Directiesecretaresse / executive assistant

Directiesecretaresse / executive assistant

Introductie

Jouw organisatietalent, proactieve houding en vermogen om vooruit te denken zijn van grote waarde binnen deze functie. Voor een opdrachtgever in Den Bosch zijn wij op zoek naar een ervaren Directiesecretaresse / Executive Assistant die energie krijgt van het ondersteunen en ontzorgen van de directie en het managementteam. In deze veelzijdige rol ben je verantwoordelijk voor het coördineren van complexe agenda's, het organiseren van directie- en managementbijeenkomsten en het bewaken van uiteenlopende organisatorische en administratieve processen. Je komt terecht in een dynamische en maatschappelijk relevante organisatie die een belangrijke rol speelt binnen de Nederlandse energievoorziening en energietransitie. Daarmee lever je een waardevolle bijdrage aan een organisatie die volop in ontwikkeling is.

Functieomschrijving

Als Directiesecretaresse / Executive Assistant ondersteun je één of twee directeuren en het managementteam bij hun dagelijkse werkzaamheden. Je bent verantwoordelijk voor het zelfstandig beheren en coördineren van complexe agenda's, waarbij je prioriteiten stelt, afspraken bewaakt en zorgt voor een goede afstemming tussen verschillende betrokkenen. Je denkt vooruit, anticipeert op ontwikkelingen en zorgt ervoor dat de directie zich volledig kan richten op haar verantwoordelijkheden en besluitvorming.

Daarnaast organiseer en faciliteer je directie- en managementvergaderingen, werksessies, afdelingsevenementen, klantbezoeken en andere interne en externe bijeenkomsten. Je verzorgt de voorbereiding, verzamelt relevante vergaderstukken en zorgt ervoor dat alle betrokkenen tijdig beschikken over de juiste informatie. Ook bewaak je de voortgang van gemaakte afspraken, besluiten en actiepunten en zorg je voor een tijdige opvolging.

Naast deze werkzaamheden speel je een belangrijke rol in de interne communicatie. Je ondersteunt bij het opstellen, redigeren en vormgeven van nieuwsberichten, presentaties en andere communicatie-uitingen. Hierbij heb je oog voor de juiste boodschap, professionele uitstraling en een consistente tone of voice. Je onderhoudt regelmatig contact met verschillende interne en externe stakeholders en fungeert als een verbindende schakel tussen de directie, het managementteam en de organisatie.

Ook draag je actief bij aan het verbeteren en stroomlijnen van werkprocessen. Je maakt daarbij gebruik van digitale samenwerkingsmiddelen zoals Microsoft Teams, SharePoint, Outlook en OneNote. Je signaleert mogelijkheden om werkzaamheden efficiënter te organiseren, denkt mee over nieuwe werkwijzen en ondersteunt collega's bij het toepassen van digitale oplossingen.

Binnen deze functie krijg je veel ruimte om zelfstandig te werken, initiatief te nemen en verantwoordelijkheid te dragen. Je weet snel te schakelen tussen verschillende werkzaamheden, behoudt het overzicht wanneer prioriteiten veranderen en zorgt ervoor dat alles rondom de directie professioneel en efficiënt verloopt. Je komt terecht in een omgeving waarin samenwerking, zelfstandigheid en flexibiliteit centraal staan.

Functievereisten

Voor deze functie zoeken wij een kandidaat met aantoonbaar hbo-werk- en denkniveau en ruime relevante werkervaring in een vergelijkbare functie als Directiesecretaresse, Executive Assistant of Senior Management Assistent. Je hebt ruime ervaring met complex agendabeheer, het zelfstandig ondersteunen van directieleden en het organiseren en coördineren van uiteenlopende managementactiviteiten.

Je beschikt over uitstekende organisatorische en communicatieve vaardigheden en bent gewend om zelfstandig prioriteiten te stellen, vertrouwelijke informatie zorgvuldig te behandelen en professioneel te schakelen met verschillende stakeholders. Daarnaast heb je ervaring met het voorbereiden van directie en managementvergaderingen, het bewaken van actiepunten en het verzorgen van professionele interne communicatie.

Je hebt goede kennis van Microsoft Office en digitale samenwerkingsmiddelen zoals Teams, SharePoint, Outlook en OneNote. Je bent digitaal vaardig, maakt nieuwe systemen snel eigen en vindt het interessant om bestaande processen en werkwijzen te verbeteren. Daarnaast beschik je over sterke schriftelijke vaardigheden en heb je gevoel voor het opstellen en vormgeven van presentaties, nieuwsberichten en andere communicatie-uitingen.

Als persoon ben je zelfstandig, proactief en ondernemend. Je denkt vooruit, signaleert knelpunten voordat deze ontstaan en durft verantwoordelijkheid te nemen. Je bent stressbestendig, werkt nauwkeurig en weet ook in een dynamische omgeving overzicht te bewaren. Daarnaast ben je flexibel, praktisch ingesteld en bereid om waar nodig een stap extra te zetten.

Je bent communicatief sterk, toegankelijk en beschikt over een professionele uitstraling. Je voelt goed aan wanneer je zelfstandig beslissingen kunt nemen en wanneer afstemming met de directie noodzakelijk is. Collega's omschrijven jou als een betrouwbare, betrokken en oplossingsgerichte professional die van nature structuur aanbrengt en mensen met elkaar verbindt.

Arbeidsvoorwaarden

Het betreft een opdracht bij een toonaangevende organisatie binnen de energiesector met een minimale looptijd van zes maanden en de mogelijkheid tot verlenging. De standplaats is Den Bosch, waarbij hybride werken in overleg mogelijk is. Er wordt verwacht dat je regelmatig op kantoor aanwezig bent.

De functie biedt mogelijkheden voor een werkweek vanaf 24 uur tot 32 uur, waarbij het exacte aantal uren en de verdeling van de werkdagen in overleg worden afgestemd. De gewenste startdatum ligt in december 2026, maar ook een start per januari 2027 is bespreekbaar.

Je krijgt een veelzijdige en verantwoordelijke functie binnen een professionele organisatie die volop in ontwikkeling is. Er is veel ruimte om zelfstandig te werken, initiatief te tonen en een belangrijke bijdrage te leveren aan de dagelijkse ondersteuning van de directie en het managementteam.