Operations & Backoffice Manager / 32h (m/w/d)

SOUK Social ist eine wachsende Social-Media- und Creative-Agentur mit Sitz in Wien. Wir entwickeln kreative Content-Strategien, Social-Media-Kampagnen und Videoproduktionen für Unternehmen und Marken.

Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir eine zuverlässige, strukturierte und eigenständige Persönlichkeit, die unsere internen administrativen und organisatorischen Abläufe übernimmt und unsere Geschäftsführung im Tagesgeschäft entlastet.

Deine Aufgaben:

• Eigenständige Organisation und Verwaltung des gesamten Backoffice
• Allgemeine administrative Tätigkeiten, Dokumentenverwaltung und Vertragsorganisation
• Erstellung und Verwaltung von Rechnungen, Honorarnoten und Belegen sowie Vorbereitung der Buchhaltung
• Überwachung von Zahlungseingängen, offenen Rechnungen und administrativen Fristen
• Koordination und Kommunikation mit Brandfaces, Influencern, Dienstleistern und externen Partnern
• Telefonische und schriftliche Kommunikation per E-Mail, WhatsApp und SMS
• Organisation von Terminen, Shootings und internen Meetings
• Unterstützung beim Onboarding neuer Kunden und Mitarbeiter
• Pflege und Verwaltung unserer internen Systeme, Datenbanken und Projektmanagement-Tools
• Selbstständige Nachverfolgung von Aufgaben, Deadlines und offenen Rückmeldungen
• Unterstützung unserer Account Manager und der Geschäftsführung bei organisatorischen Themen
• Optimierung und Weiterentwicklung interner Prozesse und Arbeitsabläufe

Dein Profil:

• Ausgezeichnete Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
• Erfahrung in Administration, Office Management, Backoffice oder Assistenz der Geschäftsführung
• Sehr gute organisatorische Fähigkeiten und eine strukturierte Arbeitsweise
• Hohes Maß an Eigeninitiative, Selbstständigkeit und Verantwortungsbewusstsein
• Professionelles Auftreten und ausgezeichnete Kommunikationsfähigkeiten
• Sicherer Umgang mit digitalen Tools wie Excel, Power Point etc.
• Grundkenntnisse in Buchhaltung und Rechnungswesen von Vorteil
• Fähigkeit, mehrere Aufgaben parallel zu koordinieren und Prioritäten eigenständig zu setzen
• Lösungsorientiertes Denken, Zuverlässigkeit und Genauigkeit

Was uns besonders wichtig ist:

Wir suchen eine Person, die nicht ausschließlich auf Anweisungen wartet, sondern aktiv mitdenkt, Verantwortung übernimmt und selbstständig erkennt, welche Aufgaben erledigt werden müssen. Du behältst auch in einem dynamischen Arbeitsumfeld den Überblick, erinnerst an wichtige Deadlines, verfolgst offene Themen konsequent und sorgst dafür, dass unsere internen Abläufe reibungslos funktionieren.

Unser Ziel ist es, eine langfristige Unterstützung zu finden, die sich zu einer zentralen organisatorischen Ansprechperson innerhalb unserer Agentur entwickelt.

Was wir bieten:

• Flexible Arbeitszeiten und die Möglichkeit, remote zu arbeiten
• Birthday Off, an deinem Geburtstag hast du frei
• Individuelles Learning Budget für Weiterbildungen, Kurse und persönliche Entwicklung
• Gemeinsame Company Trips, Team-Ausflüge und besondere Erlebnisse
• Regelmäßige Team-Aktivitäten wie Pilates, Sport-Sessions und gemeinsame Events
• Ein junges, kreatives und motiviertes Team mit einer offenen Unternehmenskultur
• Flache Hierarchien, kurze Entscheidungswege und Kommunikation auf Augenhöhe
• Eigenverantwortliches Arbeiten ohne unnötiges Micromanagement
• Viel Gestaltungsspielraum und die Möglichkeit, eigene Ideen einzubringen
• Abwechslungsreiche Aufgaben und spannende Einblicke in die Kreativ- und Social-Media-Branche
• Langfristige Entwicklungsmöglichkeiten und die Chance, gemeinsam mit SOUK Social zu wachsen

Bewerbung:

Wir freuen uns auf deinen Lebenslauf und eine kurze Vorstellung deiner bisherigen Erfahrungen.

connect@souk-social.at

SOUK Social – Wien