Teamassistenz (m/w/d) Hausverwaltung

Karlsruhe · Teilzeit mit Schwerpunkt vormittags, Vollzeit möglich · unbefristet

Du bist gern die erste Stimme am Telefon und die Person, bei der im Büro alle Fäden zusammenlaufen? Dann suchen wir dich. Eine inhabergeführte Hausverwaltung hat ihren Standort in Karlsruhe übernommen und baut ihn gerade neu auf: 130 bis 150 Objekte mit rund 2.500 Einheiten, eine neue Standortleitung und ein Team, das wächst. Zum Jahreswechsel kommen eine WEG-Verwalterin und ein technischer Verwalter dazu. Was noch fehlt, bist du: die Person, die dem Team den Rücken freihält.

Was du hier machst

• Du nimmst Anrufe von Eigentümern, Mietern und Handwerkern an und klärst vieles direkt selbst.

• Du sortierst Post und E-Mails und gibst Anliegen an die richtige Person weiter.

• Du bestellst Schlüssel, vereinbarst Termine und legst Vorgänge in Karthago und Facilioo an.

• Du schreibst Briefe, bereitest Aushänge vor und hältst die Ablage in Ordnung.

• Du entlastest Verwalter und Mietverwaltung, damit sie sich um ihre Objekte kümmern können.

Ehrlich gesagtBisher haben Kolleginnen das Sekretariat nebenbei erledigt. Du baust es also mit auf und bestimmst mit, wie Abläufe und Ablage künftig laufen. Wer vom ersten Tag an feste Strukturen erwartet, wird hier nicht glücklich. Wer gern Ordnung schafft, kann hier viel bewegen.

Wen wir suchen

• Du hast schon in der Immobilienbranche gearbeitet, zum Beispiel in einer Hausverwaltung oder bei einem Makler. Du weißt also, wer Eigentümer, Mieter und Verwalter sind und was sie am Telefon wollen.

• Du bleibst freundlich, auch wenn der dritte Eigentümer am Tag schimpft.

• Du arbeitest sorgfältig, denkst mit und wartest nicht, bis dir jemand sagt, was als Nächstes kommt.

• Du kannst vormittags im Büro sein, denn dann muss das Telefon besetzt sein.

Was du dafür bekommst

• 40.000 bis 52.000 Euro im Jahr bei Vollzeit, in Teilzeit anteilig

• Teilzeit am Vormittag oder Vollzeit, wie es zu dir passt

• Flexible Arbeitszeiten außerhalb der Telefonzeiten

• Homeoffice nach der Probezeit nach Absprache

• Moderne Software, der Wechsel auf Hausverwalter.ai ist geplant

• Ein Team im Aufbau, in dem deine Ideen zählen

• Kurze Wege: Entscheidungen fallen am Standort, nicht in einer Konzernzentrale