Operations Manager / Manager Operațiuni (Nutraceutice / Suplimente alimentare)

Căutăm un Manager Operațiuni care să preia responsabilitatea pentru operațiuni și pentru managementul calității în rețeaua noastră de producători contractuali de suplimente nutritive (și, ca avantaj, cosmetice). Rolul combină operațiunile (procesarea comenzilor, logistică, export, stocuri), asigurarea calității, calitatea furnizorilor/producătorilor contractuali și managementul riscurilor. Te vei asigura că produsele noastre sunt fabricate, eliberate și menținute în conformitate cu cerințele UE și internaționale, cu standardele noastre interne și cu condițiile de calitate convenite cu fabricile.

Tip de angajare: Part-time sau full-time (flexibil) Mod de lucru: Hibrid/remote, cu coordonare regulată și deplasări la Viena și la unitățile de producție, după caz Piețe: UE și non-UE (operațiuni pe mai multe piețe) Limbi necesare: germană și engleză (nivel business)

Responsabilități principale

1) Responsabilitatea pentru calitate la partenerii de producție contractuală (CMO)

· Rol de responsabil intern pentru calitate pentru produsele fabricate extern (suplimente alimentare; cosmetice ca plus).

· Aprobarea și supravegherea planurilor de producție, a programelor de fabricație și a modificărilor critice legate de calitate.

· Verificarea documentației de lot și a înregistrărilor de fabricație, după caz; asigurarea trasabilității și completitudinii în întregul lanț de aprovizionare.

· Identificarea abaterilor/diferențelor dintre specificațiile convenite și rezultatele reale ale producției; evaluarea impactului și stabilirea măsurilor.

· Îmbunătățirea continuă împreună cu fabricile: CAPA, tendințe ale reclamațiilor, constatări din audituri, îmbunătățiri de stabilitate/calitate.

2) Calitatea furnizorilor, audituri și acorduri de calitate

· Coordonarea și menținerea proceselor de calificare a furnizorilor pentru CMO și pentru principalii furnizori de materii prime/ambalaje.

· Planificarea, efectuarea și/sau coordonarea auditurilor (la distanță și la fața locului) conform unor standarde precum HACCP, ISO 22000, FSSC 22000, cerințe GMP/de tip GMP.

· Elaborarea, negocierea și menținerea acordurilor de calitate (Quality Agreements) și a clauzelor de calitate din contractele de aprovizionare.

· Asigurarea faptului că fabricile respectă cerințele convenite privind: specificațiile, planurile de testare, criteriile de eliberare, controlul modificărilor, trasabilitatea și arhivarea documentației.

3) Evaluarea și reducerea riscurilor

· Efectuarea de evaluări structurate ale riscurilor (de ex. bazate pe HACCP, riscul furnizorilor, riscul de proces, riscul modificărilor) și stabilirea planurilor de reducere a riscurilor.

· Gestionarea proactivă a riscurilor: variabilitatea materiilor prime, schimbări de furnizori, incidente de calitate, riscuri logistice/de temperatură.

· Coordonarea gestionării incidentelor: abateri, OOS/OOT, reclamații, rechemări/retrageri de pe piață (dacă este cazul) și analiza cauzelor principale (root cause).

4) Procesarea comenzilor, facturare și ERP

· Procesarea comercială a comenzilor de produse în sistemul ERP (Microsoft Dynamics).

· Emiterea facturilor și a notelor de credit (storno) și transmiterea lor către parteneri.

· Înregistrarea avizelor de însoțire a mărfii în ERP și transmiterea datelor comenzilor către partenerii logistici.

· Înregistrarea recepțiilor de marfă de la partenerii de producție și a mișcărilor de stoc (intrări/ieșiri) în ERP și în sistemul extern de depozit; actualizarea datelor din ERP.

· Sprijinirea echipei de vânzări din teren în relația cu clienții și în gestionarea comenzilor.

5) Logistică, transport și export

· Coordonarea transporturilor: preluarea produselor de la partenerii de producție, livrări către partenerii de distribuție și livrări către depozitul central din Austria.

· Planificarea și programarea livrărilor internaționale, pentru a asigura livrarea la timp către parteneri.

· Întocmirea documentelor de export și vamale și transmiterea lor către parteneri.

· Gestionarea retururilor către furnizori în cazul reclamațiilor de calitate și înregistrarea mișcărilor de stoc aferente.

6) Stocuri, disponibilitatea mărfii și materiale de ambalare

· Gestionarea stocurilor și asigurarea disponibilității produselor în permanență.

· Comandarea și gestionarea componentelor de ambalare (etichete, cutii, prospecte).

· Identificarea de materiale de ambalare de calitate la cel mai bun preț posibil.

· Raportarea regulată a nivelului stocurilor de produse și materiale de ambalare.

7) Parteneri de distribuție și relația cu clienții

· Principala persoană de contact operațional pentru partenerii internaționali de distribuție: livrări la timp, disponibilitatea mărfii și comunicare directă.

· Gestionarea corespondenței și a reclamațiilor internaționale cu partenerii și clienții, prin e-mail și telefon.

· Sprijin pentru lansarea de produse noi pe piețele partenerilor (de ex. Republica Moldova).

· Întâlniri lunare cu partenerii de producție și ambalare privind comenzile, termenele și calitatea.

8) Coordonare interdepartamentală și excelență în documentație

· Colaborare strânsă cu departamentele Operațiuni și Marketing pentru lansări conforme și o aprovizionare stabilă și continuă.

· Menținerea și îmbunătățirea continuă a documentației de calitate controlate: specificații, planuri de testare, cerințe COA, dosare ale furnizorilor, controlul modificărilor, înregistrări de abateri/CAPA.

· Asigurarea pregătirii pentru inspecții externe, audituri ale clienților și audituri interne.

· Interfața dintre vânzările din teren, contabilitate, achiziții, producție și logistică.

· Întocmirea de rapoarte și analize pentru management (de ex. comenzi, livrări, stocuri).

· Sprijin pentru marketingul HIB: construirea comunității, notorietatea brandului și creșterea vânzărilor.

· Sprijinirea directorului general (Managing Director) în activități administrative și de resurse umane.

Calificări și experiență necesare

· Câțiva ani de experiență într-un rol de calitate/conformitate în domeniul suplimentelor nutritive, alimentelor, produselor farmaceutice, medicale sau cosmetice — ideal cu experiență în producția contractuală.

· Cunoștințe solide despre sistemele și standardele de calitate precum HACCP, ISO 22000, FSSC 22000 și principiile GMP/de tip GMP utilizate în producția de suplimente.

· Capacitate dovedită de a evalua riscurile, de a stabili strategii de reducere a acestora și de a coordona procese CAPA cu parteneri externi.

· Înțelegere contractuală și juridică suficientă pentru a negocia și menține condițiile de calitate din contractele de aprovizionare și producție (în coordonare cu departamentul juridic intern/extern, după caz).

· Experiență în calificarea furnizorilor, audit și gestionarea acordurilor de calitate.

· Studii economice/comerciale finalizate (de ex. liceu economic, HAK, HBLA, școală profesională în domeniul comercial) sau echivalent.

· Experiență în procesarea comenzilor / vânzări back-office, ideal în export (documente de export și vamale, transport internațional).

· Cunoștințe bune de MS Office.

· Cunoașterea limbilor germană și engleză la nivel business (scris și vorbit).

Abilități și competențe

· Gândire analitică puternică: analiza abaterilor, identificarea cauzei principale, clasificarea riscurilor, decizii bazate pe dovezi.

· Gândire comercială și abilități bune de lucru cu cifrele.

· Comunicator și negociator sigur pe sine: capabil să alinieze fabricile, colegii interni și partenerii externi.

· Abordare pragmatică, orientată spre soluții — poți impune standarde fără a bloca inutil operațiunile.

· Atenție ridicată la detalii și disciplină în documentare, păstrând totodată o viziune strategică asupra riscurilor și priorităților.

· Capacitatea de a lucra independent într-un rol flexibil și de a crea structură acolo unde este nevoie.

Constituie un avantaj

· Experiență în calitatea/conformitatea produselor cosmetice (în contextul Regulamentului UE privind produsele cosmetice).

· Experiență cu sisteme ERP, ideal Microsoft Dynamics.

· Experiență cu programe de stabilitate, fundamentarea termenului de valabilitate și stabilirea specificațiilor pentru nutraceutice.

Deplasări și condiții de lucru

· Lucru remote/hibrid, cu colaborare regulată.

· Deplasări la Viena și la fabrici/furnizori atunci când auditurile, investigațiile sau etapele-cheie de producție necesită prezența la fața locului (frecvența depinde de ciclurile de producție și de nivelul de risc).

Ce înseamnă succesul (exemple de KPI)

· Acordurile de calitate și statutul de calificare a furnizorilor menținute la 100% pentru toți CMO activi.

· Abateri și reclamații gestionate în termenele stabilite, cu CAPA eficiente și recurență redusă.

· Programul de audit realizat, cu închiderea măsurabilă a constatărilor și performanță îmbunătățită a furnizorilor.

· Aprobări de producție și eliberări la timp, fără compromisuri de calitate.

· Comenzi procesate, facturate și expediate corect și la timp.

· Produse și materiale de ambalare disponibile, fără lipsuri de stoc.

· Costuri de ambalare reduse, cu menținerea calității.