Chuyên viên điều phối kinh doanh / BUSINESS COORDINATION EXECUTIVE

Công ty TNHH Khải Minh Groups (KMG) là nhà cung cấp dịch vụ logistics tích hợp hàng đầu tại Việt Nam, được thành lập vào năm 2008. Công ty cung cấp các giải pháp logistics đa phương thức toàn diện, bao gồm vận tải đường biển và đường hàng không, vận tải nội địa và xuyên biên giới, dịch vụ kho bãi, bãi container (depot), kho ngoại quan, gom hàng lẻ (consolidation) và các dịch vụ thương mại điện tử. Là một đại lý hải quan được cấp phép, KMG quản lý các thủ tục xuất nhập khẩu một cách chuyên nghiệp và hiệu quả. Hệ thống kho tàng hiện đại của công ty đáp ứng các tiêu chuẩn nghiêm ngặt về an ninh, an toàn, phòng cháy chữa cháy và kiểm soát môi trường, đảm bảo hàng hóa được bảo quản tối ưu trong mọi điều kiện. Có trụ sở chính tại Hà Nội cùng các chi nhánh tại Thành phố Hồ Chí Minh, Đà Nẵng và Hải Phòng, KMG cam kết mang đến chất lượng dịch vụ vượt trội, không ngừng đổi mới, phát triển bền vững và gắn kết tinh thần đồng đội, đồng thời xây dựng mạng lưới khách hàng vững mạnh trên toàn quốc.

· Bộ phận: Ban/Team Trợ lý Ban Giám đốc

· Báo cáo trực tiếp: Trợ lý Ban Giám đốc / Senior Executive Assistant

· Cấp bậc: Executive / Chuyên viên

· Kinh nghiệm: Từ 02 năm trở lên

· Khung lương đề xuất: 13–20 triệu VNĐ gross/tháng

Địa điểm: Thái Hà, Đống Đa và Vinaconex Diamond, Bạch Mai, Hà Nội (Tháng 11 chuyển về đây)

1. MỤC TIÊU VỊ TRÍ

Hỗ trợ trực tiếp Trợ lý Ban Giám đốc trong việc theo dõi, tổng hợp và điều phối các đầu việc kinh doanh/dự án; làm cầu nối tác nghiệp với phòng ban, chi nhánh, khách hàng và đối tác theo phân công, có khả năng tổng hợp và phân tích data. Vị trí tập trung vào execution & follow-up: nhanh, chủ động, chính xác, có khả năng sử dụng tiếng Anh và công cụ văn phòng tốt.

2. NHIỆM VỤ CHÍNH

Nhóm công việc

• Theo dõi & follow công việc: Nhận đầu việc từ Trợ lý BGĐ; cập nhật Action – Owner – Deadline – Status; chủ động nhắc, pushing và báo cáo vướng mắc/chậm tiến độ.
• Điều phối liên phòng ban: Liên hệ Sales, Operations, Pricing, CS, Finance, chi nhánh/công ty thành viên để thu thập thông tin, chuyển yêu cầu và theo dõi kết quả.
• Hỗ trợ kinh doanh/đối tác: Tìm kiếm và tổng hợp thông tin khách hàng/đối tác/đại lý; hỗ trợ inquiry, quotation, lịch tàu, hồ sơ, meeting và các công việc thương mại theo phân công.
• Báo cáo & dữ liệu: Nhận, kiểm tra, tổng hợp số liệu; cập nhật database; chuẩn bị Excel, PowerPoint, report/meeting brief và nêu các điểm cần lưu ý.
• Họp & giao tiếp: Chuẩn bị tài liệu; tham gia họp khi được yêu cầu; ghi biên bản/recap, action list; soạn email Việt/Anh và follow-up sau họp.
• Research: Tìm kiếm nhanh thông tin thị trường, khách hàng, đối tác, network, dịch vụ mới hoặc vendor theo yêu cầu của Trợ lý BGĐ.
• Hợp đồng/hồ sơ: Hỗ trợ checklist, luân chuyển phê duyệt, theo dõi ký/lưu hồ sơ và deadline; phối hợp với Legal/PIC.
• Công tác/dự án: Hỗ trợ chuẩn bị lịch trình, briefing, dữ liệu và theo dõi action sau công tác; tham gia các dự án/đầu việc đặc biệt khi được phân công.

3. RANH GIỚI VAI TRÒ

• Không báo cáo trực tiếp Ban Giám đốc trong vận hành thường ngày; mọi ưu tiên và báo cáo được thực hiện qua Trợ lý BGĐ phụ trách.
• Không thay Trợ lý BGĐ quyết định phương án kinh doanh, phân bổ nguồn lực, cam kết với khách hàng/đối tác hoặc giao việc cấp quản lý.
• Không chịu KPI sales cá nhân như Sales Executive; trọng tâm là hỗ trợ, điều phối, theo dõi và bảo đảm thông tin/công việc được hoàn thành.
• Có thể trực tiếp trao đổi với phòng ban/khách hàng/đối tác trong phạm vi được giao và phải escalation kịp thời khi vượt thẩm quyền.

4. CHÂN DUNG ỨNG VIÊN

• Tốt nghiệp Đại học; ưu tiên Kinh tế, Ngoại thương, Logistics/Supply Chain, Kinh doanh quốc tế, Quản trị kinh doanh; không bắt buộc đúng chuyên ngành.
• Từ 02 năm kinh nghiệm ở Business/Sales Support, Project/Business Coordinator, Customer Service, Key Account Support, Executive/Business Assistant hoặc tương đương.
• Kinh nghiệm Logistics/Freight Forwarding/Supply Chain là lợi thế, KHÔNG bắt buộc.
• Tiếng Anh tốt: giao tiếp, email và đọc hiểu tài liệu công việc độc lập. Có thêm Tiếng Trung / Hàn / Nhật là lợi thế.
• Năng động, nhanh nhẹn, chủ động, ownership tốt; follow việc đến kết quả và không cần nhắc nhiều lần.
• Excel tốt (PivotTable, XLOOKUP/VLOOKUP, SUMIFS, tổng hợp/kiểm tra số liệu); PowerPoint/Word tốt; sử dụng Outlook/Teams/Google Workspace thành thạo.
• Biết sử dụng AI/productivity tools để research, dịch, tổng hợp, chuẩn bị báo cáo và tăng hiệu suất.
• Tư duy logic, giao tiếp khéo léo, đáng tin cậy, bảo mật và có khả năng xử lý nhiều đầu việc.

5. Chính sách và chế độ

• Các khoản thưởng tháng 13, thưởng Quý, thưởng vào các dịp Lễ, Tết….
• Nghỉ Lễ theo qui định của Nhà nước.
• Các quyền lợi: tặng quà sinh nhật, thưởng 20/10, 8/3 và tặng quà cho con vào dịp 1/6, trung thu…
• Được hưởng đầy đủ các chế độ đãi ngộ theo Luật Lao Động (BHXH, BHYT, BHTN)
• Khám sức khỏe định kỳ hàng năm tại bệnh viện uy tín.
• Nghỉ sau sinh cho nhân viên nữ có con dưới 1 tuổi: 1h/ngày. Trợ cấp thêm lương cho nhân sự nữ trong thời gian nghỉ sinh.
• Du lịch (trong nước / ngoài nước) hàng năm
• Được Công ty mua bảo hiểm sức khỏe tự nguyện.
• Tham gia các hoạt động tập thể nội bộ: The end party, Du xuân, Team building, Ngày hội gia đình và nhiều đãi ngộ khác.
• Nghỉ sau sinh cho nhân viên nữ có con dưới 1 tuổi: 1h/ngày. Trợ cấp thêm lương cho nhân sự nữ trong thời gian nghỉ sinh.
• Được Công ty mua bảo hiểm sức khỏe tự nguyện.
• Du lịch (trong nước / ngoài nước) hàng năm
• Tham gia các hoạt động tập thể nội bộ: The end party, Du xuân, Team building, Ngày hội gia đình và nhiều đãi ngộ khác.

5. Thời gian:

Thứ 2- Sáng thứ 7, 2 sáng thứ 7 làm remote:

08:00 - 17:00, nghỉ trưa 60 phút