Business Operations Specialist (m/w/d)

Zur Unterstützung unseres Teams suchen wir Dich als

DEINE AUFGABEN

• Du optimierst interne Arbeitsabläufe und Prozessstrukturen, etablierst einheitliche Standards und sorgst für eine hohe Datenqualität. Dabei nutzt du Automatisierungen und geeignete Tools, um die Zusammenarbeit effizienter zu gestalten und die Teams im Arbeitsalltag zu unterstützen
• Du koordinierst kaufmännische Abläufe von der Rechnungsbearbeitung über Lieferanten- und Vertragsmanagement bis hin zur Verwaltung von Softwareabonnements und sorgst für eine zuverlässige und fristgerechte Abwicklung
• Du koordinierst Onboarding- und Offboarding-Prozesse einschließlich relevanter Zugänge und organisatorischer Abläufe, darüber hinaus organisierst und begleitest du Teamevents von der Planung bis zur Nachbereitung
• Du setzt interne Tool-Projekte und organisatorische Weiterentwicklungen um
• Du koordinierst Compliance-Anforderungen & Datenschutz im Tagesgeschäft, pflegst die erforderliche Dokumentation und hältst vereinbarte Maßnahmen, Nachweise und Fristen nach
• Du unterstützt bei operativen Arbeitspaketen im Rahmen von Unternehmenskäufen und Integrationen und stellst deren strukturierte Umsetzung in deinem Verantwortungsbereich sicher
• Du koordinierst mehrere parallel laufende Vorgänge, setzt Prioritäten, machst fehlende Informationen sichtbar und sorgst dafür, dass Aufgaben und Fristen zuverlässig nachgehalten und abgeschlossen werden

DEIN PROFIL

• Du verfügst über mindestens 2 Jahre einschlägige Berufserfahrung in Business Operations, kaufmännischer Koordination oder einer vergleichbaren Schnittstellenfunktion
• Du hast Erfahrung mit der Administration oder strukturierten Nutzung von Work-Management- oder Ticketsystemen. Kenntnisse in ClickUp sowie in Workflows, Vorlagen und Automatisierungen sind von Vorteil
• Du verfügst über ein gutes Verständnis für digitale und kaufmännische Abläufe, arbeitest sicher mit Tabellen und gängigen Office-Anwendungen und hast idealerweise Erfahrung in der Rechnungs-, Vertrags-, Lieferanten- oder Lizenzverwaltung
• Du arbeitest eigenständig, strukturiert und lösungsorientiert. Fehlende Informationen beschaffst du proaktiv, übernimmst Verantwortung und bringst deine Aufgaben zuverlässig zum Abschluss
• Du hast ein ausgeprägtes Prozessverständnis, erkennst Optimierungspotenziale und hast Freude daran, wiederkehrende Abläufe zu strukturieren, Standards zu etablieren und kontinuierlich weiterzuentwickeln
• Du kannst unterschiedliche Anforderungen und Prioritäten gut einschätzen, behältst auch bei mehreren parallelen Aufgaben den Überblick und kommunizierst Engpässe sowie Prioritätskonflikte frühzeitig und transparent
• Du kommunizierst verbindlich und serviceorientiert auf unterschiedlichen Ebenen. Anforderungen kannst du klar adressieren und Aufgaben sowie Fristen konsequent nachhalten
• Du hast Lust, dich schnell und eigenständig in neue Themen, Prozesse und Tools einzuarbeiten. Deine hohe Lernbereitschaft und Eigeninitiative ermöglichen es dir, fehlendes spezifisches Fachwissen, beispielsweise im kaufmännischen Bereich, zügig aufzubauen

DEINE BENEFITS

• Innovation trifft Tradition: Du gestaltest die digitale Transformation unserer Mediengruppe mit
• Entwickle Dich mit uns: Wir ermöglichen Dir die Teilnahme an individuellen Coachings, Workshops oder (Online)-Trainings im Rahmen unserer FUNKE Akademie
• Flexibel arbeiten: Wir leben ein hybrides Arbeitsmodell, weil uns Deine Work-Life-Balance wichtig ist
• Teamwork: Dich erwarten ein dynamisches Team, eine offene Feedbackkultur, kurze Kommunikationswege und ein herzliches Miteinander
• Corporate Benefits: Wir bieten Dir ein Benefit-Portal mit attraktiven Rabatten und Abos
• Halte Dich fit und gesund: Profitiere von unseren Kooperationen mit verschiedensten Fitnessstudios und lasse Dich für Deine mentale und körperliche Gesundheit individuell beraten