et assurance dans les communications écrites, les présentations aux partenaires et les séances d’information destinées aux cadres.

Gouvernance de la gestion de projets et excellence opérationnelle

• Établir, standardiser et maintenir des cadres, modèles et mécanismes de gouvernance de gestion de projets de haut niveau pour l’ensemble des initiatives de Digital Moment.
• Établir les meilleures pratiques en matière d’excellence opérationnelle en développant des systèmes de suivi en temps réel permettant de surveiller la santé des projets, leur portée, les échéanciers, les livrables et les budgets.
• Auditer, optimiser et administrer les outils numériques de gestion de projets de l’organisation (p. ex. Monday.com), tout en favorisant les meilleures pratiques en matière de flux de travail et la responsabilisation des équipes.
• Transformer les ententes complexes avec les bailleurs de fonds et les propositions de financement en échéanciers de projets clairs, concrets et facilement traçables.

Réalisation interfonctionnelle et alignement interne

• Agir comme point de liaison opérationnel central entre les différents services — notamment les Programmes, le Développement de financement, le Marketing, les Produits numériques et les Finances — afin d’assurer un alignement fluide sur les livrables et les interdépendances des projets.
• Élaborer et maintenir une matrice centralisée et dynamique des exigences de tous les bailleurs de fonds, en veillant à ce que les jalons soient clairement attribués, suivis et réalisés par les équipes concernées.
• Collaborer avec les équipes du Développement de financement et du Marketing afin de concrétiser les occasions de raconter notre impact, de recueillir des témoignages et de créer du contenu et des outils de communication liés aux jalons financés.

Suivi financier, gestion du temps et exécution concrète — esprit d’action

• Diriger le suivi des budgets des projets en étroite collaboration avec l’équipe des Finances afin de prévenir les dépassements de portée, de surveiller le rythme des dépenses et d’assurer la conformité financière de tous les livrables financés.
• Promouvoir des pratiques uniformisées de suivi du temps au sein des équipes afin de permettre une répartition précise des coûts de main-d’œuvre, d’assurer la conformité aux exigences des subventions et de soutenir la planification des ressources.
• Mettre quotidiennement la main à la pâte pour créer des tableaux de bord de suivi, résoudre les écarts de données et aider les équipes interfonctionnelles à surmonter les obstacles liés à l’exécution.

Rapports aux bailleurs de fonds, documentation et soutien au renouvellement des financements

• Transformer des activités de programmes complexes, des données régionales et des résultats techniques en récits clairs et convaincants que les bailleurs de fonds peuvent facilement comprendre, en racontant efficacement notre impact, nos progrès et le contexte dans lequel nous travaillons.
• Diriger, rédiger ou contribuer à la préparation de rapports destinés aux bailleurs de fonds, de mises à jour sur l’avancement, de demandes de renouvellement de projets et de propositions de financement à fort impact, en veillant à ce que tous les documents présentent clairement le contexte, les indicateurs et les réalisations des programmes.
• Assurer une documentation claire et fiable en préparant et en diffusant des comptes rendus de réunions concis et structurés, les suivis à effectuer, les décisions prises et les mises à jour sur l’état des projets, tant pour les équipes internes que pour les partenaires externes.
• Réviser, modifier et synthétiser les contributions provenant des différents services afin de garantir un haut niveau de qualité, de clarté et de professionnalisme pour tous les documents écrits.

Profil recherché

Expérience

• 6 ans ou plus d’expérience progressive et concrète en gestion de projets, avec une expérience démontrée dans la réalisation de projets complexes impliquant de multiples parties prenantes dans des environnements sans but lucratif, éducatifs, technologiques ou du secteur public (ou domaine connexe).
• Expérience éprouvée à titre de personne-ressource principale auprès de bailleurs de fonds importants, d’organismes gouvernementaux offrant des subventions ou de partenaires corporatifs.
• Forte expérience dans la mise en place de cadres de gestion de projets, de systèmes de suivi et d’outils numériques de collaboration au sein d’équipes distribuées.
• Expérience démontrée en suivi financier de projets, gestion budgétaire, mise en place de pratiques de suivi du temps et rédaction de rapports destinés aux bailleurs de fonds.
• Maîtrise des méthodologies de gestion de projets (normes PMI/PMP, Agile ou modèles hybrides) adaptées aux environnements sans but lucratif ou axés sur l’impact social et évoluant à un rythme soutenu.
• Aisance avec les plateformes modernes de gestion de projets (Monday.com, Asana, Trello, ClickUp) et l’automatisation des flux de travail.
• Une bonne connaissance des modèles de financement des organismes sans but lucratif au Canada, des cycles liés aux subventions et des exigences de conformité des partenaires constitue un atout.

Compétences

• Bilinguisme français/anglais requis, avec une excellente maîtrise professionnelle des communications écrites et verbales dans les deux langues.
• Excellentes aptitudes interpersonnelles et relationnelles; aisance à présenter, négocier et interagir avec des partenaires externes de niveau exécutif.
• Excellente capacité à résoudre les problèmes de façon pragmatique et à désamorcer rapidement les préoccupations des partenaires grâce à des plans d’action clairs et réalisables.
• Excellentes aptitudes en communication écrite et en vulgarisation narrative; capacité à expliquer des projets complexes, à fournir le contexte nécessaire et à rédiger des rapports convaincants pour les bailleurs de fonds, des mises à jour sur l’avancement et des comptes rendus de réunions, ainsi qu’à contribuer à des propositions de renouvellement.
• Fort sens des affaires et excellente compréhension des données financières, notamment pour le suivi du rythme des dépenses, des écarts budgétaires et de l’allocation des ressources.

Qualités personnelles

• Bâtisseur·euse de relations et professionnel·le — accessible, diplomate et éloquent·e, tant dans les échanges avec les bailleurs de fonds externes qu’avec les membres de l’équipe interne.
• Personne d’action — motivé·e par la résolution des enjeux opérationnels, la prise en charge des responsabilités et la réalisation des livrables interfonctionnels jusqu’à leur aboutissement.
• Fort sens des affaires et souci constant de la précision, de l’exécution et du contrôle de la qualité.
• Excellent esprit de synthèse et sens narratif — capacité à expliquer clairement le « pourquoi » et le « alors, qu’est-ce que cela signifie? » derrière les principaux jalons d’un projet, afin que les partenaires externes comprennent pleinement le contexte et la valeur de notre travail.
• Personne engagée envers la mission, passionnée par la littératie numérique, l’éducation et l’autonomisation des jeunes partout au Canada.

Vous vous reconnaissez dans cette description? Nous voulons vous connaître!

Ce que nous offrons

• Travail entièrement à distance
• Salaire concurrentiel
• Politique généreuse de congés : 10 jours de bien-être et 20 jours de vacances par année
• Assurance collective : couverture dès le premier jour
• Programme de cotisation de l’employeur au REER