Directiesecretaresse

Voor een grote, internationaal opererende organisatie in de maritieme en offshore sector zijn wij op zoek naar een ervaren Secretaresse. Vanuit de vestiging in Papendrecht ondersteun je verschillende leden van het hoger management. Een veelzijdige functie waarin zelfstandigheid, organisatietalent en organisatiesensitiviteit belangrijk zijn.

Wat ga je doen?

In deze functie ben je een belangrijke schakel binnen de organisatie. Je ondersteunt meerdere managementleden en zorgt ervoor dat hun dagelijkse werkzaamheden soepel verlopen. Omdat je voor verschillende managers werkt die niet allemaal op dezelfde afdeling werkzaam zijn, is het belangrijk dat je flexibel bent en goed kunt afstemmen.

Je werkzaamheden bestaan onder andere uit:

• Beheren van agenda’s en het bewaken van de mailboxen;
• Organiseren en coördineren van evenementen, bijeenkomsten en vergaderingen;
• Verzorgen en afhandelen van correspondentie;
• Ondersteunen bij administratieve en financiële werkzaamheden, waaronder facturatie;
• Incidenteel organiseren en regelen van zakenreizen;
• Fungeren als organisatorisch aanspreekpunt voor de managers die je ondersteunt.

Wat breng je mee?

Je bent een ervaren secretaresse die gewend is te werken in een dynamische, professionele corporate omgeving. Je begrijpt de dynamiek van een managementomgeving en weet hoe je prioriteiten stelt en verschillende belangen met elkaar afweegt.

Daarnaast beschik je over:

• Minimaal 3 jaar aantoonbare ervaring als secretaresse binnen een grotere corporate organisatie;
• Ervaring met het ondersteunen van hoger management en directieleden;
• Sterke organisatorische vaardigheden en een goed gevoel voor prioriteiten;
• Uitstekende digitale vaardigheden, waaronder uitgebreide kennis van Microsoft Outlook;
• Ervaring met financiële en bij voorkeur HR-systemen, zoals Workday;
• Een proactieve, zelfstandige en communicatief sterke werkhouding;
• Goede organisatiesensitiviteit en het vermogen om gemakkelijk te schakelen tussen verschillende niveaus binnen een organisatie;
• Een dienstverlenende instelling, gecombineerd met voldoende stevigheid en assertiviteit.
• De voertaal binnen de afdeling is voornamelijk Nederlands. Beheersing van de Engelse taal is een pré.

Wat biedt deze opdracht jou?

• Een uitdagende functie binnen een grote, internationaal opererende organisatie;
• Een opdracht met een start per direct en een verwachte looptijd tot en met maart 2027;
• Bij goed functioneren is verlenging realistisch;
• Een werkweek van 32 tot 40 uur;
• Een functie waarin je nauw samenwerkt met verschillende leden van het hoger management;
• Een professionele werkomgeving waarin jouw organisatorische kwaliteiten echt het verschil maken.

Praktische informatie

• Standplaats: Papendrecht;
• Uren: 32 tot 40 uur per week;
• Beschikbaarheid: minimaal 4 dagen per week op kantoor;
• Startdatum: zo spoedig mogelijk;
• Looptijd: tot en met maart 2027, met mogelijkheid tot verlenging;
• Salarisindicatie: € 2.758 tot € 4.503 bruto per maand
• Zelfstandige inzet op zzp-basis is niet mogelijk.

Bereikbaarheid locatie Papendrecht

De werklocatie bevindt zich in Papendrecht. Houd er rekening mee dat de N3 in beide richtingen tussen Dordrecht en Papendrecht tot de zomer van 2027 volledig is afgesloten. Dit kan gevolgen hebben voor de reistijd en de gebruikelijke route naar de werklocatie.

Als alternatief is er een gratis pontverbinding beschikbaar. Tussen Dordrecht en Papendrecht. Deze pont meert aan bij de eigen steiger van de organisatie en vaart regelmatig, ook tijdens de spits.