Projektassistenz Finanzen

Für unseren Kunden mit Sitz in Berlin, suchen wir aktuell eine/n: Projektassistenz Finanzen (m/w/d) mit folgenden Details:

• Laufzeit: 01.01.2027 – 30.06.2028 (Verlängerung möglich)
• Workload: 100% (37h/Woche)
• Arbeitsort: Berlin / remote (50% Berlin, 50% remote) – Wohnort in Deutschland Voraussetzung
• Geschäftsreisen: Bereitschaft zu einzelnen Dienstreisen in die Baubüros (max. 2-3 pro Jahr)
• Vertrag: ANÜ – Anstellung bei SimplyVision

Tasks & Responsibilities

Die Projektassistenz (m/w/d) soll vorrangig organisatorische und administrative Aufgaben für das Projektteam SOL Baumanagement ausführen, sowie die Programmassistenz SOL und das weitere Assistenzteam im Bereich DC-Links bei Belastungsspitzen / in Urlaubszeiten entlasten.

• Ansprechpartner(in)/Schnittstelle für das Projektteam SOL Baumanagement (ca. 40 Projektmitglieder) bei administrativen/organisatorischen Fragen sowie zu bereichsspezifischen Applikationen und Systemen
• Planung von Projektmeetings (intern und extern) inkl.
• Raumbuchung, Cateringbestellung, Einladungsversand o Teilweise mit Teilnahme inkl. Protokollierung und Führen von Aufgabenlisten – Veranstaltungsmanagement
• Organisation von Workshops mit Projektmitarbeitenden inhouse und in externen Locations, inkl. Auswahl, Verhandlung und Beauftragung
• Durchführung des administrativen Onboarding-Prozesses neuer Mitarbeitender (intern/extern) und Assistenz beim Start
• Abwicklung des Offboarding-Prozesses bei Wechseln im Projektteam, sowie Kontrolle der Tool-Abmeldungen, Rückgaben usw.
• Unterstützung der Projektleiter oder Teilprojektleiter durch eigenständige Nachverfolgung von Aufgaben und offenen Punkten
• Organisation von Dienstreisen von im Projekt tätigen Mitarbeitenden, Buchung via Reisetool Tripsource (Hotel, Zug, Flug, Mietwagen)
• Anlage von IT-Tickets (Zugänge, Softwarebestellungen usw.) im Ticketsystem Heat
• Umsetzung von Bestellvorgängen in SAP für Waren und Dienstleistungen, inkl. Leistungserfassung und Abrechnung im Abrechnungsportal VIM
• Büromaterialbestellungen für das Team des Geschäftsbereiches DC-Links (via SAP)
• Telefonische und schriftliche Korrespondenz auf Deutsch und Englisch, intern und extern
• Pflege der Ablage/Dokumentation
• Vorbereitung von Foliensätzen
• Mitbetreuung des E-Mail-Funktionspostfaches des Assistenzteams DC-Links

Must Haves

• Abgeschlossene Berufsausbildung als Kaufmann/ Kauffrau für Büromanagement oder in einer ähnlich geeigneten Fachrichtung
• Erfahrung in bürowirtschaftlichen und -organisatorischen Abläufen (z.B. durch mehrjährige Arbeit im vergleichbaren Umfeld)
• erufserfahrung in Assistenzfunktionen – Sehr gute deutsche (vergleichbar C1) und gute englische Sprachkenntnisse (vergleichbar B2)
• Sehr gute Kenntnisse und mehrjährige Erfahrung MS Office