Projectcoördinator Jonge Taalhelden

🌟JOUW ROL

Als projectcoördinator voor het project Jonge Taalhelden ben jij de organisatorische, administratieve én financiële spil. Dit project - in opdracht van het Departement Onderwijs en Vorming - richt zich op de allerjongsten. Samen met een divers team van het Kennis- en Innovatiecentrum voor Jonge Kinderen en partners zoals Leerpunt en de Nederlandse Taalunie, gids jij dit project naar een succesvol resultaat.

Je bewaakt de planning, mijlpalen en het budget. Daarnaast zorg je voor een gestroomlijnde samenwerking en ben je het centrale aanspreekpunt voor de rapportering aan de opdrachtgever. Je werkt nauw samen met het inhoudelijke kernteam en de financieel manager.

📝WAT GA JE DOEN?

Je bent verantwoordelijk voor Werkpakket 1 - algemene coördinatie en communicatie - en ondersteunt van daaruit alle andere werkpakketten.

📌Organisatorische opvolging

• Samenwerking opzetten: je zet een samenwerkings- en communicatiestructuur op tussen de projectmedewerkers, de partners en de opdrachtgever, en houdt die levendig.
• Planning bewaken: je bewaakt de projectplanning: je volgt de mijlpalen en deliverables van alle werkpakketten op en signaleert tijdig wanneer iets dreigt te ontsporen.
• Overleg leiden: je bereidt de projectteams voor, zit ze mee voor en volgt de afspraken op.
• Afstemming organiseren: je organiseert de afstemmingsmomenten met Leerpunt, de Nederlandse Taalunie en het Vlaams Talenplatform, en organiseert het overleg met de opdrachtgever.
• Praktische coördinatie: je coördineert de praktische organisatie van focusgroepen, werkgroepen, filmopnames, de twee inspiratiedagen en de webinars in november 2027.

📌Administratieve opvolging

• Monitoringskader: je zet een monitoringskader op om voortgang, kwaliteit en realisatie van de projectacties en KPI's op te volgen.
• Externe partners: je regelt de administratie rond de inzet van externe experten, onderaannemers en leveranciers (onder meer het productiehuis en de IT-partner): overeenkomsten, onderaanbestedingen, timesheets en facturatie.
• Rapportering: je stelt de twee tussentijdse verslagen (maart en september 2027) en het inhoudelijke en financiële eindverslag (december 2027) op, samen met het kernteam.
• Documentbeheer: je houdt de projectdocumentatie overzichtelijk bij, zodat iedereen in het team zijn weg vindt.

📌Financiële opvolging

• Begroting bijhouden: je zet een financieel opvolgingssysteem op en houdt de projectbegroting nauwkeurig bij.
• Budget bewaken: je bewaakt de uitgaven per budgetcategorie en zorgt ervoor dat afwijkingen beperkt blijven (maximaal 15% tussen categorieën) en vooraf aangevraagd worden bij de opdrachtgever.
• Personeelsinzet: je volgt de personeelsinzet en vergoedingen van interne en externe medewerkers op.
• Financiële rapportering: je rapporteert over het project in nauwe afstemming met de financieel en administratief manager van het Kennis- en Innovatiecentrum voor Jonge Kinderen, zodat de projectcijfers aansluiten bij de boekhouding en procedures van de organisatie.

📌Communicatie

• Externe strategie: je ondersteunt de externe communicatiestrategie van het project en zorgt mee dat er regelmatig berichten over Jonge Taalhelden verschijnen via het Kennis- en Innovatiecentrum voor Jonge Kinderen en de partners.
• Vertegenwoordiging: je vertegenwoordigt het project waar nodig, bijvoorbeeld in de uitwisselingsgroep ‘Ieder kind taalheld’ van het Departement Onderwijs en Vorming.

🔍WIE ZOEKEN WE?

• Ervaring: minstens 5 jaar ervaring in projectcoördinatie of projectmanagement, bij voorkeur met overheidssubsidies en multi-partnerprojecten.
• Financieel inzicht: je bent thuis in budgetopvolging en financiële en inhoudelijke rapportering aan een subsidie- of opdrachtgever.
• Denkniveau: je beschikt over een bachelor- of masterdiploma.
• Skills: je werkt nauwkeurig, planmatig en behoudt moeiteloos het overzicht over deadlines.
• Communicatie: Je communiceert helder en vlot (schriftelijk en mondeling) en bent een echte verbinder.
• Mentaliteit: je werkt zelfstandig, neemt initiatief en durft tijdig aan de alarmbel te trekken.
• Tools: je werkt vlot met Office en projectmanagementsoftware.
• Troef: kennis van of affiniteit met kinderopvang, preventieve gezinsondersteuning of onderwijs.

🎁WAT BIEDEN WE?

• Dienstverband: een deeltijdse opdracht van 80%.
• Duur: een maatschappelijk relevant Vlaams project van 16 november 2026 tot en met 30 november 2027.
• Vorm: tewerkstelling via contract, detachering of een andere overeen te komen vorm.
• Flexibiliteit: een fijne werkplek in Gent met ruime opties voor hybride werken.
• Impact: een warm, divers team en de kans om materialen te maken die de hele sector zal gebruiken.