Coordonnateur(trice) Des Installations/facilities Coordinator

Titre du poste: Coordonnateur·trice des Installations Description du poste Le·la coordonnateur·trice des installations soutient la planification des espaces de travail et l’optimisation des bureaux à l’échelle du site. Cette personne gère les plans d’aménagement, l’attribution des postes et la planification de l’occupation afin de s’assurer que les espaces répondent efficacement aux besoins actuels et futurs de l’organisation. Le rôle implique une collaboration étroite avec plusieurs équipes afin d’aligner l’utilisation des espaces sur les priorités d’affaires et d’offrir un environnement de travail confortable, efficace et bien organisé. Responsabilités Gérer l’attribution des espaces de bureau, les plans de sièges et les plans d’étage afin d’assurer une utilisation efficace des lieux. Analyser les tendances d’occupation et formuler des recommandations pour optimiser l’utilisation des espaces de travail. Coordonner les déménagements d’employés, les relocalisations de départements et les initiatives de retour au bureau de façon structurée et ponctuelle. Collaborer avec les équipes RH, Finances, Installations et les directions d’affaires pour comprendre les besoins en espaces et y répondre. Maintenir à jour les registres d’occupation, les plans de sièges et les cartes des espaces de travail pour l’ensemble des bureaux. Préparer des rapports, recommandations et présentations clairs pour la direction concernant l’occupation, la planification des espaces et les stratégies d’optimisation. Soutenir les initiatives de planification des espaces et les projets liés aux installations, de la conception à la mise en œuvre. Utiliser des outils comme AutoCAD ou des logiciels similaires pour interpréter et mettre à jour les plans d’étage au besoin. Contribuer à l’élaboration de dossiers d’affaires pour les décisions liées aux espaces, incluant coûts, avantages et risques. Interagir de manière proactive avec les parties prenantes, répondre aux questions et aux défis avec professionnalisme et respect. Compétences Essentielles Minimum de 5+ années d’expérience en gestion de bureau, en immobilier corporatif ou dans un domaine connexe, avec un accent sur les environnements de bureaux corporatifs. Expérience avérée dans de grandes organisations et compréhension des contraintes physiques et des limites des espaces de bureaux. Solides connaissances en gestion des installations et en entretien des installations dans un contexte de bureaux. Expérience démontrée en gestion de projets, particulièrement pour la coordination de déménagements, de changements d’espaces ou de projets liés aux installations. Maîtrise des outils de planification d’espace et capacité à lire et interpréter des plans; l’expérience avec AutoCAD est fortement valorisée. Solides compétences analytiques avec la capacité d’interpréter les données d’occupation et de les transformer en stratégies concrètes d’optimisation des espaces. Excellentes aptitudes en communication, tant à l’oral qu’à l’écrit, avec la capacité de présenter des constats et recommandations à la direction et aux parties prenantes. Bilinguisme français et anglais, avec aisance à travailler dans les deux langues en milieu professionnel. Capacité à collaborer efficacement avec les équipes RH, Finances, Installations et les directions d’affaires pour comprendre et soutenir leurs besoins en espaces. Grand sens de l’initiative, fort sentiment d’urgence et capacité à travailler de façon autonome tout en gérant plusieurs priorités. Compétences Supplémentaires & qualifications Expérience avec AutoCAD ou d’autres outils de conception assistée par ordinateur pour gérer et mettre à jour des plans de bureaux. Expérience formelle ou informelle en gestion de projets, incluant la planification, la coordination et l’exécution de projets de milieu de travail ou d’installations. Expérience dans de grandes entreprises comportant des aménagements de bureaux complexes et plusieurs départements. Solides aptitudes en négociation et capacité à bâtir des dossiers d’affaires convaincants pour les décisions liées aux espaces. Esprit débrouillard et orienté vers les solutions, avec la capacité de composer avec les contraintes et de proposer des options pratiques. Aisance à travailler dans un environnement où les idées sont remises en question et raffinées, tout en demeurant respectueux·se et professionnel·le. Capacité à gérer les attentes des parties prenantes et à équilibrer des priorités concurrentes dans un milieu de travail dynamique. Capacité démontrée à maintenir une documentation, des registres et des rapports précis sur l’occupation et l’utilisation des espaces. Environnement De Travail Le poste s’exerce dans un environnement de travail hybride combinant présence au bureau et travail à distance. Le·la coordonnateur·trice des installations travaille généralement trois jours par semaine sur le site et deux jours en télétravail, selon un horaire de bureau standard. Le rôle se déroule dans un milieu de bureaux corporatif moderne qui implique des interactions fréquentes avec les équipes RH, Finances, Installations et les directions d’affaires. Le travail requiert l’utilisation régulière des technologies de bureau, incluant des outils de planification d’espace et possiblement AutoCAD, ainsi que des logiciels bureautiques pour la production de rapports et de présentations. L’environnement met de l’avant la collaboration, la réactivité et l’adaptabilité, avec des attentes de tenue professionnelle lors des journées au bureau et un accent sur le maintien d’un milieu de travail efficace et bien organisé. Type de poste & Emplacement Ce poste Contract est basé à Saint-Benoit, QC. Taux de rémunération & Avantages La fourchette salariale associée à ce poste est de $35.00 - $40.00/hr. La rémunération individuelle offerte pour ce poste, à l’intérieur de cette fourchette, dépendra de nombreux facteurs, notamment les qualifications, les compétences, l’expérience pertinente, la connaissance du poste, la localisation géographique, l’équité interne ainsi que d’autres facteurs pertinents liés au poste. Type de milieu de travail Il s'agit d'un poste hybrid, situé à Saint-Benoit,QC. Job Title: Facilities Coordinator Job Description The Facilities Coordinator supports workplace planning and space optimization across a corporate site. This role manages office layouts, seating allocations, and occupancy planning to ensure that workspaces effectively meet current and future business needs. The Facilities Coordinator collaborates closely with cross-functional partners to align space usage with organizational priorities and to deliver a comfortable, efficient, and well-organized work environment. Responsibilities Manage office space assignments, seating plans, and floor layouts to ensure efficient use of workspace. Analyze occupancy trends and develop recommendations to optimize workspace utilization. Coordinate employee moves, departmental relocations, and return-to-office initiatives in a structured and timely manner. Partner with HR, Finance, Facilities, and business leaders to understand space requirements and support business needs. Maintain accurate occupancy records, seating charts, and workplace maps for all office areas. Prepare clear reports, recommendations, and presentations for management on occupancy, space planning, and optimization strategies. Support workplace planning initiatives and facility-related projects from concept through implementation. Use tools such as AutoCAD or similar software to interpret and update floor plans as needed. Contribute to the development of business cases for space-related decisions, including costs, benefits, and risks. Engage stakeholders proactively, addressing questions and challenges with professionalism and respect. Essential Skills Minimum 5+ years of experience in office management, corporate real estate, or a closely related field, with a focus on corporate workspace environments. Proven experience working in large corporate environments and understanding the physical limitations and constraints of office workspaces. Strong facilities management and facilities maintenance knowledge related to office environments. Demonstrated experience in project management, particularly in coordinating moves, space changes, or facility-related projects. Proficiency with space planning tools and the ability to read and interpret floor plans; experience with AutoCAD is highly valued. Strong analytical skills with the ability to interpret occupancy data and translate it into actionable space optimization strategies. Excellent communication skills, both written and verbal, with the ability to present findings and recommendations to management and stakeholders. Bilingual in French and English, with the ability to work comfortably in both languages in a professional setting. Ability to collaborate effectively with HR, Finance, Facilities, and business leaders to understand and support their space requirements. High level of initiative, with a strong sense of urgency and the ability to work independently while managing multiple priorities. Additional Skills and Qualifications Experience using AutoCAD or similar computer-aided design tools to manage and update office floor plans. Formal or informal project management experience, including planning, coordinating, and executing workplace or facilities projects. Experience in large corporate environments, particularly those with complex office layouts and multiple departments. Strong negotiation skills and the ability to build persuasive business cases for space-related decisions. Resourceful and solution-oriented mindset, with the ability to navigate constraints and find practical options. Comfort working in a challenging environment where ideas are questioned and refined, while remaining respectful and professional. Ability to manage stakeholder expectations and balance competing priorities in a dynamic workplace. Demonstrated ability to maintain accurate records, documentation, and reporting related to occupancy and space usage. Work Environment The role is based in a hybrid work environment that combines on-site and remote work. The Facilities Coordinator typically works three days per week on-site and two days from home, following standard business hours. The position operates within a modern corporate office setting that requires regular interaction with HR, Finance, Facilities, and business leaders. The work involves frequent use of office technology, including space planning tools and potentially AutoCAD, as well as standard productivity software for reporting and presentations. The environment emphasizes collaboration, responsiveness, and adaptability, with an expectation of professional attire when on-site and a focus on maintaining an efficient, well-organized workplace. Feel free to send your email directly to me at kaodonnell[@]astoncarter.com Job Type & Location This is a Contract position based out of Saint-Benoit, QC. Pay and Benefits The pay range for this position is $35.00 - $40.00/hr. Individual compensation offered for this position within this range will depend on many factors, including qualifications, skills, relevant experience, job knowledge, geographic location, internal equity, and other pertinent job-related factors. Workplace Type This is a hybrid position in Saint-Benoit,QC. À propos d'Aston Carter Aston Carter fournit des solutions de talent de classe mondiale à des milliers de clients à travers le monde. Spécialisés dans la comptabilité, la finance, les ressources humaines, l’acquisition de talents, les achats, la chaine d’approvisionnement, et certaines professions administratives, nous étendons les capacités des entreprises à la pointe de l’industrie. Nous nous appuyons sur notre profonde expertise en matière de recrutement et sur notre vaste réseau pour répondre aux besoins évolutifs de nos clients et de notre communauté de talents avec agilité et excellence. Avec des bureaux aux États-Unis, au Canada, en Asie et en Europe, Aston Carter est au service d’un grand nombre d’entreprises du classement Fortune 500. Nous sommes fiers d’avoir remporté la désignation « Prix Platine » dans le cadre des prix Best of Staffing® Client et Talent décernés par ClearlyRated. Aston Carter est un employeur souscrivant au principe de l’égalité des chances et accepte toutes les candidatures sans tenir compte de la race, du sexe, de l’âge, de la couleur, de la religion, des origines nationales, du statut d’ancien combattant, d’un handicap, de l’orientation sexuelle, de l’identité sexuelle, des renseignements génétiques ou de toute autre caractéristique protégée par la loi. Si vous souhaitez faire une demande d’accommodement raisonnable, tel que la modification ou l’ajustement du processus de demande d’emploi ou d’entrevue à cause d’un handicap, veuillez envoyer un courriel à astoncarteraccommodation@astoncarter.com pour connaître d’autres options d’accommodement. Numéro du permis d'agence de placement de personnel : AP-2000486 (Canada – Québec) Numéro du permis d'agence de recrutement de travailleurs étrangers temporaires : AR-2000485 (Canada – Québec) Ordonnance sur l’égalité des chances de San Francisco: Conformément à l’Ordonnance sur l’égalité des chances de San Francisco, pour tous les postes situés dans la ville et le comté de San Francisco, nous examinerons les candidatures des personnes qualifiées ayant un casier judiciaire ou des antécédents criminels. Utilisation de l’intelligence artificielle (IA): Nous pouvons utiliser l’intelligence artificielle (IA) pour soutenir certaines étapes de notre processus d’embauche, notamment la recherche, la présélection et l’évaluation des candidatures. L’IA aide à analyser les candidatures et les qualifications, mais les décisions finales sont prises par notre équipe de recrutement. En soumettant votre candidature, vous reconnaissez et acceptez que celle-ci puisse être examinée à l’aide d’outils d’IA. About Aston Carter Aston Carter provides world-class corporate talent solutions to thousands of clients across the globe. Specialized in accounting, finance, human resources, talent acquisition, procurement, supply chain and select administrative professions, we extend the capabilities of industry-leading companies. We draw on our deep recruiting expertise and expansive network to meet the evolving needs of our clients and talent community with agility and excellence. With offices across the U.S., Canada, Asia Pacific and Europe, Aston Carter serves many of the Fortune 500. We are proud to be a ClearlyRated Best of Staffing® Platinum Award winner for both client and talent service. The company is an equal opportunity employer and will consider all applications without regard to race, sex, age, color, religion, national origin, veteran status, disability, sexual orientation, gender identity, genetic information or any characteristic protected by law. If you would like to request a reasonable accommodation, such as the modification or adjustment of the job application process or interviewing process due to a disability, please email astoncarteraccommodation@astoncarter.com for other accommodation options. Personnel Placement Agency Permit Number: AP-2000486 (Canada – Quebec) Temporary Foreign Worker Recruitment Agency Permit Number: AR-2000485 (Canada – Quebec) San Francisco Fair Chance Ordinance: Pursuant to the San Francisco Fair Chance Ordinance, for all positions located in the city and county of San Francisco, we will consider for employment qualified applicants with arrest and conviction records. Use of Artificial Intelligence (AI): We may use Artificial Intelligence (AI) to support parts of our hiring process, including sourcing, screening, and evaluating candidates. AI helps assess applications and qualifications, but final decisions are made by our hiring team. By applying, you acknowledge and agree that your application may be reviewed using AI tools.