Chief of Staff/Business Assistant

Про компанию

Мы - международная компания, которая активно развивается и масштабирует бизнес. Сейчас для нас важно усиливать операционные процессы, повышать эффективность взаимодействия между командами и обеспечивать реализацию стратегических решений.
Ищем Business Operations Manager, который станет связующим звеном между фаундерами, руководителями направлений и ключевыми исполнителями.
Это роль для человека, который умеет превращать идеи и договорённости в конкретные задачи, выстраивать системную работу, контролировать движение проектов и доводить начатое до результата.

Миссия роли

Обеспечивать операционную эффективность бизнеса: следить за реализацией договорённостей фаундеров и топ-команды, развивать OKR-процесс, сопровождать закрытие ключевых вакансий и координировать работу внешних подрядчиков.
Наша цель — чтобы важные решения не оставались на уровне обсуждений, а последовательно превращались в измеримые результаты.

Основные задачи

1. Операционное управление и координация процессов

• Участвовать в ключевых встречах фаундера и руководителей направлений.
• Фиксировать договорённости, решения и переводить их в конкретные задачи с ответственными и дедлайнами.
• Контролировать выполнение задач, отслеживать статусы, напоминать о сроках и помогать устранять блокеры.
• Координировать кросс-функциональные проекты между подразделениями.
• Готовить еженедельную управленческую отчётность: результаты, просроченные задачи, риски и вопросы, требующие решений.
• Развивать и совершенствовать систему управления задачами (Jira или другие no-code решения).
• . Ведение и развитие OKR-процесса
• Организовывать и сопровождать сезонные OKR-сессии совместно с фаундером.
• Обеспечивать регулярность OKR-чек-инов и контролировать прогресс достижения целей.
• Помогать руководителям формулировать качественные Objectives и Key Results, делать их измеримыми и достижимыми.
• Выявлять риски и отклонения от запланированных результатов, своевременно эскалировать проблемные вопросы.
• Проводить ретроспективы по итогам OKR-сезонов.
• Развивать и масштабировать OKR-методологию на новые команды и уровни управления.

3. Сопровождение найма ключевых специалистов

• Совместно с фаундерами и руководителями направлений формировать профиль кандидата, требования к позиции и описание вакансии.
• Прорабатывать должностные инструкции и ожидания от новых ролей.
• Взаимодействовать с рекрутинговыми агентствами, ставить задачи и контролировать качество воронки.
• Проводить первичные интервью и координировать этапы отбора.
• Готовить аналитические профили кандидатов и рекомендации для финальных интервью с фаундерами.
• Координировать процесс выхода новых сотрудников и их первичный онбординг.

Важно: речь идёт исключительно о ключевых управленческих и экспертных позициях. Массовый и линейный рекрутинг ведёт отдельная команда.

4. Управление внешними подрядчиками

• Искать и подбирать подрядчиков под бизнес-задачи.
• Организовывать мини-тендеры, сравнивать предложения по стоимости, срокам и качеству.
• Согласовывать выбор исполнителей с владельцами задач и бюджета.
• Контролировать сроки, качество выполнения работ и приёмку результатов.
• Координировать взаимодействие и оплату в рамках согласованных бюджетов.
• Вести базу подрядчиков с историей сотрудничества и оценкой результатов.

Что для нас важно

• Опыт работы на позициях Business Operations Manager, Operations Manager, Executive Assistant to CEO с расширенной операционной функциональностью, Project Manager или Chief of Staff.
• Опыт взаимодействия с собственниками бизнеса, CEO и топ-менеджментом.
• Понимание принципов операционного управления и управления кросс-функциональными проектами.
• Практический опыт работы с OKR: постановка целей, проведение сессий, чек-ины, оценка результатов.
• Навыки систематизации информации, ведения задач и контроля исполнения договорённостей.
• Опыт координации найма руководителей или ключевых специалистов будет преимуществом.
• Опыт работы с подрядчиками, бюджетами и внешними исполнителями.
• Уверенное владение Jira, Notion, Asana или аналогичными системами управления задачами.
• Умение использовать AI-инструменты (Claude, ChatGPT) для повышения эффективности работы.
• Английский язык — [указать уровень].

Личные качества

• Системность: умеешь структурировать большой объём информации и выстраивать понятные процессы.
• Высокая ответственность: не теряешь задачи и самостоятельно доводишь договорённости до результата.
• Проактивность: не ждёшь напоминаний, самостоятельно видишь проблемы и предлагаешь решения.
• Коммуникабельность: умеешь эффективно взаимодействовать с собственниками, руководителями и исполнителями.
• Дипломатичность: умеешь работать с разными характерами и управленческими стилями.
• Конфиденциальность: понимаешь уровень доступа к информации и умеешь сохранять деловую этику.
• Гибкость: комфортно работаешь в динамичной среде, где приоритеты могут меняться.

Что мы предлагаем

• Непосредственную работу с фаундерами и партнёрами компании.
• Возможность влиять на операционные процессы и развитие бизнеса.
• Участие в стратегических и кросс-функциональных проектах.
• Высокий уровень самостоятельности и ответственности.
• Возможность профессионального развития в направлении Head of Operations / COO.
• Перспективу дальнейшего роста до руководителя операционного направления или CEO нового географического направления.
• Регулярный пересмотр профессиональной траектории совместно с фаундером.

Особенности позиции

Это не классическая административная роль и не персональный ассистент.
Мы ищем бизнес-ориентированного человека, который умеет работать на стыке стратегии и операционного управления, понимает логику бизнеса и способен обеспечивать исполнение решений на уровне всей компании.
В этой роли важно не просто контролировать процессы, а делать так, чтобы бизнес двигался быстрее и эффективнее.