Gruppen- und Projektassistenz (m/w/d)

Deine Aufgaben

Du unterstützt die Gruppenleitung, sowie die Projektteams im täglichen Projektgeschäft. Dabei bringst du dein Organisationstalent und deinen Blick fürs Detail ein:

• Du bereitest den Schriftverkehr mit externen Partnern vor und unterstützt bei der Korrespondenz – vom Sichten und Verteilen eingehender E-Mails bis zur Ablage
• Du behältst Termine im Blick und koordinierst Besprechungen und weitere Abläufe
• Du übernimmst Telefongespräche und bist eine freundliche Ansprechperson für interne und externe Kontakte
• Du bereitest Besprechungen vor, organisierst sie und dokumentierst die Ergebnisse
• Du wirkst bei Ausschreibungen, Vergaben, Rechnungsprüfungen und dem Nachtragsmanagement mit und bist fit in der Anwendung von AVA-Programmen
• Pflege von Übersichten zu Nachträgen, Rechnungen, Kosten und Bearbeitungsständen
• Zusammenstellung und Nachverfolgung von Prüf-, Abnahme- und Revisionsunterlagen
• Du wirkst bei der Erstellung von Kostenberechnungen und Honorarangeboten mit
• Du unterstützt bei Vergaben und Leistungsverzeichnissen, zum Beispiel bei Vorbemerkungen und Ausschreibungsunterlagen
• Du führst Projektzahlen eigenständig in den einschlägigen Datenbanken und sorgst für eine verlässliche Übersicht

Dein Profil

Du arbeitest gern strukturiert, kommunizierst offen und hast Freude daran, Kolleginnen und Kollegen den Rücken freizuhalten. Das bringst du mit:

• Eine erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung
• Mehrjährige Berufserfahrung in einer Assistenz- oder Projektassistenzfunktion, vorzugsweise in einem Ingenieur-, Planungs- oder Bauunternehmen
• Interesse an technischen Zusammenhängen, insbesondere im Bereich der Technischen Gebäudeausrüstung (TGA)
  
• Kenntnisse der HOAI-Leistungsphasen, insbesondere LPH 8, von Vorteil.
• Einen sicheren Umgang mit AVA Programmen, sowie MS Office und Excel
• Verbindliches Auftreten, Teamorientierung und diskreter Umgang mit vertraulichen Informationen
• Freude am Umgang mit Menschen und eine ausgeprägte Serviceorientierung
• Eine schnelle Auffassungsgabe und ein gutes Zahlenverständnis
• Sehr gute kommunikative Fähigkeiten und Organisationsgeschick
• Eine strukturierte und selbstständige Arbeitsweise

Warum wir?

Wir wissen, dass Menschen mit viel Erfahrung vor allem Wert auf eine wertschätzende Umgebung und sinnvolle Projekte legen – und genau das bieten wir:

• Flexibilität nach Maß: Mit flexiblen Arbeitszeiten und Möglichkeiten für mobiles Arbeiten kannst du deinen Job an deine Lebensgewohnheiten anpassen.
• Sinnvolle Projekte, die bewegen: Was du bei uns planst und umsetzt, hat direkten Einfluss auf den Klimaschutz und trägt zu einer nachhaltigen Zukunft bei.
• Gesundheit & Wohlbefinden: Kostenlose Getränke, frisches Obst, Fitnesszuschüsse (EGYM-Wellpass) und Bikeleasing fördern deine Gesundheit.
• Bequemer Arbeitsweg: Nahe Lage an der Autobahn und kostenlose Parkplätze direkt vor der Tür erleichtern deinen den Start in den Arbeitstag. Zudem verfügen wir vor unserer Bürotür über eine gute Verkehrsanbindung zum MVV-Netz.
• Raum für Ihre Weiterentwicklung: Ganz gleich, wo du stehst – wir fördern dich mit individuellem Coaching und Weiterbildungen, weil wir wissen: Lernen hört nie auf!
• Ein Team, das zusammenhält: Freundlichkeit, flache Hierarchien und Kollegialität machen das Arbeiten bei uns zu einem Erlebnis, das dich jeden Tag aufs Neue beflügelt.

Dein Ansprechpartner

Laura Krug