Founder Associate - Executive Assistance

Über die Position

Du möchtest direkt mit einem CEO zusammenarbeiten, Einblicke in unterschiedliche Unternehmensbereiche gewinnen und von Anfang an Verantwortung übernehmen?

Als Assistenz der Geschäftsführung / Executive Assistant (m/w/d) bei INKUBIT unterstützt du unseren CEO im Tagesgeschäft, koordinierst wichtige geschäftliche Themen und wirkst an abwechslungsreichen Projekten mit.

Über die klassische Assistenz hinaus erhältst du Einblicke in operative Abläufe, strategische Initiativen, Partnerschaften und Business Development.

Diese Position ist ideal für dich, wenn du gerne organisierst, Eigeninitiative zeigst und Neues lernst und dich gleichzeitig in einem dynamischen, internationalen Umfeld fachlich und persönlich weiterentwickeln möchtest.

Deine Aufgaben

Assistenz der Geschäftsführung & Organisation

• Du organisierst und koordinierst den Kalender, die Termine, das E-Mail-Postfach und die täglichen Prioritäten unseres CEOs.
• Du planst Meetings, Geschäftsreisen und Termine mit internen und externen Ansprechpartnern.
• Du erstellst Präsentationen, Berichte, Meeting-Agenden und weitere geschäftliche Unterlagen.
• Du koordinierst die Kommunikation und Nachverfolgung offener Themen und stellst sicher, dass Fristen und Vereinbarungen eingehalten werden.
• Du fungierst als zentrale Schnittstelle zwischen dem CEO, internen Teams, Kunden und Geschäftspartnern.

Projektkoordination & Business Support

• Du unterstützt den CEO bei der Koordination und Nachverfolgung laufender Projekte und geschäftlicher Initiativen.
• Du recherchierst eigenständig zu unterschiedlichen Themen, bereitest Informationen strukturiert auf und entwickelst erste Handlungsempfehlungen.
• Du behältst Aufgaben, Fristen und nächste Schritte im Blick und koordinierst die Zusammenarbeit verschiedener Beteiligter.
• Du hilfst dabei, neue Ideen und Initiativen zu strukturieren und in konkrete Maßnahmen zu übersetzen.
• Du erkennst Verbesserungspotenziale in internen Abläufen und unterstützt bei der Optimierung von Prozessen.

Unterstützung bei geschäftlichen & operativen Themen

• Du unterstützt bei der Vorbereitung und Koordination von Business-Development-Aktivitäten, Kundenterminen und der Kommunikation mit Geschäftspartnern.
• Du wirkst bei der Erstellung von Präsentationen, Angeboten und weiteren vertriebsbezogenen Unterlagen mit.
• Du koordinierst operative und geschäftliche Themen in enger Zusammenarbeit mit internen Teams.
• Du unterstützt bei ausgewählten strategischen und operativen Initiativen, abhängig von den aktuellen Prioritäten des Unternehmens.

Das bieten wir dir

• Enge Zusammenarbeit mit unserem CEO und wertvolle Einblicke in Unternehmensführung, operative Abläufe und strategische Entscheidungen.
• Eine abwechslungsreiche Position mit echter Verantwortung, die Assistenzaufgaben, Projektkoordination und unternehmerische Themen miteinander verbindet.
• Remote-first-Arbeitsmodell mit flexiblen Arbeitszeiten und regelmäßiger persönlicher Zusammenarbeit in Wien.
• 30 Tage bezahlter Urlaub und ein unterstützendes, internationales Team.
• Individuelle Entwicklungsmöglichkeiten, einschließlich Weiterbildungen, Workshops und Zertifizierungen.
• Zusätzliche Benefits wie Zuschüsse für Fitnessstudio und Coworking, Teamevents und moderne Arbeitsausstattung.

Das bringst du mit

• Du hast eine Ausbildung oder ein Studium abgeschlossen oder bereits erste praktische Erfahrungen gesammelt, beispielsweise durch Praktika oder Werkstudententätigkeiten. Wichtiger als langjährige Berufserfahrung sind uns deine Motivation und deine Bereitschaft, Verantwortung zu übernehmen.
• Du bist ein Organisationstalent, arbeitest strukturiert und behältst auch bei mehreren parallelen Aufgaben den Überblick.
• Du kommunizierst klar, freundlich und professionell und gehst offen auf unterschiedliche Menschen zu.
• Du arbeitest selbstständig, denkst mit und ergreifst gerne die Initiative.
• Du recherchierst gerne, arbeitest dich schnell in neue Themen ein und kannst Informationen verständlich aufbereiten und überzeugend präsentieren.
• Du bist zuverlässig, diskret und gehst sorgfältig mit vertraulichen Informationen um.
• Du bist mit Microsoft Office vertraut, insbesondere mit PowerPoint, Outlook und Excel, und hast Interesse an digitalen Tools und KI.
• Du sprichst Deutsch auf muttersprachlichem Niveau und verfügst über sehr gute Englischkenntnisse.

Interesse geweckt?

Du bringst gerne Struktur in komplexe Themen, übernimmst Verantwortung und möchtest eng mit der Geschäftsführung zusammenarbeiten?

Dann freuen wir uns darauf, dich kennenzulernen!

Werde Teil von INKUBIT und unterstütze unseren CEO als Executive Assistant!