Vertriebsassistenz (m/w/d) im Pharma- und KI-Umfeld

Internationale Kunden, kurze Wege und ein Team, mit dem die Arbeit Spaß macht.

Exaris entwickelt KI-Lösungen für Pharma und Life Science. Unsere Plattform Vertical Search Health zeigt Unternehmen, welche Ärztinnen und Ärzte für eine Indikation relevant sind, und liefert die Insights für eine Ansprache, die wirklich passt. Unsere Kunden sitzen in Europa, Asien, Amerika und Australien.

Als Vertriebsassistenz arbeitest du eng mit der Geschäftsführung und dem Vertriebsteam zusammen. Du behältst Termine, Angebote und offene Vorgänge im Blick, damit Kunden schnell eine Antwort bekommen und unser Vertrieb hält, was er zusagt. Wenn du eine Idee hast, wie ein Ablauf besser läuft, probieren wir sie meist schnell aus.

KI ist unser Produkt, und wir arbeiten auch intern jeden Tag damit. Du nutzt KI-Tools, um schneller und präziser zu arbeiten, und probierst selbst aus, wo sie uns noch helfen.

Entscheidungen fallen bei uns auf kurzem Weg. Du hast einen direkten Draht zur Geschäftsführung, übernimmst früh Verantwortung und arbeitest mit Kolleginnen und Kollegen, die das Thema wirklich interessiert.

Deine Aufgaben

Du organisierst den Vertriebsalltag

• Du koordinierst Termine, Kalender und Meetings mit Kunden und Interessenten, intern wie international.

• Du bist erste Ansprechperson für Kunden in organisatorischen Fragen, auf Deutsch und Englisch, per Mail und Telefon.

• Du bereitest Kundentermine vor und nach: Unterlagen, Protokolle, nächste Schritte.

Du sorgst dafür, dass nichts liegen bleibt

• Du fasst bei Angeboten, Verträgen und Rechnungen nach, bis Freigabe und Unterschrift vorliegen.

• Du behältst offene Vorgänge im Blick und erinnerst Kunden und Team rechtzeitig an Fristen.

• Du pflegst unsere Daten in HubSpot, unserem CRM, damit Vertrieb und Geschäftsführung jederzeit den aktuellen Stand sehen.

Du planst unsere Messen und Events

• Du organisierst unsere Auftritte auf Kongressen, Messen und Events: Anmeldung, Reise, Standlogistik.

• Danach erfasst du die Kontakte, stößt die Follow-ups an und dokumentierst die Ergebnisse.

Du unterstützt unsere Kundenprojekte

• Du hilfst dem Projektteam bei Organisation, Dokumentation und Kundenkommunikation.

• Du bereitest Präsentationen, Unterlagen und Reportings vor.

• Du findest Abläufe, die unnötig Zeit kosten, und machst sie mit Vorlagen und KI-Tools schneller.

Das bringst du mit

• Eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, ein Studium oder einen vergleichbaren Hintergrund.

• Mindestens zwei Jahre Erfahrung als Assistenz, idealerweise im Vertrieb, in der Geschäftsführung oder im B2B-Umfeld.

• Sehr gutes Englisch in Wort und Schrift. Du sprichst täglich mit internationalen Kunden, deshalb ist uns dieser Punkt besonders wichtig.

• Verhandlungssicheres Deutsch.

• Eine strukturierte, zuverlässige Arbeitsweise: Was du zusagst, steht.

• Hartnäckigkeit im besten Sinne. Nachfassen fällt dir leicht, und du bleibst dabei freundlich.

• Sicheren Umgang mit MS Office oder Google Workspace. Erfahrung mit einem CRM, gern HubSpot und Claude, ist ein Plus.

• Offenheit für KI: Du nutzt KI-Tools schon oder hast Lust, damit anzufangen.

• Interesse an Healthcare, Pharma und Life Science und Lust, ein wachsendes Unternehmen mitzugestalten.

Das bieten wir

• Ein eingespieltes, fachlich starkes Team ohne Konzernpolitik.

• Schnelle Entscheidungen und einen direkten Draht zur Geschäftsführung.

• Ein internationales Umfeld mit Kunden und Events in ganz Europa und darüber hinaus.

• Moderne KI-Tools, die du im Alltag nutzt und mitgestaltest.

• Verantwortung von Anfang an: Du baust Abläufe, Vorlagen und Standards mit auf.

• Ein Produkt mit Substanz. Unsere Kunden reichen vom Spezialanbieter bis zum internationalen Pharmakonzern.

• Hybrides Arbeiten und flexible Arbeitszeiten.

• Moderne Hardware im Büro und zu Hause.

• Ein Büro in Essen.

• Ein Team, welches zusammen jede Menge Spaß hat

Genug von uns, jetzt bist du dran

Erzähl uns deine Geschichte: Wo hast du bisher die Fäden zusammengehalten, was kannst du richtig gut, und was würdest du bei uns besser machen?