ASISTENTE EJECUTIVO(A) Y DE GESTIÓN INSTITUCIONAL para CUGO

Círculo Uruguayo para la Mejor Gobernanza de las Organizaciones (CUGO) es una asociación civil dedicada a promover la mejor gobernanza de las organizaciones en Uruguay. Buscamos una persona para el puesto de Asistente Ejecutivo(a) y de Gestión Institucional, que brinde apoyo principalmente en la gestión administrativa, contable, financiera y organizativa de CUGO, y de forma complementaria en sus actividades institucionales

La persona que ocupe la posición tendrá, entre otras, las siguientes responsabilidades

• Actualización de bases de asociados y participantes; archivo institucional, correspondencia, documentación y libros sociales; organización de registros y seguimiento de trámites administrativos.

• Registro y control de facturas y comprobantes; preparación de información para el estudio contable; seguimiento de cuentas por cobrar y por pagar, cobranzas y movimientos bancarios; apoyo en conciliaciones básicas, planillas de control y reportes de flujo de fondos; preparación operativa de pagos.

• Actualización de calendarios, archivos, registros y documentación; seguimiento de tareas, vencimientos y gestiones; solicitudes de presupuestos y coordinación administrativa con proveedores; preparación de información para la Dirección Ejecutiva.

• Actualización de padrones, cuotas y registros; seguimiento administrativo de cobranzas y solicitudes; preparación de información sobre asociados y comunicaciones administrativas.

• Preparación de convocatorias, documentación y registros; apoyo administrativo en reuniones, asambleas y actos electorales; seguimiento operativo de acuerdos y tareas.

• Gestión de inscripciones, listas de asistentes, formularios de evaluación y su procesamiento; solicitudes de presupuestos y coordinación de aspectos logísticos.

• Mantenimiento de listas de distribución, envío de comunicaciones y actualización operativa de información institucional en las herramientas utilizadas por CUGO.

Perfil buscado

• Formación técnica o estudios en curso en Administración, Contabilidad o áreas afines (preferentemente).

• Experiencia en tareas administrativas, manejo de planillas, documentos y registros (valorada, no excluyente).

• Conocimientos básicos de facturación, cobranzas, pagos y procesos contables.

• Experiencia en asociaciones civiles (no excluyente).

• Capacidad para organizar y ejecutar tareas asignadas, dar seguimiento a procedimientos e identificar asuntos que requieran consulta.

• Redacción correcta en español, tono institucional y trato cordial con asociados y proveedores.

• Experiencia en la organización de eventos (no excluyente).

• Atención al detalle en el manejo de registros, documentación y procesos administrativos.

• Inglés (deseable).

Habilidades técnicas

• Excel intermedio, Word funcional y manejo de herramientas digitales de colaboración y archivo.

• Actualización de bases de asociados y participantes; organización de archivos y controles documentales.

• Manejo básico de comprobantes, facturas, registros de pagos y cobranzas, planillas de control y conciliaciones simples; preparación de información para el estudio contable.

• Mantenimiento de listas de distribución, envío de comunicaciones y trato cordial con asociados y proveedores.

• Disposición para aprender nuevas herramientas.

Fortalezas valoradas

• Atención al detalle.

• Orden y prolijidad.

• Capacidad de organización y seguimiento.

• Confiabilidad.

• Discreción en el manejo de información.

• Iniciativa dentro de procedimientos establecidos.

• Disposición para aprender.

Dedicación y modalidad

• Dedicación de referencia de 20 horas semanales, de lunes a viernes, con flexibilidad en la distribución horaria acordada.

• La distribución horaria podrá ajustarse según necesidades administrativas, cierres contables, cobranzas, reuniones, asambleas y actividades institucionales.

• Modalidad home office para tareas de rutina, con presencialidad puntual cuando se requiera para reuniones, asambleas, actividades institucionales, gestiones documentales, actualización del Libro de Socios físico y archivo institucional.