Teamassistenz Technischer Innendienst (m/w/d)

Teamassistenz Technischer Innendienst (m/w/d)

Standort: Berlin | Vollzeit | Unbefristet

Für unseren Mandanten, ein etabliertes Bauunternehmen im Bereich schlüsselfertiger Hochbau mit anspruchsvollen Projekten im Berliner Raum und modernen, digital geprägten Planungs- und Bauprozessen, suchen wir im exklusiven Auftrag zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine Teamassistenz Technischer Innendienst (m/w/d). Das Unternehmen steht für ein positives Betriebsklima, offene Kommunikation und eine Kultur, in der Weiterbildung aktiv gefördert wird. Sie erwartet eine abwechslungsreiche Position an der Schnittstelle von Einkauf, Angebotsbearbeitung und Technischem Innendienst.

Ihre Aufgaben

• Einkaufspostfach: Bearbeitung und Koordination des zentralen E-Mail-Postfachs des Einkaufs

• Einkaufszuarbeit: Organisation und Durchführung sämtlicher Zuarbeiten für den Einkauf

• Administrative Unterstützung: Zuarbeit für die Abteilungen des Technischen Innendienstes bei organisatorischen und administrativen Aufgaben

• Aufträge & Nachträge: Erstellung und Nachbearbeitung von Aufträgen und Nachträgen sowie Pflege und Ablage der zugehörigen Unterlagen im Dokumentenmanagementsystem (DMS)

• Angebotserfassung: Erfassung von Angeboten und Erstellung von Preisspiegeln in RIB iTWO

• Vergabeplattformen: Nutzung und Verwaltung von Ausschreibungs- und Vergabeplattformen wie iTWO Tender

• Verhandlungsprotokolle: Vorbereitung und Zuarbeit, einschließlich Zusammenstellung von Teilnehmerdaten, Angebotsnummern und Anlagen, digitale Aufbereitung, Ablage im DMS und Versand an die Nachunternehmer

• Stammdatenpflege: Pflege und Aktualisierung von Rahmenvertragsdaten, Vertragsunterlagen und Geschäftspartnerkontakten

• Beschaffung: Erstellung von Materialbestellungen nach Vorgabe sowie eigenständige Bearbeitung kleinerer Beschaffungsvorgänge, einschließlich Angebotseinholung, Preisvergleich und Preisspiegel

• Assistenz: Unterstützung der Leitung der Angebotsbearbeitung durch Assistenz-, Organisations- und Zuarbeiten

• Dokumentenpflege: Formatierung und Pflege von Vorlagen nach den geltenden Gestaltungsrichtlinien sowie Prüfung von Dokumenten hinsichtlich Rechtschreibung, Grammatik und Zeichensetzung

Ihr Profil

• Fachliche Qualifikation: Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, z. B. als Kauffrau bzw. Kaufmann für Büromanagement, im Bereich Sekretariat oder eine vergleichbare Qualifikation

• Systemkompetenz: Sehr gute Kenntnisse in den gängigen MS-Office-Anwendungen, insbesondere Outlook, Word und Excel

• DMS-Erfahrung: Erfahrung im Umgang mit Dokumentenmanagementsystemen

• Plattformkenntnisse: Erfahrung mit Ausschreibungs- und Vergabeplattformen, z. B. iTWO Tender, ist von Vorteil

• Sprachkompetenz: Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift

• Arbeitsweise: Strukturiert, sorgfältig und detailorientiert

• Organisationstalent: Gutes Organisationsvermögen und die Fähigkeit, bei wechselnden Anforderungen und Prioritäten den Überblick zu behalten

• Persönlichkeit: Ausgeprägte Teamfähigkeit

Ihre Vorteile

• Attraktive Vergütung: Überdurchschnittliche, leistungsgerechte Vergütung

• Zusatzleistungen: Vermögenswirksame Leistungen und Gesundheitsfürsorge im Rahmen einer Gesundheitskarte

• Unternehmenskultur: Positives Betriebsklima mit kollegialer Arbeitsatmosphäre und offener Kommunikation

• Weiterbildung: Vielfältige Entwicklungsmöglichkeiten durch interne und externe Weiterbildungen, Ihr Schulungsinteresse ist ausdrücklich willkommen

• Teamevents: Sommer- und Weihnachtsfeiern sowie jährlich ein gemeinsames Wochenende außerhalb der Stadt

• Stabilität: Unbefristete Festanstellung in einem wirtschaftlich gesunden Unternehmen

Kontakt

Hypertrics GmbH
Schürmannstraße 22a
45136 Essen

kontakt@hypertrics.de