Anwendungsbetreuer*in Bewerbungsmanagement

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Im Team Reporting und Digitale Services der Dienstleistungseinrichtung Forschungsservice und Nachwuchsförderung ist eine Stelle zu besetzen. Sie ist vorerst auf ein Jahr befristet; eine Übernahme in ein unbefristetes Arbeitsverhältnis ist vorgesehen bzw. möglich.

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Ihr persönlicher Wirkungsraum:

Sie sind die zentrale Ansprechperson für das Bewerbungsmanagementsystem apte NG, mit dem die Universität Wien die Auswahl von PhD-Kandidat*innen abwickelt. Sie betreuen die Anwendung fachlich, konfigurieren Ausschreibungen und Formulare und verantworten zentrale Schritte im Recruiting-Prozess, von der Ausschreibung bis zur Übergabe erfolgreicher Kandidat*innen in die nachgelagerten Systeme. Dabei arbeiten Sie eng mit Doktoratsschulen, Fakultäten, der zentralen Verwaltung der Universität sowie dem Zentralen Informatikdienst und der Herstellerfirma der Software zusammen.

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Das machen Sie konkret:

• Fachliche Anwendungsbetreuung von apte NG: Konfiguration von Ausschreibungen, Formularen, Workflows und Benutzer*innenrechten
• Support für Anwender*innen (Doktoratsschulen, Bewerber*innen und weitere Prozessbeteiligte) auf Deutsch und Englisch, inkl. Erstellung von Anleitungen und Schulungsunterlagen
• Verantwortung für die Übergabe der Daten erfolgreicher Kandidat*innen an nachgeschaltete interne Systeme für die Studierendenverwaltung
• Fehleranalyse, Abstimmung mit dem Hersteller (Valucon) und dem Zentralen Informatikdienst sowie Testen neuer Releases
• Mitarbeit an der Weiterentwicklung des Systems und der Prozesse, Dokumentation in Confluence und Aufgabenverwaltung in Jira
• Stakeholder-Kommunikation sowie vereinzelt Veranstaltungsorganisation

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Das gehört zu Ihrer Persönlichkeit:

• Reifeprüfung
• Erfahrung in der Betreuung oder Konfiguration webbasierter Anwendungen (idealerweise Bewerbungsmanagement-, Campus- oder HR-Systeme)
• Ausgeprägtes Prozessverständnis und Freude daran, Abläufe digital abzubilden
• Sorgfältiger Umgang mit personenbezogenen Daten; Kenntnisse der DSGVO von Vorteil
• Erfahrung mit Atlassian Confluence und Jira von Vorteil
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Kenntnisse der Strukturen und Abläufe an Universitäten oder Forschungseinrichtungen von Vorteil
• Ihr besonderer Arbeitsstil: Sie arbeiten eigenverantwortlich, genau und strukturiert, erklären Technisches verständlich und behalten auch bei vielen Anfragen den Überblick. Sie sind serviceorientiert, lösungsorientiert und arbeiten gerne im Team.

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Das bieten wir Ihnen:

• Work-Life-Balance: Sie haben flexible Arbeitszeiten und können gegenseitigen Einvernehmen auch remote arbeiten.
• Inspirierendes Arbeitsklima: Sie sind Teil eines engagierten Teams mit diversem universitären Background.
• Gute öffentliche Anbindung: Ihr neuer Arbeitsplatz ist mit öffentlichen Verkehrsmitteln bequem erreichbar.
• Interne Weiterbildung: Wir bieten Ihnen laufend die Möglichkeit, Ihre Kompetenzen zu vertiefen. Wählen Sie aus einem umfangreichen, kostenfreien Kursangebot.
• Faires Gehalt: Das Grundgehalt von EUR 2.759,20 (Vollzeit) erhöht sich, wenn wir Berufserfahrungen anrechnen können.
• Gleiche Chancen für alle: Wir freuen uns über jede zusätzliche Persönlichkeit im Team!

So einfach bewerben Sie sich:

• Mit Lebenslauf und kurzem Motivationsschreiben
• Über unser Jobportal / Jetzt Bewerben-Button